Inventario en hostelería: así se hace sin caos

¿Quién tiene que hacer inventario en hostelería?

La respuesta corta: quien lleva contabilidad conforme al Código de Comercio, como una sociedad limitada, tiene que reflejar sus existencias al cierre del ejercicio. Eso afecta a la mayoría de restaurantes, hoteles y negocios de hostelería organizados como sociedad. El inventario es el recuento físico de la mercancía; de él sale el valor de las existencias, que entra en las cuentas anuales.

Si la obligación te afecta y con qué alcance depende de tu forma jurídica, del tamaño y de cómo tributas. Un autónomo en estimación directa simplificada o en módulos tiene obligaciones distintas de las de una sociedad. Es un tema fiscal y contable, y no merece la pena copiarlo de una guía. Aclara con tu gestor o asesor fiscal qué te exige la ley exactamente y en qué fecha.

Preparación: la mitad del éxito

El inventario no se decide el día del recuento, sino en los días anteriores. Quien entra sin preparación en la cámara tarda el doble y comete el doble de errores. Esta preparación es la que más tiempo ahorra:

• Ordenar el almacén y hacer limpieza. Todo lo caducado o estropeado sale antes. Solo cuentas lo que de verdad usarías. Una estantería ordenada se cuenta en una fracción del tiempo.
• Juntar los envases empezados. Dos envases a medias del mismo producto se convierten en uno. Eso reduce el número de líneas y facilita la estimación.
• Evitar entregas alrededor de la fecha. Elige el día del recuento de forma que justo antes y después no llegue nada grande. Si no, cuentas mercancía que contablemente todavía no es tuya, o falta algo que ya se ha gastado.
• Preparar listas por ubicación. Una lista por ubicación, ordenada exactamente como está la mercancía en la estantería. Así cuentas de arriba abajo sin saltar.
• Contar de dos en dos. Uno cuenta y canta, otro apunta. Es más rápido y mucho menos propenso a errores que una persona alternando entre mercancía y lista.

Si tu almacén ya está organizado con ubicaciones fijas, tienes este trabajo previo casi regalado. Cómo montar el almacén para que el orden de la estantería coincida con el de la lista lo explica la guía de gestión del almacén en restaurantes.

El día del recuento en 5 pasos

Hecha la preparación, el día del recuento sigue un patrón fijo. Respeta el orden y no se te escapará nada:

1. Ubicación por ubicación, en un orden fijo. Primero el almacén de secos entero, después la cámara, luego el congelador, después bebidas y barra. Nunca saltes entre espacios, o al final contarás algo dos veces u olvidarás una estantería.
2. Contar y pesar, también lo empezado. Los envases enteros se cuentan, el género suelto se pesa. Los paquetes empezados se estiman con sistema, por ejemplo en décimas: un envase lleno a un tercio es 0,3. Mantén una misma lógica y las cifras serán comparables mes a mes.
3. Anotar al momento, no memorizar. Cada cifra va directa a la lista antes de pasar a la siguiente estantería. Quien intenta recordar tres líneas se equivoca en la cuarta.
4. Asignar precios. Cada artículo lleva su precio de compra sin IVA. Multiplicado por la cantidad da el valor de la línea. Los criterios exactos de valoración, por ejemplo con precios que oscilan, son una cuestión fiscal que conviene acordar con tu gestor.
5. Sumar y archivar. La suma de todas las líneas da el valor total de las existencias en la fecha del inventario. La lista firmada se guarda. Es tu justificante y, a la vez, las existencias iniciales del siguiente periodo.

Plantilla de inventario para descargar

Para que no empieces de cero, hemos preparado una lista de inventario como plantilla, pensada para hostelería. Excel para contar y calcular en digital, PDF para imprimir y llevar a la cámara.

Así está montada la plantilla. Cada fila es una línea, y las columnas te llevan de la ubicación al valor:

¿Por qué ordenar por ubicación y no por orden alfabético? Porque así cuentas tal como recorres el local. Terminas un espacio y pasas al siguiente. La categoría la necesitas igualmente, porque al final analizas por ella y la comparas con lo pedido en esa misma categoría.

Inventario, coste de materia prima y pedidos: cómo se relacionan

El inventario no es un fin en sí mismo. Te da las dos cifras con las que diriges tu cocina: las existencias iniciales y las existencias finales. De ellas sale el coste de materia prima, la cifra clave de costes en hostelería:

Las existencias iniciales y finales salen de dos inventarios. Las compras son todo lo que has comprado en el periodo. Y justo aquí se atasca mucho negocio, porque la suma de compras hay que reconstruirla a partir de un montón de albaranes y facturas. Quien pide con orden y conoce su historial de pedidos tiene esa cifra a mano sin buscar.

El historial de pedidos como memoria de tus compras

Con Pelican tu equipo reúne las necesidades en una lista compartida, por voz o escribiendo, cada uno en su idioma. El jefe de cocina aprueba antes de la visita del representante. Lo que queda después es el historial de pedidos: qué se pidió, cuándo y a quién, siempre consultable. Si tu equipo anota también los precios al pedir, tienes la suma de compras para el cálculo del coste de materia prima directamente a mano, en lugar de reconstruirla entre montañas de papel.

Cómo controlar tus costes a partir del historial de pedidos lo explica la guía controlar el coste de materia prima. Y si quieres saber cómo calcular el porcentaje exacto a partir de existencias iniciales y finales, te ayuda la calculadora de costo de alimentos.

Preguntas frecuentes sobre el inventario en hostelería

Forma parte de la guía completa: Compras en hostelería. Allí encontrarás las seis etapas del proceso de compra de un vistazo.