PelicanZašto je kaos u skladištu tako skup
Skladište u ugostiteljstvu djeluje kao tema za mirne dane. Plaća se, međutim, svaki dan, najčešće a da to nitko ne zapiše. Tri scene koje poznaje gotovo svatko:
- Kutija iza kutije. Pri ponedjeljnom čišćenju iza svježeg kartona pojavi se još jedan. Načet, star tri tjedna, poklopac već vlažan. Ide u kantu. To nije bio kuhinjski otpad, to je bio novac za koji je netko platio račun.
- Naručeno dvaput. Sous chef prijavi maslac, slastičar prijavi maslac, nijedan ne zna za drugoga. U četvrtak u hladnjači stoji 20 kila, zauzima mjesto i veže novac koji bi ti isti tjedan trebao za ribu.
- U petak navečer nema vrhnja. Puna kuća, a baš artikl koji svakodnevno trošite je prazan. Netko odjuri u trgovinu, plati maloprodajnu cijenu, a kuhinja pola sata radi na rezervi. Prava šteta su živci u timu.
Obrazac iza toga uvijek je isti. Problem nije roba, nego nedostatak reda. Tko ne vidi što ima, naručuje ili previše ili premalo.
Temelj: stalna mjesta i jasne oznake
Prije nego što razmišljaš o softveru, riješi problem fizički. Svaka kategorija dobiva stalno mjesto, a ono se ne mijenja. Skladište suhe robe, hladnjača i zamrzivač dijele se u zone: mliječni proizvodi ovdje, povrće ondje, meso i riba odvojeno, konzerve i suha roba u vlastitim redovima polica.
Uz to idu tri pravila koja u svakodnevici čine razliku:
- Označi mjesta, ne samo robu. Naljepnica na polici svakom novom kolegi kaže gdje nešto pripada. A praznina na označenom mjestu je vidljiva. Praznina na kaotičnoj polici je nevidljiva.
- Datum otvaranja na pakiranje. Svako otvoreno pakiranje dobiva naljepnicu s datumom. To traje pet sekundi i završava svaku raspravu je li vrhnje od utorka ili od prošlog tjedna. Otisnuti rok trajanja vrijedi za neotvoreno pakiranje, a nakon otvaranja vrijedi tvoj datum.
- Isti redoslijed kao na listi narudžbi. To je trik koji većina previdi. Kad je tvoje skladište složeno točno kao tvoja lista za naručivanje, obilazak postaje prolazak od vrha do dna. Bez skakanja, bez traženja, ništa zaboravljeno. Od dvadeset minuta postane pet.
FIFO: First in, first out
FIFO je najvažnije načelo upravljanja skladištem, a objašnjava se jednom rečenicom: što prvo uđe, prvo izlazi. Novoisporučena roba pri slaganju se stavlja straga ili dolje, starija se pomiče naprijed i uzima prva.
Ključ je provedba. FIFO ne pada na znanju, nego na trenutku dostave. Kad vozač u deset sati ostavi palete, a svi su usred mise en placea, netko brzo stavi nove gajbe naprijed. Upravo tu nastaje kvarenje, tri tjedna kasnije i skroz straga na polici.
Zato slaganje pripada osobi koja za to ima vremena, i pripada zajedno s kontrolom primitka robe. Pri slaganju ionako već provjeravaš:
- Količinu u odnosu na otpremnicu. Je li unutra ono što piše? Reklamacije idu samo odmah, a ne navečer.
- Kvalitetu. Temperaturu rashlađene robe, stanje gajbi, svježinu voća i povrća.
- Rok trajanja. Ako je rok kraći od vremena u kojem robu potrošiš, roba ide natrag. Jogurt s četiri dana preostalog roka ne pomaže ti.
Tko ionako drži otpremnicu i gajbu u ruci, pravilnim slaganjem ne gubi ni minutu. Tko to razdvoji, posao radi dvaput.
Minimalne zalihe umjesto stresa s inventurom
Najčešća greška u upravljanju kuhinjskim skladištem je pokušaj da se sve broji. To nijedan tim ne izdrži. Nakon dva tjedna nitko više ne ispunjava listu, a brojke su netočnije nego prije.
Praktična varijanta su jednostavne minimalne oznake za tvoje ključne artikle. Ne za 400 stavki, nego za 20 do 30 artikala koji se troše svaki dan i bez kojih ništa ne ide. Pravilo je namjerno grubo:
- Manje od dvije gajbe rajčica: naručiti.
- Načeta zadnja vreća brašna: naručiti.
- Ispod pet litara ulja: naručiti.
Zalijepi oznaku izravno na policu, pa nitko ne mora nagađati. Pri dnevnom obilasku odlučuješ pogledom, a ne računom. To nije vođenje zaliha, nego vizualna kontrola, i za objekt bez centralnog skladišta gotovo uvijek je dovoljna.
Obilazak za narudžbu: gdje se skladište i narudžba susreću
Ovdje je sve povezano. Trenutak kad stojiš u skladištu i vidiš prazninu jedini je trenutak u kojem stvarno znaš potrebu. Dva sata kasnije u uredu pola toga je nestalo.
Klasičan tijek upravo to sabotira. Šef kuhinje s papirićem prolazi hladnjačom, hladnih prstiju bilježi, objesi papirić na vrata, sous chef dopiše tri stavke, još netko isto, a navečer netko sve ponovno pretipka. Pritom se izgubi pola količina, a papirić kolege koji je pisao na talijanskom postane pogađanje.
