Modelo de lista de pedidos: Excel e PDF para restaurantes

O que tem no modelo

A maioria dos modelos de lista de pedidos na internet são formulários genéricos de compra, com código do produto e coluna de preço. Na cozinha, isso ajuda pouco. Por isso este modelo foi montado do jeito que a cozinha faz pedidos de verdade:

• Organizado por categoria. Hortifrúti, carnes, peixes, laticínios e ovos, secos, congelados, bebidas, limpeza e descartáveis. No PDF, cada categoria tem seu bloco fixo; no Excel, você escolhe a categoria em cada linha e ordena por ela.
• Unidade em coluna própria. Quilo, caixa, maço, galão. Sem unidade, “3 creme de leite” vira rapidinho a quantidade errada.
• Quem anotou, em cada linha. O nome de quem escreveu o item fica do lado. Quando a quantidade não estiver clara, você sabe a quem perguntar.
• Status do pedido. Em aberto, pedido ou entregue. No recebimento, você vê na hora o que ainda está faltando. No PDF, é um quadradinho para marcar.
• Espaço para o representante. O PDF tem um campo de observações no fim de cada página para pedidos especiais e dúvidas.

Por que por categoria e não em ordem alfabética? Porque é assim que o seu fornecedor pensa. O hortifrúti quer ver as linhas de hortifrúti, o açougue quer ver as dele. Um clique na seta ao lado de “Categoria” ordena a lista, e na visita do representante você simplesmente lê um bloco, em vez de pular entre cebola, limão e açúcar.

Como usar a lista de pedidos no dia a dia da cozinha

Baixar um modelo é rápido. Se ele vai ser usado de verdade na operação depende de quatro detalhes:

• Um lugar fixo, não três. A lista fica num lugar por onde todos passam todo dia, geralmente na câmara fria ou no passe. Três folhas em três portas é a bagunça de papel de novo.
• Caneta amarrada. Parece bobagem, mas é o motivo mais comum para nada ser anotado. Quem precisa procurar uma caneta deixa “para depois” e esquece.
• Anotar na hora, não no fim do turno. O momento em que você tira a última caixa de tomate da prateleira é o único em que você com certeza lembra.
• Dias fixos de pedido. Escreva no topo quando cada fornecedor passa. Assim a equipe sabe até quando a necessidade precisa estar na lista.

Antes de pedir, o chef de cozinha revisa a lista, confere as quantidades e completa o que a equipe deixou passar. Como organizar bem esse processo está explicado em detalhes no guia sobre o processo de pedidos no restaurante.

Onde o papel e o Excel chegam ao limite

Para você saber no que está entrando: este modelo resolve muito bem o problema do formato. O problema da equipe ele não resolve. Quando na sua cozinha não é uma, mas cinco pessoas que avisam o que falta, no dia a dia acontece o seguinte:

• A lista impressa fica em um lugar. A falta aparece em todo canto: na câmara fria, no passe, no estoque seco.
• O Excel fica no computador do escritório. Entre dois serviços, com as mãos molhadas, ninguém abre planilha.
• A letra é ilegível, linhas aparecem em dobro e, no fim, o chef de cozinha digita tudo de novo.
• Em brigadas com vários idiomas, um escreve “tomate”, o outro “pomodori”. No papel, isso vira dois pedidos.
• Depois do pedido, a lista fica em branco. O que foi pedido, quando, de quem e por qual preço, ninguém sabe mais.

A alternativa: uma lista de pedidos compartilhada no app

É exatamente aqui que entra o Pelican. Em vez de um arquivo, existe uma lista compartilhada em que a equipe de cozinha inteira escreve, cada um do próprio celular, no momento em que percebe a falta. O jeito mais rápido é por voz: “duas caixas de tomate italiano, dez quilos de farinha”. O Pelican reconhece item, quantidade e unidade, coloca tudo automaticamente na categoria certa e registra o nome de quem avisou.

E cada um fala no próprio idioma. Tomate, pomodoro e tomatoes entram na lista como um único item, não três. O chef de cozinha revisa, completa e aprova. Na visita do representante, você marca os itens em vez de digitá-los, e o histórico de pedidos fica guardado para sempre. São exatamente as colunas deste modelo, só que elas se preenchem sozinhas.

Perguntas frequentes sobre a lista de pedidos

Parte do guia completo: Gestão de compras no restaurante. Lá você encontra as seis etapas do ciclo de compras em uma visão geral.