Kako organizirati naručivanje robe u ugostiteljstvu: cjeloviti vodič

Zašto je naručivanje robe u mnogim kuhinjama kaotično

U gotovo svakoj profesionalnoj kuhinji priča je slična: kuhar na stanici tijekom mise en placea primijeti da ponestaje vrhnja i nažvrlja to na bon. Kuhar na prilozima napiše „LUK!!!“ na papirić. Netko utipka bilješku u mobitel. Na kraju dana pet papirića u tri rukopisa leži na četiri mjesta, a kad sljedećeg jutra dođe predstavnik dobavljača, šef kuhinje sve skuplja i nada se da ništa ne nedostaje.

Rezultat poznaje svaki ugostitelj: zaboravljeni artikli, dvostruke narudžbe i hitna kupnja u trgovini po trostrukoj cijeni. Ne zato što tim loše radi, nego zato što nedostaje sustav.

Tijek urednog naručivanja robe

Naručivanje robe u ugostiteljstvu koje funkcionira sastoji se od četiri koraka koji trebaju biti jasno odvojeni:

1. Bilježenje potreba, cijeli dan, cijeli tim. Tko vidi prazninu u hladnjači, odmah je zabilježi. Ne kasnije, ne „kad stignem“. Trenutak kad nešto primijetiš jedini je pouzdan trenutak.
2. Skupljanje na jednom mjestu. Sve prijave slijevaju se u jednu jedinu listu, ne na papiriće, ne u tri WhatsApp grupe. Jedna lista koju svatko može vidjeti.
3. Provjera i odobrenje. Šef kuhinje prolazi kroz listu, briše, dopunjuje količine i odobrava. Ovdje pripada odgovornost, a ne u bilježenje.
4. Naručivanje. Kod predstavnika, telefonom ili e-mailom: sa sortiranom listom to traje nekoliko minuta umjesto pola sata.

Tipični izvori grešaka i kako ih ukloniti

1. Potrebe žive u glavama i na papirićima

Papirići se gube, a glave odlaze kući nakon smjene. Sve što se odmah ne zabilježi na jednom mjestu stvar je sreće. Rješenje je zajedničko mjesto za skupljanje koje je uvijek pri ruci, a u praksi je to pametni telefon koji ionako svatko nosi u džepu kuharske jakne.

2. Pri bilježenju se već „naručuje“

Kad svatko izravno zove dobavljača, objekt gubi pregled i pregovaračku poziciju. Bilježenje i naručivanje dva su odvojena koraka, a između njih pripada odobrenje šefa kuhinje.

3. Lista nije sortirana

Lista u redoslijedu kojim su se ljudi sjetili („vrhnje, luk, losos, opet vrhnje…“) pri naručivanju ne vrijedi ništa. Sortirana po kategorijama, povrće, meso, riba, mliječni proizvodi, suha roba, ista lista postaje alat: šef kuhinje s dobavljačem povrća prolazi je od vrha do dna, a kod mesara prelazi na sljedeći blok.

4. Nitko ne zna tko je što prijavio

„Tko je napisao rižu i koliko nam je stvarno treba?“ Bez autora nema koga pitati. Svaka prijava treba ime.

Excel, WhatsApp ili aplikacija: čime organizirati?

Excel i predlošci funkcioniraju kad nabavu radi jedna osoba, ali padaju na timu: datoteka je na računalu u uredu, a ne u kuhinji gdje potreba nastaje. Više o tome u vodiču o popisu za naručivanje u restoranu. Ako ipak želiš početi s papirom, naš besplatni predložak liste narudžbi u Excelu i PDF-u već je sortiran po kategorijama.

WhatsApp grupe barem su mobilne i zajedničke, ali chat nije lista. Poruke nestaju prema gore između rasprava o rasporedu, ništa nije sortirano, ništa se ne može označiti, a na kraju netko ipak sve pretipkava.

Aplikacija za narudžbe spaja oboje: mobilna kao WhatsApp, strukturirana kao Excel. Na što paziti pri odabiru, pročitaj u vodiču o aplikacijama za narudžbe od dobavljača.

Kako naručivanje robe teče s Pelicanom

Pelican je napravljen upravo za ovaj tijek. Svatko u kuhinjskom timu bilježi potrebu u trenutku kad je primijeti, najbrže glasom: drži mikrofon, reci „tri kile rajčica, pet litara maslinovog ulja“, gotovo. Pelican prepoznaje artikl i količinu, automatski ga svrstava u pravu kategoriju i sve upisuje na zajedničku listu koju cijeli tim vidi uživo, s imenom osobe koja je artikl dodala.

Kad dođe predstavnik dobavljača, šef kuhinje otvara zadatak narudžbe: veliki tekst, sortiran pregled, svaki artikl jednim dodirom označen kao naručen. Bez pretipkavanja, bez traženja, a u povijesti narudžbi poslije crno na bijelo piše kada je što naručeno i od koga.

Dio velikog vodiča: Nabava u ugostiteljstvu. Ondje su svih šest koraka procesa naručivanja na jednom mjestu.