Upravo taj dio digitalizira Pelican. Prolaziš skladištem i izgovaraš što nedostaje, izravno u mobitel. „Dvadeset kila rajčica na grani.“ Dalje do sljedeće police. Bez papirića, bez pretipkavanja.
- Svatko u timu može upisivati, na svom jeziku. Rajčice, pomodori i tomatoes završavaju kao jedan unos na jednoj listi. Kolega iz slastičarnice sam javlja svoje potrebe, umjesto da ih dovikuje.
- Lista se sortira po kategorijama. Ono što izgovorite ispremiješano, na kraju stoji uredno. U skladu s kategorijama po kojima je složeno i tvoje skladište.
- Odobrenje prije posjeta predstavnika. Kad predstavnik u 14 sati stoji na vratima, jednom provjeriš listu i odobriš je. Gotova je, jer je nastajala usput tijekom cijelog dana.
- Povijest narudžbi ostaje. Što je, kada i kod koga naručeno, kasnije je provjerljivo. To pomaže pri planiranju količina sljedeći mjesec, a vlasniku pri pregledu troškova.
I da ostanemo iskreni: Pelican ne vodi zalihe. Ne zamjenjuje softver za skladište i ne zna koliko brašna stoji u tvom skladištu suhe robe. Od obilaska skladišta radi gotovu listu narudžbi. To je dio koji boli svaki dan.
Od obilaska skladišta izravno do gotove liste narudžbi.
Pelican skuplja potrebe tvoje kuhinje automatski sortirane, na svakom jeziku, bez održavanja. Radi na mobitelima koje već imate. 30 dana besplatno.
Kreiraj objekt i isprobaj 30 dana besplatnoKontrolna lista za red u skladištu
Za ispis i vješanje na hladnjaču. Ako možeš označiti sve točke, skladište ti je pod kontrolom, a da nisi potrošio ni euro na softver.
- Svaka kategorija ima stalno mjesto u skladištu suhe robe, hladnjači i zamrzivaču.
- Mjesta su označena, ne samo roba.
- Redoslijed u skladištu odgovara redoslijedu na tvojoj listi narudžbi.
- Nova roba slaže se po FIFO iza stare, svaki put.
- Primitak robe provjerava se pri slaganju: količina, kvaliteta i rok trajanja u odnosu na otpremnicu.
- Svako načeto pakiranje dobiva naljepnicu s datumom.
- Za 20 do 30 ključnih artikala na polici stoje minimalne oznake.
- Jedan stalni obilazak dnevno, uvijek u isto vrijeme, uvijek istom rutom.
- Potrebe se pri obilasku bilježe odmah, a ne kasnije iz glave.
- Jednom tjedno čišćenje: provjeriti načeta pakiranja, isplanirati ostatke, izbaciti suvišno.
Česta pitanja o upravljanju skladištem u ugostiteljstvu
Kako najbolje organizirati skladište u ugostiteljstvu?
S tri stvari: svaka kategorija dobiva stalno, označeno mjesto. Nova roba slaže se iza stare po načelu FIFO. I jednom dnevno netko kratko obiđe skladište suhe robe, hladnjaču i zamrzivač i pritom odmah zabilježi što treba naručiti. Složi mjesta u skladištu istim redoslijedom kao svoju listu narudžbi, tada je obilazak znatno brži.
Što znači FIFO u kuhinji?
FIFO znači First in, first out: što je prvo isporučeno, prvo se i troši. U praksi to znači da se nova roba pri slaganju stavlja straga ili dolje, a starija se pomiče naprijed i uzima prva. Tako ništa neprimjetno ne istekne dok naprijed stoji svježa gajba. Kod načetih pakiranja pomaže naljepnica s datumom, da svatko u timu vidi koje je pakiranje na redu.
Treba li mom restoranu softver za skladište?
U većini pojedinačnih objekata ne. Softver za skladište točno vodi zalihe samo ako se knjiži svaki primitak i svako uzimanje robe. Upravo se to tijekom servisa rijetko događa. Takav sustav postaje zanimljiv kod više lokacija, centralnog skladišta ili standardiziranih receptura. Prije toga više donose red u skladištu i uredan proces naručivanja, i to odmah. Detaljnu usporedbu pročitaj u vodiču o robnom poslovanju u ugostiteljstvu.
Koliko često treba kontrolirati skladište?
Vizualna kontrola svaki dan pri obilasku, to traje nekoliko minuta. Temeljitije u danima prije narudžbe ili posjeta predstavnika, da količine budu točne. Potpunu inventuru s vrednovanjem većina objekata radi mjesečno, neki tromjesečno. Čišćenje skladišta i provjera načetih pakiranja jednom tjedno pripadaju u raspored.
Kako Pelican pomaže u upravljanju skladištem?
Iskreno, ne u vođenju zaliha. Pelican ne zna koliko gajbi stoji u tvojoj hladnjači. Pelican pomaže pri obilasku za narudžbu: tko prolazi skladištem, potrebu izgovori izravno u mobitel, na svom jeziku. Sve završava na zajedničkoj listi sortiranoj po kategorijama, koju šef kuhinje odobrava prije posjeta predstavnika. Povijest narudžbi kasnije pokazuje kada je što naručeno i kod koga.
Dio velikog vodiča: Nabava u ugostiteljstvu. Ondje su svih šest koraka procesa naručivanja na jednom mjestu.