Закупки в ресторане: полное руководство для профессиональных кухонь

Это руководство один раз проводит вас через весь процесс закупок в ресторане: от первой заявки до контроля затрат в конце месяца. Для каждого из шести этапов здесь есть обзор и самое важное. За подробностями мы каждый раз даём ссылку на профильное руководство, которое идёт глубже. Так вы быстро найдёте место, где у вас сейчас что-то буксует.

1. Этап 1: собрать потребности. Кто замечает, чего не хватает, и как это попадает в одно место.
2. Этап 2: объединить и утвердить заказ. Постоянные дни заказа, проверенные количества, одно утверждение.
3. Этап 3: выбрать поставщиков и заказать. Правильный микс и подготовленный визит представителя.
4. Этап 4: проверить приёмку товара. Накладная против заказа: количество, качество, температура.
5. Этап 5: хранить и держать запасы под контролем. Порядок на складе, FIFO, инвентаризация.
6. Этап 6: контролировать затраты. Фудкост, история заказов, обзор цен.

Этап 1: собрать потребности

Всё начинается с того, что кто-то замечает: сливочного масла до пятницы не хватит. Именно здесь решается, пойдут ли закупки гладко или скатятся в хаос. Ведь потребность возникает в течение всего дня и по всей бригаде. Су-шеф видит мясо, кондитер — сливки, помощник повара в заготовочном цехе — овощи. Если всё это оказывается на разных записках, в личных сообщениях или только звучит вслух, половина гарантированно теряется.

Решение — один общий список, в который каждый пишет, как только что-то заметил, и который отсортирован по категориям товаров. Конкретный пример: вместо трёх записок на трёх дверях холодильников у команды есть одно место, где сходятся все потребности, и при заказе никому не приходится гадать. Каким должен быть хороший список, показывает руководство Бланк заказа продуктов для ресторана. Готовый шаблон заявки на продукты можно бесплатно скачать в Excel и PDF. А если ваша бригада многоязычная, поможет руководство о многоязычной команде кухни, чтобы ни одна потребность не застряла на языковом барьере.

Этап 2: объединить и утвердить заказ

Собранные потребности — ещё не хороший заказ. Между ними стоит шаг, который пропускают чаще всего: объединить и утвердить. Объединить — значит иметь постоянные дни заказа для каждого поставщика, а не отправлять три раза в неделю мелкие дозаказы. Это снижает расходы на доставку, помогает достигать минимальной суммы заказа и делает процесс предсказуемым.

Утвердить — значит, что один человек, как правило шеф-повар, просматривает список перед отправкой. Реалистичны ли количества? Не записано ли что-то дважды? Соответствует ли заказ ожидаемой загрузке на выходных? Этот момент «второй пары глаз» стоит двух минут и предотвращает дорогие ошибки: случайно десятикратное количество, забытую позицию, заказ на день, когда кухня закрыта. Весь операционный процесс от списка до отправленного заказа описывает руководство по заказу продуктов в ресторане.

Этап 3: выбрать поставщиков и разместить заказ

Теперь заказ уходит, и вопрос в том, кому. Большинство заведений лучше всего работает с миксом. Дистрибьютор с доставкой и широким ассортиментом закрывает базу, специализированные поставщики — мясник, рыбный поставщик, фермер-овощевод — дают то качество, которое отличает вашу кухню, а магазин формата cash & carry поблизости, например Metro, страхует в экстренных случаях. Правильный микс зависит от меню, размера и уровня заведения, а не от фиксированного числа.

Перед визитом торгового представителя цену определяет подготовка. Кто приходит на встречу с готовым, отсортированным по категориям списком и чёткими количествами, не закупает наугад, а ведёт переговоры с более сильной позиции. Как найти, сравнить хороших поставщиков и работать сразу с несколькими, рассказывает руководство Поставщики для ресторана. Как провести сам визит представителя без хаоса, показывает руководство Заказ у поставщиков.

Этап 4: проверить приёмку товара

Поставка приходит, часто в разгар утренней суеты, и именно тогда проверку охотно пропускают. Это дорого обходится. При приёмке накладную нужно сверить с заказом: совпадает ли количество, ничего ли не недостаёт, не выставлено ли в счёт то, что вообще не привезли? К этому добавляются качество и, для охлаждённого товара, температура. Всё, что не так, сразу фиксируется и предъявляется — прямо водителю или сразу после, а не через несколько дней.

