Inventário no restaurante: como fazê-lo sem caos

Quem tem de fazer inventário na restauração?

A resposta curta: quem tem contabilidade organizada tem de fazer um inventário completo das existências no fim de cada exercício, normalmente a 31 de dezembro. Isto abrange a maioria dos restaurantes, hotéis e empresas de restauração constituídos como sociedade. O inventário é a contagem física das existências, e é a base das contas anuais.

Em Portugal há ainda um ponto a ter em conta: acima de um determinado volume de negócios, o inventário tem de ser comunicado à Autoridade Tributária no início do ano seguinte. Se e em que moldes a obrigação se aplica ao teu negócio depende da forma jurídica, da dimensão e do regime de contabilidade. Um empresário em nome individual no regime simplificado tem regras diferentes de uma sociedade. É um tema fiscal, e não vale a pena tirá-lo de um guia. Confirma com o teu contabilista certificado o que se aplica concretamente a ti, com que limites e com que prazos.

Preparação: meio caminho andado

O inventário não se decide no dia da contagem, mas nos dias anteriores. Quem entra na câmara frigorífica sem preparação conta durante o dobro do tempo e comete o dobro dos erros. É esta a preparação que mais tempo poupa:

• Arrumar e limpar o armazém. Tudo o que está fora de prazo ou estragado sai antes. Só contas o que efetivamente usarias. Uma prateleira arrumada conta-se numa fração do tempo.
• Juntar as embalagens abertas. Duas meias embalagens do mesmo produto passam a uma. Isso reduz o número de linhas e facilita a estimativa.
• Evitar entregas perto da data de referência. Marca o dia da contagem de forma a que pouco antes e pouco depois não chegue nenhuma entrega grande. Senão contas mercadoria que contabilisticamente ainda não é tua, ou falta algo que já foi consumido.
• Preparar listas de contagem por zona. Uma lista por zona de armazenamento, ordenada exatamente pela ordem em que a mercadoria está nas prateleiras. Assim contas de cima a baixo, sem saltar.
• Contar a dois. Um conta e dita, o outro escreve. É mais rápido e muito menos propenso a erros do que uma pessoa sozinha a alternar entre a mercadoria e a lista.

Se o teu armazém já está organizado com lugares fixos, este trabalho prévio vem quase de borla. Como montar o armazém para que a ordem nas prateleiras corresponda à ordem da lista está no guia sobre a gestão do armazém no restaurante.

O dia da contagem em 5 passos

Com a preparação feita, o dia da contagem segue um padrão fixo. Respeita a ordem e nada se perde:

1. Zona a zona, por uma ordem fixa. Primeiro o armazém de secos completo, depois a câmara frigorífica, depois a câmara de congelação, depois as bebidas e o bar. Nunca saltes entre divisões, senão acabas a contar a dobrar ou a esquecer uma prateleira.
2. Contar e pesar, também as embalagens abertas. As embalagens fechadas contam-se, o produto avulso pesa-se. As embalagens abertas estimam-se com método, por exemplo em décimas: uma embalagem com um terço é 0,3. Mantém sempre a mesma lógica, para que os números sejam comparáveis de mês para mês.
3. Apontar logo, não decorar. Cada número vai diretamente para a lista antes de passarem à prateleira seguinte. Quem tenta decorar três artigos engana-se no quarto.
4. Atribuir preços. A cada artigo corresponde o preço de compra sem IVA. Multiplicado pela quantidade, dá o valor da linha. Os critérios exatos de valorização, por exemplo quando os preços oscilam, são um tema fiscal e devem ser acertados com o teu contabilista certificado.
5. Somar e arquivar. A soma de todas as linhas dá o valor total das existências na data de referência. A lista assinada fica guardada. É a tua prova e, ao mesmo tempo, o inventário inicial do período seguinte.

Lista de inventário: modelo para descarregar

Para não começares do zero, criámos uma lista de inventário pensada para a restauração. Excel para contar e calcular em digital, PDF para imprimir e levar para a câmara frigorífica.

Assim está construído o modelo. Cada linha é um artigo, e as colunas levam-te da zona de armazenamento até ao valor:

Porquê ordenar por zona e não por ordem alfabética? Porque assim contas pela ordem em que percorres a casa. Terminas uma divisão e passas à seguinte. A categoria continua a ser precisa, porque é por ela que no fim analisas e comparas com o volume de encomendas da mesma categoria.

Inventário, food cost e encomendas: a ligação

O inventário não é um fim em si mesmo. Dá-te os dois números com que geres a cozinha: o inventário inicial e o inventário final. Deles resulta o food cost, o indicador de custos central da restauração:

O inventário inicial e o final vêm de duas contagens. As compras são tudo o que compraste no período. E é aqui que muitos restaurantes encravam, porque o total das compras tem de ser reconstruído a partir de uma pilha de guias de remessa e faturas. Quem encomenda de forma organizada e conhece o seu histórico de encomendas tem esse número à mão, sem procurar.

O histórico de encomendas como memória das tuas compras

Com a Pelican, a tua equipa junta as necessidades numa lista partilhada, a falar ou a escrever, cada um na sua língua. O chef de cozinha aprova antes da visita do representante. O que fica depois é o histórico de encomendas: o que foi encomendado, quando e a quem, sempre consultável. Se a tua equipa também registar os preços ao encomendar, tens o total das compras para o cálculo do food cost logo à mão, em vez de o reconstruíres a partir de montanhas de papel.

Como pôr os custos sob controlo a partir do histórico de encomendas, está no guia controlar o food cost. E se quiseres saber como calcular a percentagem exata a partir do inventário inicial e final, ajuda-te a calculadora de food cost.

Perguntas frequentes sobre o inventário no restaurante

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.