Robno poslovanje u ugostiteljstvu: što mali objekti stvarno trebaju

Što znači robno poslovanje u ugostiteljstvu

Robno poslovanje zvuči kao softver. Prije svega je, međutim, riječ o lancu koji postoji u svakom objektu, sa sustavom ili bez njega. Ima šest karika:

Narančasto je označeno ono što pokriva Pelican. Pri primitku robe artikli se označavaju, ali se zalihe ne knjiže. Kod analize povijest narudžbi daje količine i troškove, ali ne i kalkulaciju normativa. Klasični sustav za robno poslovanje pokriva svih šest karika, ako se održava.

Sustav za robno poslovanje pokušaj je da se cijeli taj lanac prikaže u jednom softveru i da u svakom trenutku daje odgovore. Presudno pitanje za tvoj objekt nije postoji li lanac. Postoji. Pitanje je koji dio želiš prikazati digitalno i koju cijenu za to plaćaš u radnom vremenu.

Što nudi klasični sustav za robno poslovanje

Potpuni program za robno poslovanje u ugostiteljstvu može puno toga, i to s razlogom:

• Vođenje zaliha u stvarnom vremenu. Sustav teoretski u svakom trenutku zna koliko je goveđeg filea u objektu, jer se knjiži svaki primitak i svako uzimanje robe.
• Normativi i kalkulacija. Svako jelo vezano je uz unesene sastojke s količinama i cijenama. Kad poskupi maslac, odmah vidiš koja jela postaju skuplja i gdje ti se ruši marža.
• Povezivanje s blagajnom i dobavljačima. Prodaja jela na blagajni skida sastojke sa zaliha. Narudžbe elektronički idu veletrgovcu, cjenici se automatski vraćaju.
• Automatski prijedlozi narudžbe. Iz minimalne zalihe, potrošnje prethodnih tjedana i roka isporuke sustav izračunava što treba naručiti.
• Podrška za inventuru. Popisne liste, usporedba planiranog i stvarnog stanja i izračun manjka dolaze iz sustava.

To nije marketing, to funkcionira. Ako su podaci točni.

Kvaka: održavanje

Sustav za robno poslovanje vrijedi koliko i njegovi podaci. A svaka od ovih funkcija pretpostavlja da ga netko hrani:

• Svaki primitak robe mora se knjižiti, i dvije gajbe salate koje predstavnik donese u podne.
• Svaki normativ mora se unijeti i održavati, i kad sous chef danas spontano radi s lisičarkama umjesto šampinjona.
• Svako uzimanje robe mora se zabilježiti, i vrhnje koje učenik u 19 sati u gužvi uzme iz hladnjače.
• Svaka promjena cijene mora se upisati, inače sustav kalkulira s brojkama od pretprošle jeseni.

U kuhinji s pet ljudi i punom kućom upravo se to ne događa. Ne iz lijenosti, nego zato što između ručka i večere nitko nema vremena ispunjavati obrazac. Rezultat poznaje gotovo svatko tko je pokušao: skup sustav, zalihe koje kasne tjednima i tim koji brojkama više ne vjeruje. Na kraju netko opet ručno broji u hladnjači, a softver je licenca koja se i dalje plaća u pretplati.

Pragmatičan početak: najprije srediti proces naručivanja

Za sve ostale isplati se iskreno pogledati gdje u svakodnevici stvarno boli. A to gotovo nikad nije stanje zaliha. Boli kod naručivanja:

• Roba je zaboravljena jer je nitko nije zapisao. U petak navečer nema vrhnja.
• Dvostruke narudžbe, jer su dvije osobe neovisno jedna o drugoj prijavile isto.
• Papirići na troja različita vrata, nečitljivi, bez količina.
• Šef kuhinje navečer sve ponovno pretipkava.
• Nakon narudžbe lista nestane. Što je, kada, kod koga i po kojoj cijeni naručeno, poslije nitko više ne zna.

Grubo procijenjeno, ovdje je dobrih 80 posto svakodnevne muke, a nijedna od ovih točaka ne treba vođenje zaliha. Treba samo zajedničku listu na koju svi mogu pisati, i memoriju.

Upravo taj dio digitalizira Pelican, a da nitko ne mora dodatno ništa održavati. Kuhinjski tim bilježi potrebu u trenutku kad primijeti prazninu, glasom sa svog mobitela. Svatko na svom jeziku: rajčice, pomodori i tomatoes završavaju kao jedan unos. Lista se sama sortira po kategorijama, šef kuhinje je provjerava i odobrava prije posjeta predstavnika. Povijest narudžbi nastaje usput i vlasniku pokazuje kada je što naručeno i kod koga.

Razlika u odnosu na potpuni sustav krije se u riječi „usput“. Nitko ništa ne knjiži, nitko ne održava matične podatke. Podaci nastaju kao nusproizvod posla koji tim ionako radi. Upravo zato su nakon tri mjeseca još tu, dok su zalihe u neodržavanom sustavu odavno fikcija.

Usporedba: potpuni sustav ili jednostavna aplikacija za narudžbe

Tablica ne pokazuje pobjednika, nego dva različita alata. Potpuni sustav odgovara na pitanje „Što imam u objektu i koliko me košta jelo?“. Aplikacija za narudžbe odgovara na pitanje „Što treba mojoj kuhinji i što sam naručio?“. Drugo pitanje postavlja se svaki dan, prvo u mnogim objektima iskreno jednom mjesečno, pri izračunu troška namirnica.

Pomoć pri odluci u četiri pitanja

Prije nego što zatražiš ponude za program za robno poslovanje, iskreno odgovori na ova četiri pitanja:

• Trebate li dnevno ažurne zalihe? Ne: bilo bi lijepo. Nego: donosite li odluke koje bez stanja uživo krenu po zlu?
• Kalkulirate li normative sustavno? Dakle stvarno svako jelo s unesenim sastojcima, a ne grubo jednom godišnje?
• Imate li osobu koja svaki dan održava podatke? S vremenom za to u rasporedu, a ne „šef će to navečer“.
• Gdje u svakodnevici stvarno gubite novac? Na netočnim zalihama ili na zaboravljenoj i dvaput naručenoj robi?

Ako na prva tri pitanja dvaput kažeš ne, nemoj kupovati potpuni sustav. Neće se održavati i neće ti dati brojke kojima vjeruješ. Počni s procesom naručivanja. On odmah donosi mir, košta djelić i sasvim usput stvara povijest s kojom možeš kontrolirati trošak namirnica. Ako za dvije godine narasteš i zatreba ti sustav za robno poslovanje, taj korak napravit ćeš s timom koji je na digitalno naručivanje odavno navikao.

Česta pitanja o robnom poslovanju u ugostiteljstvu

Dio velikog vodiča: Nabava u ugostiteljstvu. Ondje su svih šest koraka procesa naručivanja na jednom mjestu.