Инвентаризация в ресторане: как провести её без хаоса

Кто обязан проводить инвентаризацию в ресторане?

Короткий ответ: в большинстве стран организации, ведущие бухгалтерский учёт, должны как минимум раз в год проводить полную инвентаризацию, как правило перед составлением годовой отчётности. Это касается большинства ресторанов, гостиниц и других заведений общепита. Инвентаризация — это фактический пересчёт запасов, её результаты сверяются с учётными данными и служат основой для годовой отчётности.

Распространяется ли обязанность на ваше заведение и в каком объёме, зависит от страны, организационно-правовой формы, размера и системы налогообложения. Для индивидуальных предпринимателей и упрощённых режимов налогообложения правила часто иные, чем для компаний с полным бухгалтерским учётом. Это вопрос бухгалтерии и налогов, и брать его из руководства в интернете не стоит. Уточните у своего бухгалтера, что конкретно предписано для вас и на какую дату.

Подготовка: половина успеха

Инвентаризация решается не в день подсчёта, а в дни перед ним. Кто без подготовки идёт в холодильную камеру, считает вдвое дольше и делает вдвое больше ошибок. Больше всего времени экономит такая подготовка:

• Навести порядок на складе и всё лишнее убрать. Всё просроченное или испорченное заранее списывается. Вы считаете только то, что действительно пустили бы в работу. Убранная полка считается в разы быстрее.
• Объединить начатые упаковки. Две половинки одного и того же товара становятся одной упаковкой. Это сокращает число позиций и упрощает оценку.
• Избегать поставок около даты подсчёта. Назначьте день так, чтобы незадолго до и сразу после него не приходило крупных поставок. Иначе вы посчитаете товар, который по документам ещё не ваш, или не досчитаетесь того, что уже израсходовано.
• Подготовить ведомости по местам хранения. Одна ведомость на каждое место хранения, позиции в том же порядке, в каком товар стоит на полках. Тогда вы считаете сверху вниз, не перескакивая.
• Считать вдвоём. Один считает и называет, второй записывает. Это быстрее и намного надёжнее, чем если один человек мечется между товаром и ведомостью.

Если ваш склад и так организован по постоянным местам, эта подготовка достаётся вам почти даром. Как выстроить склад так, чтобы порядок на полках совпадал с порядком в ведомости, описано в руководстве по организации склада в ресторане.

День подсчёта за 5 шагов

Когда подготовка закончена, день подсчёта идёт по постоянной схеме. Придерживайтесь порядка, и ничего не потеряется:

1. Место за местом в постоянном порядке. Сначала полностью сухой склад, затем холодильная камера, затем морозильная камера, затем напитки и бар. Никогда не перескакивайте между помещениями, иначе в итоге посчитаете дважды или забудете полку.
2. Считать и взвешивать, в том числе начатое. Целые упаковки считаются, весовой товар взвешивается. Начатые упаковки оценивайте по системе, например в десятых: упаковка, заполненная на треть, — это 0,3. Придерживайтесь одной логики, тогда цифры можно сравнивать из месяца в месяц.
3. Записывать сразу, ничего не запоминать. Каждая цифра сразу идёт в ведомость, прежде чем вы перейдёте к следующей полке. Кто пытается запомнить три позиции, ошибается на четвёртой.
4. Проставить цены. К каждому товару относится закупочная цена без НДС. Умноженная на количество, она даёт стоимость позиции. Точные правила оценки, например при колебании цен, — вопрос бухгалтерского и налогового учёта, их нужно согласовать с бухгалтером.
5. Подсчитать итог и сохранить. Стоимость всех позиций даёт общую стоимость запасов на дату подсчёта. Подписанная ведомость хранится. Это ваше подтверждение и одновременно начальный остаток для следующего периода.

Инвентаризационная ведомость: шаблон для скачивания

Чтобы вам не начинать с нуля, мы сделали шаблон инвентаризационной ведомости специально для ресторанов. Excel — для подсчёта и расчётов в цифре, PDF — чтобы распечатать и взять с собой в холодильную камеру.

Так устроен шаблон. Каждая строка — одна позиция, столбцы ведут вас от места хранения до стоимости:

Почему сортировка по месту хранения, а не по алфавиту? Потому что так вы считаете, проходя по заведению. Закончили одно помещение — переходите к следующему. Категория всё равно нужна: по ней вы в конце анализируете результат и сравниваете с объёмом заказов в той же категории.

Инвентаризация, фудкост и заказ: как они связаны

Инвентаризация — не самоцель. Она даёт две цифры, которыми вы управляете кухней: начальный и конечный остаток. Из них получается расход продуктов, на котором строится главный показатель затрат в ресторане — фудкост:

Начальный и конечный остаток берутся из двух инвентаризаций. Закупки — это всё, что вы докупили за период. И вот тут многим заведениям становится тяжело, потому что сумму закупок приходится собирать из стопки накладных и счетов. Кто заказывает аккуратно и знает свою историю заказов, имеет эту цифру под рукой без поисков.

История заказов как память ваших закупок

С Pelican ваша команда вместе собирает потребности в одном списке, голосом или текстом, каждый на своём языке. Шеф-повар утверждает список перед визитом представителя. После этого остаётся история заказов: что, когда и у кого было заказано, навсегда и прозрачно. Если команда при заказе вносит и цены, сумма закупок для расчёта фудкоста у вас под рукой, и её не нужно восстанавливать из горы бумаг.

Как с помощью истории заказов взять затраты под контроль, рассказывает руководство Контроль фудкоста. А если вы хотите узнать, как по начальному и конечному остатку рассчитать точный процент, поможет калькулятор себестоимости.

Частые вопросы об инвентаризации в ресторане

Часть большого руководства: Закупки в ресторане. Там вы найдёте обзор всех шести этапов процесса заказа.