Controle de estoque no restaurante: como manter o estoque sob controle sem grande esforço

Por que a bagunça no estoque sai tão cara

O estoque parece assunto para dias tranquilos. Mas a conta chega todo dia, quase sempre sem ninguém anotar. Três cenas que quase todo mundo conhece:

• A caixa atrás da caixa. Na limpeza de segunda-feira aparece, atrás da caixa nova, uma segunda. Aberta, com três semanas, a tampa já úmida. Vai para o lixo. Isso não foi resto de cozinha, foi dinheiro, de uma nota que alguém pagou.
• Pedido em dobro. O sous chef avisa manteiga, o confeiteiro avisa manteiga, um não sabe do outro. Na quinta-feira há 20 quilos na câmara fria, ocupando espaço e prendendo capital que você precisaria na mesma semana para o peixe.
• Sexta à noite falta creme de leite. Casa cheia, e justamente o item que vocês usam todo dia acabou. Alguém corre ao mercado, paga preço de varejo, e a cozinha passa meia hora no improviso. O prejuízo de verdade são os nervos da equipe.

O padrão por trás é sempre o mesmo. O problema não é a mercadoria, é a falta de ordem. Quem não vê o que tem pede demais ou de menos.

A base: lugares fixos e identificação clara

Antes de pensar em software, resolva o problema fisicamente. Cada categoria ganha um lugar fixo, e ele não muda. Estoque seco, câmara fria e freezer são divididos em zonas: laticínios aqui, hortifrúti ali, carnes e peixes separados, enlatados e secos em prateleiras próprias.

Junto vêm três regras que fazem a diferença no dia a dia:

• Identifique os lugares, não só a mercadoria. Uma etiqueta na prateleira mostra a qualquer colega novo onde cada coisa fica. E um buraco num lugar identificado é visível. Um buraco numa prateleira bagunçada é invisível.
• Data de abertura na embalagem. Toda embalagem aberta ganha uma etiqueta com a data. Isso leva cinco segundos e acaba com qualquer discussão sobre se o creme de leite é de terça ou da semana passada. A validade impressa vale para a embalagem fechada; depois de aberta, vale a sua etiqueta. As normas de boas práticas da vigilância sanitária também cobram que produtos abertos ou fracionados fiquem identificados com nome, data e nova validade.
• Mesma ordem da lista de pedidos. Esse é o truque que a maioria não percebe. Se o seu estoque está organizado do mesmo jeito que a sua planilha de pedidos, a ronda vira uma passada de cima a baixo. Sem pular, sem procurar, sem esquecer. Vinte minutos viram cinco.

PEPS: primeiro que entra, primeiro que sai

O PEPS é o princípio mais importante do controle de estoque, e se explica numa frase: o que entra primeiro sai primeiro. Mercadoria recém-entregue vai para trás ou para baixo na hora de guardar, a mais antiga vem para a frente e é pegada primeiro. Muitas cozinhas no Brasil trabalham também com o PVPS, primeiro que vence, primeiro que sai, que olha para a data de validade e não só para a data de entrega.

A questão é colocar em prática. O PEPS não falha por falta de conhecimento, mas no momento da entrega. Quando o entregador deixa as caixas às dez da manhã e todo mundo está na mise en place, alguém coloca as caixas novas rapidinho na frente. É aí que nasce a perda, três semanas depois, lá no fundo da prateleira.

Por isso guardar a mercadoria é tarefa de uma pessoa que tenha tempo para isso, e anda junto com a conferência do recebimento. Ao guardar, você já confere:

• Quantidade contra a nota fiscal. O que está escrito é o que chegou? Reclamação só funciona na hora, não à noite.
• Qualidade. Temperatura dos refrigerados e congelados, estado das caixas, frescor de frutas e legumes.
• Validade. Se a validade é mais curta do que o seu tempo de giro, a mercadoria volta. Um iogurte com quatro dias de validade não ajuda você.