Такая проверка работает, только если понятно, что вообще было заказано. Без зафиксированного заказа через два дня никто уже не знает, заказывали ли когда-то три недостающих ящика или поставщик выставил лишнее. Аккуратная история заказов — основа любой проверки при приёмке. Она превращает перепалку по телефону во взгляд на факты.

Этап 5: хранить и держать запасы под контролем

Проверенный товар нужно правильно убрать, причём так, чтобы его нашли и израсходовали до того, как он испортится. Постоянные места хранения, принцип FIFO, то есть старое вперёд, и минимальные отметки вместо постоянных пересчётов позволяют держать склад под контролем без больших усилий. Хорошо организованный склад — это ещё и основа следующего обхода: кто идёт вдоль полок, сразу видит, что нужно дозаказать.

Подробности — в руководстве по организации склада в ресторане. Как раз в год аккуратно провести инвентаризацию и какой шаблон ускоряет подсчёт, показывает руководство по инвентаризации в ресторане. Оба этапа связаны: порядок на складе ускоряет инвентаризацию, а инвентаризация показывает, где на складе что-то идёт не так.

Этап 6: контролировать затраты

В конце цикла стоит вопрос, окупается ли всё это. Ключевой показатель здесь — фудкост, то есть доля себестоимости продуктов в выручке. Он показывает, сходится ли ваша калькуляция или затраты уходят из-под контроля. Как его посчитать, с формулой и онлайн-калькулятором, рассказывает руководство Калькулятор себестоимости блюд.

Но фудкост говорит лишь о том, что что-то не так, а не где. Для этого нужна история заказов: что, когда, у кого и по какой цене было заказано? С ней вы замечаете повышения цен, которые иначе прокрадываются незаметно, и имеете цифры для ежегодного разговора об условиях чёрным по белому. Особенно для владельца такой обзор цен — самый простой способ держать затраты под контролем, не делая каждый заказ самому. Как это сделать без системы товарного учёта, показывает руководство Контроль фудкоста.

Самые частые ошибки в закупках ресторана

Кто знает шесть этапов, легче замечает и типичные ошибки. Их можно встретить почти на любой кухне, где закупки не под контролем:

• Нет постоянного процесса. Заказывают, когда кто-то вспомнит, то так, то эдак. Без постоянного порядка возникают пробелы и двойные заказы.
• Всё держится на одном человеке. Если шеф-повар заболел, никто не знает, что, когда и где заказывать. Знание в голове одного человека — это риск.
• Нет истории. Без истории заказов каждый заказ — новый старт по памяти. Сравнение цен и претензии превращаются в гадание.
• Заказывают то, что заказывали всегда. Количества по привычке, а не по реальной потребности, ведут к забитым холодильникам и порче.
• Нет контроля приёмки. Что не проверено, то оплачено, даже если этого не хватает или оно неверно выставлено в счёт.
• Цены никогда не сравнивают. Кто годами не проверяет условия, постепенно платит всё больше, не замечая этого.

Перевести закупки в цифру: начать с малого

Весь цикл зависит от правильного начала: от потребностей, которые надёжно сходятся в одном месте. Именно это быстрая победа, если вы хотите перевести закупки в цифру. Процессу заказа не нужно новое оборудование, не нужна работа по ведению данных, и он сразу даёт эффект. Почему при цифровизации ресторана стоит начинать именно здесь, рассказывает отдельное руководство.

Для этого и создан Pelican. Ваша команда вместе фиксирует ежедневную потребность, голосом или текстом, каждый на своём языке. Приложение автоматически сортирует позиции по категориям, шеф-повар утверждает, а история заказов сохраняет каждую закупку. Так закрыто сразу несколько этапов этого руководства: сбор, утверждение и основа для проверки приёмки и обзора затрат. Какие бывают инструменты для заказа и на что обращать внимание при выборе, показывает руководство Приложение для заказов у поставщиков.

Частые вопросы о закупках в ресторане