PelicanŠta digitalizacija konkretno znači u svakodnevnom radu
Digitalizacija zvuči kao veliki projekat, konsultanti i budžet koji nijedan porodični objekat nema. U svakodnevnom radu kuhinje ona je mnogo prizemnija. Ne radi se o robotima za šporetom ni o umjetnoj inteligenciji na meniju. Radi se o tome da papiriće, dovikivanje i Excel zamijenite upravo tamo gdje svaki dan proizvode greške i traženje.
Lista za naručivanje na vratima hladnjače koja otpadne i nestane. Rezervacija zapisana u bloku koju pri smjeni niko ne nađe. Raspored smjena koji šef nedjeljom šalje preko WhatsAppa i triput ispravlja. To su mjesta na kojima digitalizacija djeluje. Ne kao prestižni projekat, nego kao alat koji uklanja jedno konkretno svakodnevno trenje. Ko to shvati, tom pitanju pristupa opušteno: jedno područje za drugim, uvijek prvo tamo gdje najviše boli.
Područja u pregledu
Restoran se sastoji od više procesa koji se mogu digitalizovati nezavisno jedan od drugog. Ne morate se odlučiti za sve, a pogotovo ne istovremeno. Evo pregleda, da znate gdje uopšte možete početi.
Kasa i obračun
Kasa je u većini objekata odavno digitalna, često najnaprednije područje. Moderni kasni sistemi bilježe promet, dijele račune i daju izvještaje. Za kase u Bosni i Hercegovini važe propisi o fiskalizaciji, koji se razlikuju između entiteta i Brčko distrikta i povremeno se mijenjaju. Aktuelno stanje provjerite sa svojim knjigovođom ili dobavljačem kase, umjesto da se oslanjate na paušalne tvrdnje.
Rezervacije i gosti
Alati za rezervacije primaju rezervacije danonoćno, čak i kad se niko ne javlja na telefon. Pokazuju zauzetost stolova, smanjuju duple rezervacije i automatski podsjećaju goste na termin, što smanjuje broj gostiju koji se ne pojave. Tu spada i komunikacija s gostima: pratiti recenzije, odgovarati na upite, održavati vlastiti nastup na internetu. Za mnoge objekte to je najvidljivija poluga prema van.
Planiranje osoblja
Digitalni rasporedi smjena zamjenjuju Excel tabelu i poruku u nedjelju navečer. Tim vidi svoje smjene u telefonu, zamjene teku uredno, a evidencija radnog vremena ide uporedo. Upravo u ugostiteljstvu, s promjenjivim smjenama i pomoćnim radnicima, to štedi mnogo pitanja i nesporazuma.
Nabavka i naručivanje
Ovdje svaki dan nastaju potrebe i ovdje se svaki dan gube informacije. Ko primijeti da nešto fali, napiše to na papirić, dovikne ili zaboravi. Digitalizovano znači: tim zajedno skuplja potrebe na jednoj listi, sortiranoj po kategorijama, s historijom ko je šta i kada naručio. Upravo o tome je riječ niže. Kako izgleda digitalni alat za nabavku, pokazuje vodič o aplikaciji za naručivanje od dobavljača.
Interna komunikacija
Primopredaje, dogovori, kratke informacije između smjena: mnogo toga ide dovikivanjem ili kroz privatne chat grupe i usput se gubi. Digitalni alati to skupljaju na jednom mjestu koje je tu i pri promjeni smjene. U višejezičnim ekipama to je dvostruko važno, jer jezička barijera inače dodatno guta informacije. Više o tome piše u vodiču o višejezičnom kuhinjskom timu.
Knjigovodstvo i dokumenti
Otpremnice, fakture, fiskalni računi: digitalno evidentiranje dokumenata štedi skupljanje u kutiji za cipele i papirologiju na kraju mjeseca. Dokumenti se fotografišu ili direktno preuzimaju digitalno i uredno stižu do knjigovođe. To je manje vidljivo od lijepe stranice za rezervacije, ali u pozadini štedi mnogo tihog posla.
Zašto projekti digitalizacije u ugostiteljstvu propadaju
Ne uspije svaka digitalizacija. I gotovo uvijek razlog nije tehnika, nego pristup. Ova četiri obrasca viđaju se najčešće.
- Previše odjednom. Ko istovremeno mijenja kasu, rezervacije, raspored smjena i nabavku, preoptereti sebe i tim. Sve zapinje u isto vrijeme, niko se ne snalazi, a na kraju se polovina vrati papiru. Jedno područje za drugim gotovo je uvijek bolji put.
- Alati koji traže održavanje koje niko ne radi. Sistem je dobar onoliko koliko su dobri podaci u njemu. Ako alat stalno treba hraniti i održavati, a u gužvi niko za to nema vremena, podaci zastare i alat postane beskoristan. Opstaju alati koji se usput popunjavaju kroz normalan tok rada.
- Tim nije uključen. Kad šef sam odluči i progura rješenje, nastaje otpor. Posebno su osjetljive jezičke barijere: alat samo na jednom jeziku isključuje dio ekipe. Ko ne razumije kako radi, ne koristi ga.
- Kupljeno mimo svakodnevnog rada. Rješenje koje oduševi na prezentaciji, ali ne odgovara stvarnom toku u kuhinji, nakon dvije sedmice ostane po strani. Testirajte svaki alat na svom konkretnom danu, a ne na demonstraciji.
