Sistema de gestão de stocks na restauração: o que um pequeno negócio precisa mesmo

O que significa gestão de mercadorias na restauração

Gestão de stocks soa a software. Mas, antes de mais, é uma cadeia que existe em qualquer restaurante, com sistema ou sem ele. Tem seis elos:

A laranja está o que a Pelican cobre. Na receção confere-se, mas não se regista stock. Na análise, o histórico de encomendas dá quantidades e despesas, mas não fichas técnicas. Um sistema de gestão de stocks clássico cobre os seis elos, se for mantido.

Um sistema de gestão de stocks é a tentativa de representar toda esta cadeia num software e de ter respostas a qualquer momento. A pergunta decisiva para o teu restaurante não é se a cadeia existe. Existe. A pergunta é que parte dela queres ter em digital e que preço estás disposto a pagar por isso em horas de trabalho.

O que faz um sistema de gestão de stocks clássico

Um programa completo de gestão de stocks para restauração faz muita coisa, e com razão:

• Existências em tempo real. O sistema sabe, em teoria, a cada momento quanto lombo de novilho há na casa, porque cada entrada e cada saída são registadas.
• Fichas técnicas e cálculo de custos. Cada prato está ligado aos ingredientes, com quantidades e preços. Se o preço da manteiga sobe, vês logo que pratos ficam mais caros e onde a tua margem desaparece.
• Integração com a faturação e os fornecedores. A venda de um prato no sistema de faturação abate os ingredientes ao stock. As encomendas seguem eletronicamente para o distribuidor e as tabelas de preços voltam automaticamente.
• Sugestões automáticas de encomenda. A partir do stock mínimo, do consumo das semanas anteriores e do prazo de entrega, o sistema calcula o que é preciso encomendar.
• Apoio ao inventário. Listas de contagem, comparação entre o teórico e o real e o cálculo das quebras saem do sistema.

Isto não é marketing, funciona. Se os dados estiverem certos.

O senão: a manutenção

Um sistema de gestão de stocks só é tão bom como os seus dados. E cada uma destas funções pressupõe que alguém o alimenta:

• Cada entrada tem de ser registada, incluindo as duas caixas de alface que o representante traz ao meio-dia.
• Cada ficha técnica tem de ser criada e mantida, mesmo quando o subchefe hoje decide trabalhar com cantarelos em vez de cogumelos.
• Cada saída tem de ser registada, incluindo as natas que o estagiário vai buscar à câmara às sete da tarde, em pleno stress.
• Cada alteração de preço tem de ser lançada, senão o sistema calcula com números do outono retrasado.

Numa cozinha com cinco pessoas e casa cheia, é exatamente isto que não acontece. Não por preguiça, mas porque entre o serviço de almoço e o de jantar ninguém tem tempo para preencher formulários. O resultado é conhecido de quase todos os que já experimentaram: um sistema caro, existências com semanas de atraso e uma equipa que já não confia nos números. No fim, alguém volta a contar à mão na câmara frigorífica, e o software é uma licença que continua a ser paga todos os meses.

O começo pragmático: primeiro pôr as encomendas em ordem

Para todos os outros, compensa olhar honestamente para onde está, de facto, a dor do dia a dia. E quase nunca está nas existências. Está nas encomendas:

• Mercadoria esquecida porque ninguém a escreveu. Sexta à noite faltam as natas.
• Encomendas a dobrar, porque duas pessoas pediram o mesmo sem saberem uma da outra.
• Papéis em três portas diferentes, ilegíveis, sem quantidades.
• O chef de cozinha passa tudo a limpo outra vez à noite.
• Depois da encomenda, a lista desaparece. O que foi encomendado, quando, a quem e a que preço, já ninguém sabe.

Numa estimativa grosseira, estão aqui bem uns 80 por cento das chatices diárias, e nenhum destes pontos precisa de gestão de existências. Só precisam de uma lista partilhada onde todos podem escrever, e de memória.

É exatamente esta parte que a Pelican digitaliza, sem que ninguém tenha de manter nada a mais. A equipa de cozinha regista a necessidade no momento em que repara na falta, por voz, no seu próprio telemóvel. Cada um na sua língua: tomate, pomodoro e tomatoes ficam como uma só entrada. A lista organiza-se sozinha por categorias, e o chef de cozinha revê e aprova antes da visita do representante. O histórico de encomendas nasce pelo caminho e mostra ao proprietário o que foi encomendado, quando e a quem.

A diferença para o sistema completo está nas palavras «pelo caminho». Ninguém regista nada, ninguém mantém dados-mestre. Os dados nascem como subproduto do trabalho que a equipa já faz. É precisamente por isso que ao fim de três meses continuam lá, enquanto as existências de um sistema sem manutenção já são ficção.

Comparação: sistema completo ou app de encomendas leve

A tabela não mostra um vencedor, mostra duas ferramentas diferentes. Um sistema completo responde à pergunta «o que tenho em casa e quanto me custa o meu prato?». Uma app de encomendas responde à pergunta «do que precisa a minha cozinha e o que encomendei?». A segunda pergunta põe-se todos os dias; a primeira, em muitos restaurantes, honestamente uma vez por mês, no cálculo do food cost.

Ajuda à decisão em quatro perguntas

Antes de pedires propostas para um programa de gestão de stocks, responde com honestidade a estas quatro perguntas:

• Precisam de existências atualizadas ao dia? Não «dava jeito». Mas sim: tomam decisões que correm mal sem o stock em tempo real?
• Calculam fichas técnicas de forma sistemática? Ou seja, mesmo cada prato com os ingredientes lançados, e não uma estimativa por alto uma vez por ano?
• Têm uma pessoa que mantém os dados todos os dias? Com tempo para isso no horário, não «o chef faz à noite».
• Onde perdem de facto dinheiro no dia a dia? Em existências erradas, ou em mercadoria esquecida e encomendada a dobrar?

Se às três primeiras perguntas respondes duas vezes que não, não compres um sistema completo. Não vai ser mantido e não te vai dar números em que confies. Começa pelas encomendas. Trazem calma de imediato, custam uma fração e geram, pelo caminho, o histórico com que podes controlar o food cost. Se daqui a dois anos cresceres e precisares de um sistema de gestão de stocks, dás esse passo com uma equipa que há muito está habituada a encomendar em digital.

Perguntas frequentes sobre gestão de stocks na restauração

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.