Gestão do armazém no restaurante: stock sob controlo sem grande esforço

Porque é que o caos no armazém sai tão caro

A gestão do armazém na restauração parece um tema para dias calmos. Mas paga-se todos os dias, quase sempre sem que ninguém o registe. Três cenas que quase toda a gente conhece:

• A caixa atrás da caixa. Na limpeza de segunda-feira, atrás da caixa nova aparece outra. Aberta, com três semanas, a tampa já húmida. Vai para o lixo. Aquilo não era desperdício de cozinha: era dinheiro, com uma fatura que alguém pagou.
• Encomendado a dobrar. O subchefe pede manteiga, o pasteleiro pede manteiga, nenhum sabe do outro. Na quinta-feira estão 20 quilos na câmara frigorífica, a ocupar espaço e a prender dinheiro que nessa mesma semana fazia falta para o peixe.
• Sexta à noite faltam as natas. Casa cheia, e logo o artigo que se gasta todos os dias acabou. Alguém vai às compras, paga preço de supermercado, e a cozinha passa meia hora em modo de recurso. O verdadeiro prejuízo são os nervos da equipa.

O padrão é sempre o mesmo. O problema não é a mercadoria, é a falta de ordem. Quem não vê o que tem, encomenda ou de mais ou de menos.

A base: lugares fixos e identificação clara

Antes de pensares em software, resolve o problema fisicamente. Cada categoria tem um lugar fixo, e esse lugar não muda. O armazém de secos (o economato), a câmara frigorífica e a câmara de congelação dividem-se em zonas: laticínios aqui, legumes ali, carne e peixe separados, conservas e mercearia seca em prateleiras próprias.

A isto juntam-se três regras que fazem a diferença no dia a dia:

• Identifica os lugares, não só a mercadoria. Uma etiqueta na prateleira diz a qualquer colega novo onde pertence cada coisa. E um vazio num lugar identificado vê-se. Um vazio numa prateleira caótica é invisível.
• Data de abertura na embalagem. Cada embalagem aberta leva uma etiqueta com a data. Custa cinco segundos e acaba com qualquer discussão sobre se as natas são de terça ou da semana passada. A data impressa vale para a embalagem fechada; depois de aberta, conta a tua data.
• A mesma ordem da lista de encomendas. É o truque que a maioria deixa passar. Se o teu armazém estiver organizado como o teu guia de encomendas, a ronda passa a ser percorrer de cima a baixo. Sem saltar, sem procurar, sem esquecer. Vinte minutos passam a cinco.

FIFO: first in, first out

O FIFO é o princípio mais importante da gestão do armazém, e explica-se numa frase: o que entra primeiro sai primeiro. A mercadoria acabada de chegar é arrumada atrás ou em baixo, a mais antiga passa para a frente e é a primeira a ser usada.

A questão é pô-lo em prática. O FIFO não falha por falta de conhecimento, falha no momento da entrega. Quando o motorista deixa as caixas às dez da manhã e estão todos na mise en place, alguém põe as caixas novas rapidamente à frente. É aí que nasce o desperdício, três semanas depois e lá no fundo da prateleira.

Por isso, arrumar deve ficar a cargo de uma pessoa que tenha tempo para isso, e deve andar junto com o controlo da receção da mercadoria. Ao arrumar já estás, de qualquer forma, a verificar:

• Quantidade contra a guia de remessa. O que lá diz é o que vem na caixa? As reclamações só funcionam na hora, não à noite.
• Qualidade. Temperatura dos refrigerados, estado das caixas, frescura da fruta e dos legumes.
• Validade. Se a data de validade for mais curta do que o teu tempo de rotação, a mercadoria volta para trás. Um iogurte com quatro dias de validade não te serve de nada.

Quem já tem a guia e a caixa na mão não perde um minuto a arrumar bem. Quem separa as duas coisas faz o trabalho duas vezes.

