PelicanKinek kell leltárt készítenie a vendéglátásban?
A rövid válasz: a számviteli törvény szerint a kettős könyvvitelt vezető vállalkozásoknak az üzleti év végén, a mérleg fordulónapjára leltárral kell alátámasztaniuk a mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat. Ez a legtöbb éttermet, szállodát és vendéglátó céget érinti, amely mérleget készít. A leltár a fizikai készletfelvétel, ebből áll össze a mérleg alátámasztása és az éves beszámoló alapja.
Hogy a kötelezettség az üzletedre pontosan milyen formában vonatkozik, az a vállalkozási formától, a mérettől és az adózás módjától függ. Egyéni vállalkozóként vagy egyszerűsített adózással működő kisvállalkozásként részben más szabályok vonatkozhatnak rád, mint egy mérleget készítő gazdasági társaságra. Ez számviteli és adózási kérdés, amelyet nem érdemes egy útmutatóból átvenni. Tisztázd a könyvelőddel, mi kötelező konkrétan számodra, és melyik fordulónapra.
Felkészülés: a siker fele
A leltár nem a leltárnapon dől el, hanem az azt megelőző napokban. Aki felkészületlenül megy be a hűtőkamrába, kétszer annyi ideig számol, és kétszer annyi hibát vét. Ez a felkészülés spórolja meg a legtöbb időt:
- Rendrakás és selejtezés a raktárban. Ami lejárt vagy megromlott, az előtte kikerül. Csak azt számolod, amit fel is használnál. Egy rendezett polcot töredéknyi idő alatt végigszámolsz.
- A megbontott kiszerelések összevonása. Ugyanabból a fajtából két fél kiszerelésből egy lesz. Ez csökkenti a tételek számát, és egyszerűbbé teszi a becslést.
- Kerüld a szállításokat a fordulónap körül. Úgy időzítsd a leltárnapot, hogy közvetlenül előtte és utána ne jöjjön nagyobb szállítmány. Különben olyan árut számolsz, amely könyvelés szerint még nem is a tiéd, vagy hiányzik valami, amit már felhasználtak.
- Számolólisták tárolóhelyenként. Tárolóhelyenként egy lista, pontosan abban a sorrendben, ahogyan az áru a polcon áll. Így fentről lefelé végigszámolsz, ugrálás nélkül.
- Számoljatok ketten. Az egyik számol és bemondja, a másik ír. Ez gyorsabb és sokkal kevésbé hibás, mintha egy ember váltogatna az áru és a lista között.
Ha a raktárad amúgy is állandó helyek szerint van megszervezve, ezt az előkészítést szinte ajándékba kapod. Hogy hogyan építsd fel úgy a raktárat, hogy a polcok sorrendje egyezzen a lista sorrendjével, azt a vendéglátós raktárkezelésről szóló útmutató írja le.
A leltárnap menete 5 lépésben
Ha az előkészítés megvan, a leltárnap állandó mintát követ. Tartsd magad a sorrendhez, és semmi sem vész el:
- Tárolóhelyről tárolóhelyre, állandó sorrendben. Először a teljes szárazraktár, aztán a hűtőkamra, aztán a fagyasztó, végül az italok és a bár. Sose ugrálj a helyiségek között, különben a végén duplán számolsz, vagy kihagysz egy polcot.
- Számolás és mérés, a megbontott áruval együtt. Az egész kiszereléseket megszámolod, a lédig árut leméred. A megbontott csomagokat rendszerrel becsülöd, például tizedekben: egy harmadáig teli kiszerelés 0,3. Maradj egy logikánál, így a számok hónapról hónapra összevethetők.
- Azonnal írd fel, ne jegyezz meg semmit. Minden szám rögtön a listára kerül, mielőtt a következő polchoz mentek. Aki három tételt akar fejben tartani, a negyediknél elszámolja magát.
- Árak hozzárendelése. Minden tételhez hozzátartozik a nettó beszerzési ár. A mennyiséggel szorozva ez adja a tétel értékét. A pontos értékelési elvek, például ingadozó áraknál, számviteli kérdések, ezeket egyeztesd a könyvelőddel.
- Összesítés és megőrzés. A tételek értékei együtt adják a készlet teljes értékét a fordulónapon. Az aláírt listát megőrzöd. Ez a bizonyítékod, és egyben a következő időszak nyitókészlete.
Leltárív sablon letöltése
Hogy ne a nulláról kelljen kezdened, készítettünk egy leltárív sablont, a vendéglátásra szabva. Excel a digitális számoláshoz és összesítéshez, PDF a nyomtatáshoz és ahhoz, hogy magaddal vidd a hűtőkamrába.
Ingyenes, nincs regisztráció, nem kell e-mail-cím. Mindkét fájlt szabadon átalakíthatod és továbbadhatod az üzleten belül.
