Készletgazdálkodás a vendéglátásban: mire van szüksége egy kis üzletnek?

Mit jelent a készletgazdálkodás a vendéglátásban?

A készletgazdálkodás szoftvernek hangzik. Először azonban egy láncot jelent, amely minden üzletben létezik, rendszerrel vagy anélkül. Hat láncszemből áll:

Narancssárgával jelölve az, amit a Pelican lefed. Áruátvételkor kipipálás van, de készletkönyvelés nincs. A kiértékelésnél a rendelési előzmények mennyiségeket és kiadásokat adnak, receptkalkulációt nem. Egy klasszikus készletgazdálkodási rendszer mind a hat láncszemet lefedi, ha karbantartják.

Egy készletgazdálkodási rendszer arra tesz kísérletet, hogy ezt az egész láncot egy szoftverben képezze le, és bármikor válaszolni tudjon. A te üzleted számára nem az a döntő kérdés, hogy létezik-e a lánc. Létezik. A kérdés az, hogy melyik részét akarod digitálisan leképezni, és milyen árat fizetsz érte munkaidőben.

Mit tud egy klasszikus készletgazdálkodási rendszer?

Egy teljes értékű vendéglátós készletgazdálkodási program rengeteget tud, és joggal:

• Valós idejű készletnyilvántartás. A rendszer elméletileg bármikor tudja, mennyi marhabélszín van az üzletben, mert minden beérkezést és minden kivételt lekönyvelnek.
• Receptkezelés és kalkuláció. Minden étel rögzített alapanyagokhoz kapcsolódik mennyiségekkel és árakkal. Ha emelkedik a vaj ára, azonnal látod, mely ételek drágulnak, és hol olvad el a fedezeted.
• Kapcsolat a kasszával és a beszállítókkal. Egy étel eladása a kasszán levonja az alapanyagokat a készletből. A rendelések elektronikusan mennek a nagykereskedőhöz, az árlisták automatikusan jönnek vissza.
• Automatikus rendelési javaslatok. A minimumkészletből, az előző hetek felhasználásából és a szállítási időből a rendszer kiszámolja, mit kell utánrendelni.
• Leltártámogatás. Számolólisták, terv-tény összevetés és a veszteségszámítás a rendszerből jön.

Ez nem marketing, ez működik. Ha az adatok stimmelnek.

A bökkenő: a karbantartás

Egy készletgazdálkodási rendszer csak annyira jó, amennyire az adatai. És ezek a funkciók egytől egyig feltételezik, hogy valaki eteti a rendszert:

• Minden beérkezést le kell könyvelni, azt a két láda salátát is, amelyet a képviselő délben magával hoz.
• Minden receptet fel kell vinni és karban kell tartani, akkor is, ha a sous chef ma spontán rókagombával dolgozik csiperke helyett.
• Minden kivételt rögzíteni kell, azt a tejszínt is, amelyet a tanuló este hétkor a hajtásban kihoz a hűtőkamrából.
• Minden árváltozást utólag fel kell vinni, különben a rendszer a tavalyelőtti ősz számaival kalkulál.

Egy öt fős konyhában telt házzal pontosan ez nem történik meg. Nem lustaságból, hanem mert az ebéd- és a vacsoraszerviz között senkinek sincs ideje egy űrlapot kitölteni. Az eredményt szinte mindenki ismeri, aki kipróbálta: egy drága rendszer, hetekkel lemaradó készletek, és egy csapat, amely már nem bízik a számokban. A végén valaki megint kézzel számol a hűtőkamrában, a szoftver pedig egy licenc, amely előfizetésben tovább fut.

A gyakorlatias kezdés: először a rendelési folyamatot tedd rendbe

Mindenki más számára megéri őszintén megnézni, hol fáj valójában a hétköznapokban. És az szinte sosem a raktárkészlet. Hanem a rendelés:

• Árut felejtettek el, mert senki sem írta fel. Péntek este nincs tejszín.
• Dupla rendelések, mert két ember egymástól függetlenül ugyanazt jelezte.
• Cetlik három különböző ajtón, olvashatatlanul, mennyiség nélkül.
• A konyhafőnök este mindent újragépel.
• A rendelés után eltűnik a lista. Hogy mit, mikor, kitől és milyen áron rendeltek, utána senki sem tudja.

Durva becsléssel itt van a napi bosszúság jó 80 százaléka, és ezek egyike sem igényel készletnyilvántartást. Csak egy közös lista kell, amelyre mindenki írhat, és egy emlékezet.

Pontosan ezt a részt digitalizálja a Pelican, anélkül hogy bárkinek pluszban karban kellene tartania. A konyhai csapat abban a pillanatban rögzíti az igényt, amikor feltűnik a hiány, hanggal, a saját telefonjáról. Mindenki a saját nyelvén: a paradicsom, a pomodoro és a tomatoes egy tételként kerül fel. A lista magától kategóriák szerint rendeződik, a konyhafőnök a képviselő látogatása előtt ellenőrzi és jóváhagyja. A rendelési előzmények menet közben jönnek létre, és megmutatják a tulajdonosnak, mikor mit és kitől rendeltetek.

A különbség a teljes rendszerhez képest a „menet közben” kifejezésben rejlik. Senki sem könyvel semmit, senki sem tart karban törzsadatokat. Az adatok annak a munkának a melléktermékeként jönnek létre, amelyet a csapat amúgy is elvégez. Éppen ezért három hónap múlva is megvannak, miközben a karbantartatlan rendszerben a készletek már rég fikciók.

Összehasonlítás: teljes rendszer vagy karcsú rendelő app

A táblázat nem győztest mutat, hanem két különböző eszközt. Egy teljes rendszer arra a kérdésre válaszol: „Mi van az üzletben, és mennyibe kerül az ételem?” Egy rendelő app arra: „Mire van szüksége a konyhámnak, és mit rendeltem?” A második kérdés naponta felmerül, az első sok üzletben őszintén szólva havonta egyszer, a food cost kiszámításánál.

Döntési segítség négy kérdésben

Mielőtt ajánlatokat kérnél egy készletgazdálkodási programra, válaszolj őszintén erre a négy kérdésre:

• Szükségetek van napra kész készletekre? Nem: jó lenne. Hanem: hoztok olyan döntéseket, amelyek az élő készlet ismerete nélkül félresikerülnek?
• Rendszeresen kalkuláljátok a recepteket? Vagyis tényleg minden ételt rögzített alapanyagokkal, nem évente egyszer nagyjából?
• Van egy emberetek, aki naponta karbantartja az adatokat? Erre szánt idővel a beosztásban, nem úgy, hogy „majd este a főnök megcsinálja”.
• Hol veszítetek valójában pénzt a hétköznapokban? A hibás készleteknél, vagy az elfelejtett és duplán rendelt árunál?

Ha az első három kérdésre kétszer nemmel felelsz, ne vegyél teljes rendszert. Nem fogják karbantartani, és nem ad olyan számokat, amelyekben megbízhatsz. Kezdd a rendelési folyamattal. Ez azonnal nyugalmat hoz, töredékébe kerül, és menet közben létrehozza azokat az előzményeket, amelyekkel ellenőrizheted a food costot. Ha két év múlva megnősz, és szükséged lesz készletgazdálkodási rendszerre, ezt a lépést egy olyan csapattal teszed meg, amely már rég hozzászokott a digitális rendeléshez.

Gyakori kérdések a vendéglátós készletgazdálkodásról

A nagy útmutató része: Beszerzés a vendéglátásban. Ott a rendelési folyamat mind a hat állomását egy helyen áttekintheted.