Stocks mínimos em vez do stress do inventário

O erro mais comum na gestão do armazém da cozinha é tentar contar tudo. Nenhuma equipa aguenta isso. Ao fim de duas semanas já ninguém preenche a lista, e os números ficam piores do que antes.

A variante praticável são marcas de stock mínimo simples para os teus artigos principais. Não para 400 artigos, mas para os 20 a 30 que saem todos os dias e sem os quais nada funciona. A regra é propositadamente grosseira:

• Menos de duas caixas de tomate: encomendar.
• Último saco de farinha aberto: encomendar.
• Menos de cinco litros de azeite: encomendar.

Cola a marca diretamente na prateleira, e ninguém tem de adivinhar. Na ronda diária decides com um olhar, não com uma conta. Isto não é gestão de stocks, é controlo visual, e para um restaurante sem armazém central chega quase sempre.

A ronda de encomendas: onde armazém e encomenda se encontram

É aqui que tudo se liga. O momento em que estás no armazém e vês o vazio é o único em que conheces mesmo a necessidade. Duas horas depois, no escritório, metade já se perdeu.

O processo clássico sabota exatamente isto. O chef de cozinha percorre a câmara frigorífica com um papel, rabisca com os dedos gelados, pendura o papel na porta, o subchefe acrescenta três artigos, outro colega também, e à noite alguém passa tudo a limpo. Pelo caminho perde-se metade das quantidades, e o papel do colega que escreveu em italiano torna-se um jogo de adivinhas.

É exatamente esta parte que a Pelican digitaliza. Percorres o armazém e dizes o que falta, diretamente para o telemóvel. «Vinte quilos de tomate cacho.» Segue para a prateleira seguinte. Sem papel, sem passar a limpo.

• Toda a equipa pode escrever, cada um na sua língua. Tomate, pomodoro e tomatoes ficam como uma só entrada numa lista. O colega da pastelaria comunica ele próprio as suas necessidades, em vez de as gritar pela cozinha.
• A lista organiza-se por categorias. O que dizem de forma desordenada fica, no fim, arrumado. De acordo com as mesmas categorias em que o teu armazém está organizado.
• Aprovação antes da visita do representante. Quando o representante aparece às duas da tarde, revês a lista uma vez e aprovas. Está pronta, porque foi surgindo ao longo do dia, sem esforço.
• O histórico de encomendas fica. O que foi encomendado, quando e a quem fica registado. Isto ajuda a planear quantidades no mês seguinte, e ajuda o proprietário a ter uma visão das despesas.

E, para sermos honestos: a Pelican não faz gestão de stocks. Não substitui um software de armazém e não sabe quanta farinha está no teu armazém de secos. Transforma a ronda pelo armazém numa lista de encomenda pronta. É essa a parte que dói todos os dias.

Checklist de organização do armazém

Para imprimir e pendurar na câmara frigorífica. Se conseguires assinalar todos os pontos, tens o armazém sob controlo sem gastar um euro em software.

• Cada categoria tem um lugar fixo no armazém de secos, na câmara frigorífica e na câmara de congelação.
• Os lugares estão identificados, não só a mercadoria.
• A ordem do armazém corresponde à ordem da tua lista de encomendas.
• A mercadoria nova é arrumada atrás da antiga, segundo o FIFO, sempre.
• A receção é verificada ao arrumar: quantidade, qualidade e validade contra a guia de remessa.
• Cada embalagem aberta leva uma etiqueta com a data.
• Os 20 a 30 artigos principais têm marcas de stock mínimo na prateleira.
• Uma ronda fixa por dia, sempre à mesma hora, sempre pelo mesmo percurso.
• As necessidades são registadas logo durante a ronda, não mais tarde de memória.
• Uma vez por semana, limpeza: verificar embalagens abertas, planear sobras, tirar o que não serve.

Perguntas frequentes sobre a gestão do armazém na restauração

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.