Quem já está com a nota e a caixa na mão não perde um minuto guardando do jeito certo. Quem separa as duas coisas faz o trabalho duas vezes.

Estoque mínimo em vez de estresse com inventário

O erro mais comum no controle de estoque da cozinha é tentar contar tudo. Nenhuma equipe aguenta isso. Depois de duas semanas ninguém preenche mais a lista, e os números ficam mais errados do que antes.

A variante que funciona são marcas simples de estoque mínimo para os seus itens principais. Não para 400 itens, mas para os 20 a 30 que giram todo dia e sem os quais nada funciona. A regra é grosseira de propósito:

• Menos de duas caixas de tomate: pedir.
• Último saco de farinha aberto: pedir.
• Menos de cinco litros de óleo: pedir.

Cole a marca direto na prateleira, aí ninguém precisa adivinhar. Na ronda diária, você decide no olho, não na conta. Isso não é registro de estoque, é conferência visual, e para um negócio sem central de compras quase sempre basta.

A ronda de pedidos: onde estoque e pedido se encontram

Aqui tudo se conecta. O momento em que você está no estoque e vê o buraco é o único momento em que você realmente conhece a necessidade. Duas horas depois, no escritório, metade já sumiu.

O processo clássico sabota exatamente isso. O chef de cozinha passa pela câmara fria com um papel, anota com os dedos gelados, prende o papel na porta, o sous chef acrescenta três itens, outra pessoa também, e à noite alguém digita tudo de novo. Metade das quantidades se perde no caminho, e o papel do colega que escreveu em italiano vira adivinhação.

É exatamente essa parte que o Pelican digitaliza. Você passa pelo estoque e fala o que falta, direto no celular. “Vinte quilos de tomate italiano.” Próxima prateleira. Sem papel, sem digitar de novo.

• Todos da equipe podem registrar, no próprio idioma. Tomate, pomodoro e tomatoes entram como um único item em uma lista. O colega da confeitaria avisa ele mesmo o que precisa, em vez de gritar pela cozinha.
• A lista se organiza por categoria. O que vocês falam misturado aparece no fim em ordem. Com as mesmas categorias em que o seu estoque está montado.
• Aprovação antes da visita do representante. Quando o representante chega às duas da tarde, você confere a lista uma vez e aprova. Ela está pronta, porque foi se formando ao longo do dia.
• O histórico de pedidos fica. O que foi pedido, quando e de quem fica registrado. Isso ajuda a planejar as quantidades do próximo mês, e ajuda o dono a ter uma visão dos gastos.

E, sendo honesto: o Pelican não controla estoque. Ele não substitui um software de estoque e não sabe quanta farinha tem no seu estoque seco. Ele transforma a ronda pelo estoque em uma lista de pedidos pronta. Essa é a parte que dói todo dia.

Checklist de organização do estoque

Para imprimir e pendurar na câmara fria. Se você consegue marcar todos os itens, o seu estoque está sob controle, sem gastar um real com software.

• Cada categoria tem um lugar fixo no estoque seco, na câmara fria e no freezer.
• Os lugares estão identificados, não só a mercadoria.
• A ordem do estoque é a mesma da sua lista de pedidos.
• Mercadoria nova vai para trás da antiga, pelo PEPS, sempre.
• O recebimento é conferido na hora de guardar: quantidade, qualidade e validade contra a nota fiscal.
• Toda embalagem aberta ganha uma etiqueta com a data.
• Os 20 a 30 itens principais têm marcas de estoque mínimo na prateleira.
• Uma ronda fixa por dia, sempre no mesmo horário, sempre o mesmo caminho.
• A necessidade é registrada na hora, durante a ronda, não depois de memória.
• Uma vez por semana, limpeza: checar os abertos, planejar o uso das sobras, tirar o que não serve.

Perguntas frequentes sobre o controle de estoque no restaurante

Parte do guia completo: Gestão de compras no restaurante. Lá você encontra as seis etapas do ciclo de compras em uma visão geral.