Preporuka: počnite s procesom naručivanja
Ako želite prvo digitalizovati samo jedno područje, uzmite proces naručivanja. On je brza pobjeda digitalizacije u ugostiteljstvu, iz četiri razloga:
- Bez novog uređaja. Radi na pametnim telefonima koje vaš tim ionako nosi u džepu. Bez kase, bez terminala, bez instalacije u objektu.
- Bez održavanja podataka. Lista se puni usput, dok tim javlja potrebe. Niko ne mora navečer dopisivati brojke.
- Korist od prvog dana. Već prva zajednička lista štedi traženje papirića i prekucavanje. Efekat se osjeti odmah, a ne tek nakon sedmica postavljanja.
- Tim je uključen, a ne isključen. Svako javlja potrebe na svom jeziku, glasom ili kucanjem. Jezička barijera, na kojoj drugi projekti padaju, ovdje postaje riješen problem.
Upravo za to je napravljen Pelican. Cijeli kuhinjski tim zajedno bilježi svakodnevne potrebe za robom, svako na svom jeziku. Aplikacija prepoznaje proizvod i sve spaja na jednu listu sortiranu po kategorijama. Šef kuhinje je odobrava prije posjete dobavljača, a historija narudžbi pokazuje šta je, kada i kod koga naručeno. Pelican je svjesno fokusiran na ovaj jedan tok. Ne zamjenjuje kasu ni sistem za robno poslovanje, i upravo zato je početak tako malo rizičan.
Dan 1: kreirajte objekat i pozovite tim. Kao šef kuhinje kreirate svoj objekat, na iPhoneu prethodno preko web stranice, na Androidu direktno u aplikaciji. Zatim pozivate članove tima, a oni registraciju završavaju preko linka iz pozivnice.
Dan 2 do 5: neka radi paralelno s papirom. Tim javlja potrebe kao i inače, ali dodatno i u aplikaciji. Tako se svi naviknu, a da se ništa ne može pokvariti.
Od dana 6: izbacite papir. Kad lista radi pouzdano i svi je koriste, put preko papira otpada. Besplatni probni period od 30 dana daje vam dovoljno vremena da to uradite na miru.
Počnite s područjem koje vas nervira svaki dan.
Pelican digitalizuje proces naručivanja vaše kuhinje bez novog hardvera i bez održavanja. Radi na telefonima koje već imate. 30 dana besplatno.
Kreirajte objekat i isprobajte 30 dana besplatnoPoticaji za digitalizaciju
Mnogi objekti se pitaju postoji li novac od države. Kratak odgovor: ponekad da, ali detalji se stalno mijenjaju. U Bosni i Hercegovini programi podrške za mala i mikro preduzeća povremeno se raspisuju na nivou entiteta, kantona ili općina, a dio podrške dolazi i kroz projekte međunarodnih donatora. Neki od njih sufinansiraju dio troškova savjetovanja, opreme ili softvera.
Konkretne nazive programa, procente sufinansiranja ili rokove ovdje namjerno ne navodimo, jer se prebrzo mijenjaju i jako razlikuju zavisno od nivoa vlasti i regije. Pogrešne brojke bile bi posljednje što vam treba. Pouzdan put: pitajte u privrednoj komori, nadležnom ministarstvu ili lokalnoj razvojnoj agenciji kakvo je trenutno stanje. Tamo znaju koji je javni poziv trenutno otvoren i ispunjava li vaš objekat uslove.
Česta pitanja o digitalizaciji u ugostiteljstvu
Odakle početi s digitalizacijom u ugostiteljstvu?
Najbolje tamo gdje je svakodnevni problem najveći, a rizik najmanji. Za većinu kuhinja to je proces naručivanja ili raspored smjena. Oboje radi na postojećim telefonima, ne traži skupi hardver i od prvog dana donosi osjetnu korist. Počnite s jednim područjem, a ne sa svima odjednom.
Koliko košta digitalizacija restorana?
Raspon ide od nekoliko eura do petocifrenih iznosa. Pojedinačan alat za jedno područje često počinje od oko 20 € mjesečno. Kompletan kasni sistem s hardverom ili umreženi sistem za robno poslovanje, s druge strane, može koštati nekoliko hiljada eura. Najpovoljnija strategija je početi malo i digitalizovati područje po područje, umjesto da sve mijenjate odjednom.
Postoje li poticaji za digitalizaciju u ugostiteljstvu?
U Bosni i Hercegovini povremeno postoje programi podrške za mala preduzeća, na nivou entiteta, kantona ili općina, kao i kroz projekte međunarodnih donatora, a neki pokrivaju i digitalizaciju. Uslovi, iznosi i rokovi se stalno mijenjaju. Aktuelno stanje najbolje provjerite u privrednoj komori, nadležnom ministarstvu ili lokalnoj razvojnoj agenciji.
Kako uključiti tim u digitalizaciju?
Alat mora biti jednostavniji od onoga što zamjenjuje, inače se tim vraća papiru. Uzmite u obzir jezike u kuhinji, da niko ne ostane po strani. I ne prelazite na novo preko noći, nego pustite novi alat da nekoliko dana radi paralelno sa starim načinom. Tako svako sam primijeti da ide brže i niko se ne osjeća pregaženim.
Koja se područja u restoranu mogu digitalizovati?
Uobičajena područja su kasa, rezervacije i komunikacija s gostima, planiranje osoblja s rasporedom smjena i evidencijom radnog vremena, nabavka i naručivanje, interna komunikacija tima i knjigovodstvo s digitalnim dokumentima. Ne morate sve rješavati istovremeno. Smisleno je prvo digitalizovati područje koje u svakodnevnom radu pravi najviše grešaka i najviše traženja.