Predložak liste narudžbi: Excel i PDF za ugostiteljstvo

Što sadrži predložak

Većina predložaka liste narudžbi na internetu opći su obrasci narudžbe sa šifrom artikla i stupcem za cijenu. U kuhinji to malo pomaže. Zato je ovaj predložak složen onako kako se u kuhinji stvarno naručuje:

• Sortirano po kategorijama. Povrće i voće, meso, riba, mliječni proizvodi i jaja, suha roba, zamrznuto, pića, neprehrambeni artikli. U PDF-u svaka kategorija ima svoj stalni blok, a u Excelu je biraš po retku i po njoj sortiraš.
• Jedinica kao zaseban stupac. Kilogram, gajba, vezica, kanistar. Bez jedinice „3 vrhnja“ brzo postaju pogrešna količina.
• Autor u svakom retku. Uz artikl piše tko ga je upisao. Kad količina nije jasna, znaš koga pitati.
• Status narudžbe. Otvoreno, naručeno ili isporučeno. Pri preuzimanju robe odmah vidiš što još nedostaje. U PDF-u je to kućica za kvačicu.
• Mjesto za predstavnika. PDF na dnu svake stranice ima polje za bilješke, za posebne želje i pitanja.

Zašto po kategorijama, a ne abecedno? Zato što tvoj dobavljač tako razmišlja. Dobavljač povrća želi vidjeti retke s povrćem, mesar svoje. Klik na strelicu kod „Kategorija“ sortira listu po njoj, pa pri posjetu predstavnika jednostavno pročitaš jedan blok, umjesto da skačeš između luka, limuna i šećera.

Kako koristiti listu narudžbi u svakodnevnom radu

Predložak se preuzme za tren. Hoće li se u objektu stvarno koristiti, odlučuju četiri sitnice:

• Jedno stalno mjesto, ne tri. Lista visi na mjestu pokraj kojeg svatko prolazi svaki dan, najčešće na hladnjači ili kod izdavnog pulta. Tri papira na troja vrata opet su kaos s papirićima.
• Priveži olovku. Zvuči banalno, ali to je najčešći razlog zašto se ništa ne upiše. Tko prvo mora tražiti olovku, zapamti to „za kasnije“ i zaboravi.
• Upiši odmah, ne na kraju smjene. Trenutak kad s police uzmeš zadnju gajbu rajčica jedini je trenutak u kojem ćeš se toga sigurno sjetiti.
• Stalni dani narudžbe. Na vrhu upiši kada dolazi koji dobavljač. Tada tim zna do kada potreba mora biti na listi.

Prije narudžbe šef kuhinje prolazi kroz listu, provjerava količine i dopunjuje ono što je tim previdio. Kako taj tijek urediti, detaljno piše u vodiču o naručivanju robe u ugostiteljstvu.

Gdje papir i Excel dolaze do granica

Da znaš u što ulaziš: ovaj predložak vrlo dobro rješava problem formata. Problem tima ne rješava. Kad u tvojoj kuhinji potrebe ne javlja jedna, nego pet osoba, u praksi se događa sljedeće:

• Ispisana lista visi na jednom mjestu. Potreba nastaje posvuda: u hladnjači, kod pulta, u skladištu suhe robe.
• Excel je na uredskom računalu. Između dva servisa, mokrih ruku, nitko ne otvara tablicu.
• Rukopis je nečitljiv, retci se pišu dvaput, a na kraju šef kuhinje sve ponovno pretipka.
• U višejezičnim brigadama jedan napiše „rajčice“, drugi „pomodori“. Na papiru od toga nastanu dvije narudžbe.
• Nakon narudžbe lista je prazna. Što je, kada, kod koga i po kojoj cijeni naručeno, poslije nitko više ne zna.

Alternativa: zajednička lista narudžbi kao aplikacija

Upravo tu nastupa Pelican. Umjesto datoteke postoji zajednička lista na koju piše cijeli kuhinjski tim, svatko sa svog mobitela, u trenutku kad primijeti prazninu. Najbrže glasom: „dvije gajbe rajčica na grani, deset kila brašna“. Pelican prepoznaje artikl, količinu i jedinicu, automatski ga svrstava u pravu kategoriju i dodaje ime osobe koja ga je prijavila.

Pritom svatko govori svojim jezikom. Rajčice, pomodori i tomatoes završavaju na listi kao jedan jedini unos, a ne kao tri. Šef kuhinje provjerava, dopunjuje i odobrava. Pri posjetu predstavnika artikli se označavaju umjesto pretipkavaju, a povijest narudžbi trajno ostaje. Upravo ovi stupci iz predloška, samo što se popunjavaju sami.

Česta pitanja o listi narudžbi

Dio velikog vodiča: Nabava u ugostiteljstvu. Ondje su svih šest koraka procesa naručivanja na jednom mjestu.