Így épül fel a sablon. Minden sor egy tétel, az oszlopok a tárolóhelytől az értékig vezetnek:
| Tárolóhely | Termékcsoport | Tétel | Egység | Mennyiség | Nettó beszerzési ár | Érték |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hűtőkamra | Tejtermék és tojás | Habtejszín 30% | liter | 14 | 1 200 Ft | 16 800 Ft |
| Hűtőkamra | Hús | Marhabélszín | kg | 6,5 | 14 000 Ft | 91 000 Ft |
| Szárazraktár | Szárazáru | BL 80 kenyérliszt | zsák | 4 | 6 500 Ft | 26 000 Ft |
| Fagyasztó | Hal | Lazacfilé | kg | 8 | 8 500 Ft | 68 000 Ft |
Miért tárolóhely szerint, és nem ábécérendben? Mert így úgy számolsz, ahogyan végigmész az üzleten. Végigmész egy helyiségen, aztán a következőn. A termékcsoportra ennek ellenére szükséged van, mert a végén aszerint értékelsz, és veted össze ugyanannak a csoportnak a rendelési mennyiségeivel.
Leltár, food cost és rendelés: az összefüggés
A leltár nem öncél. Azt a két számot adja, amellyel a konyhádat irányítod: a nyitókészletet és a zárókészletet. Ezekből adódik a felhasznált áru értéke, a vendéglátás központi költségmutatója:
A nyitó- és a zárókészlet két leltárból származik. A beszerzések mindaz, amit az időszakban hozzávásároltál. És pontosan itt válik sok üzlet számára nehézkessé a dolog, mert a beszerzések összegét egy halom szállítólevélből és számlából kell összeszedni. Aki rendezetten rendel, és ismeri a rendelési előzményeit, annak ez a szám keresgélés nélkül kéznél van.
A rendelési előzmények mint a beszerzésed emlékezete
A Pelicannal a csapatod közösen gyűjti az igényt egy listán, hanggal vagy gépelve, mindenki a saját nyelvén. A konyhafőnök a képviselő látogatása előtt jóváhagy. Ami utána megmarad, az a rendelési előzmény: mikor, mit és kitől rendeltetek, tartósan visszakereshetően. Ha a csapatod rendeléskor az árakat is rögzíti, a food cost számításhoz szükséges beszerzési összeg közvetlenül kéznél van, ahelyett hogy papírhegyekből kellene összerakni.
Gyűjtsd a rendeléseket, őrizd meg az előzményeket, számolj pontosabban.
A Pelican a szétszórt igényekből kész rendelési listát csinál, és minden beszerzést megőriz. Próbáld ki 30 napig ingyen, új hardver nélkül.
Hozd létre az üzleted, és próbáld ki 30 napig ingyenHogy a rendelési előzményekből hogyan tartod kézben konkrétan a költségeidet, azt a food cost ellenőrzéséről szóló útmutató írja le. Ha pedig azt szeretnéd tudni, hogyan számold ki a nyitó- és zárókészletből a pontos arányt, a food cost kalkulátor segít.
Gyakori kérdések a vendéglátós leltárról
Milyen gyakran kell leltárt készíteni a vendéglátásban?
A kettős könyvvitelt vezető vállalkozások legalább évente egyszer teljes leltárt készítenek, általában az üzleti év végén. Hogy ez a te üzletedre milyen formában vonatkozik, azt a legjobb a könyvelőddel tisztázni. A kötelezettségtől függetlenül megéri havonta vagy negyedévente számolni kontrolling eszközként, mert ez adja a food cost alapját.
Mi tartozik bele a vendéglátós leltárba?
Minden árukészlet, amely a fordulónapon az üzletben van: élelmiszerek a szárazraktárban, a hűtőkamrában és a fagyasztóban, italok a pincében és a bárban, valamint fogyóeszközök, például szalvéta, csomagolóanyag és tisztítószer. A megbontott kiszerelések is beletartoznak, ezeket becsülni kell. Nem tartoznak bele a tárgyi eszközök, például az edények vagy a gépek.
Hogyan értékeljük a megbontott árut a leltárban?
Gyakorlatiasan becsülve, következetesen. Egy harmadáig teli kiszerelés 0,3-ként kerül fel, egy félig teli kanna 0,5-ként. A tökéletes számnál fontosabb, hogy a csapatban mindenki ugyanazzal a logikával becsüljön, így az értékek hónapról hónapra összevethetők maradnak. A pontos értékelésre számviteli és adózási szabályok vonatkoznak, ezeket egyeztesd a könyvelőddel.
Mennyi ideig tart egy leltár az étteremben?
Felkészüléssel és két emberrel egy önálló étteremben a számolás gyakran néhány óra alatt megvan. Felkészülés nélkül, rendetlen raktárral és egyetlen emberrel, aki a számolás és az írás között ugrál, könnyen egy egész nap lesz belőle. A ráfordítás előre dől el, nem a leltárnapon.
Milyen árakkal számoljunk a leltárban?
Általában a nettó beszerzési árakkal, vagyis az áfa nélküli árral, amelyen az árut legutóbb beszerezted. A pontos értékelési elvek és az árváltozások kezelése számviteli kérdés. A részleteket tisztázd a könyvelőddel, hogy a leltárad később egy NAV-ellenőrzésen is megálljon.
A nagy útmutató része: Beszerzés a vendéglátásban. Ott a rendelési folyamat mind a hat állomását egy helyen áttekintheted.