Inventura u ugostiteljstvu: kako je provesti bez kaosa

Tko u ugostiteljstvu mora raditi inventuru?

Kratak odgovor: tko vodi poslovne knjige kao poduzetnik, na kraju poslovne godine mora provesti potpuni popis imovine, a u njega spadaju i zalihe. To se odnosi na većinu restorana, hotela i ugostiteljskih objekata organiziranih kao trgovačko društvo, primjerice d.o.o. ili j.d.o.o. Inventura je fizički popis stanja, iz nje nastaje popisna lista, a ona je temelj za godišnje financijske izvještaje.

Vrijedi li ta obveza za tvoj objekt i u kojem opsegu, ovisi o pravnom obliku, veličini i načinu oporezivanja. Za obrtnike, a posebno za paušaliste, vrijede drugačija pravila nego za trgovačka društva. To je računovodstvena tema i ne isplati se preuzimati je iz vodiča. Provjeri sa svojim knjigovođom što je za tebe konkretno propisano i na koji dan.

Priprema: pola uspjeha

Inventura se ne odlučuje na dan popisa, nego u danima prije. Tko nepripremljen uđe u hladnjaču, broji dvostruko dulje i radi dvostruko više grešaka. Ova priprema štedi najviše vremena:

• Pospremi i očisti skladište. Sve što je isteklo ili pokvareno izlazi prije popisa. Brojiš samo ono što bi i upotrijebio. Uredna polica broji se u djeliću vremena.
• Spoji načeta pakiranja. Dva napola puna pakiranja iste vrste postaju jedno. To smanjuje broj stavki i olakšava procjenu.
• Izbjegavaj dostave oko dana popisa. Odaberi dan brojanja tako da neposredno prije i poslije ne stiže ništa veće. Inače brojiš robu koja knjigovodstveno još nije tvoja ili nedostaje nešto što je već potrošeno.
• Pripremi popisne liste po mjestima skladištenja. Jedna lista po mjestu, sortirana točno redoslijedom kojim roba stoji na polici. Tada brojiš od vrha prema dnu, bez skakanja.
• Brojite u paru. Jedan broji i diktira, drugi piše. To je brže i znatno manje sklono greškama nego kad jedna osoba skače između robe i liste.

Ako ti je skladište ionako organizirano po stalnim mjestima, ovaj pripremni posao gotovo je besplatan. Kako urediti skladište tako da redoslijed na polici odgovara redoslijedu na listi, piše u vodiču o upravljanju skladištem u ugostiteljstvu.

Dan popisa u 5 koraka

Kad je priprema gotova, dan popisa slijedi stalan obrazac. Drži se redoslijeda i ništa se neće izgubiti:

1. Mjesto po mjesto, stalnim redoslijedom. Najprije cijelo skladište suhe robe, zatim hladnjača, pa zamrzivač, pa pića i šank. Nikad ne skači između prostorija, inače na kraju brojiš dvaput ili zaboraviš policu.
2. Brojati i vagati, i načeta pakiranja. Cijela pakiranja se broje, rinfuza se važe. Načeta pakiranja procjenjuješ sustavno, primjerice u desetinkama: pakiranje puno do trećine je 0,3. Drži se jedne logike, tada su brojke usporedive kroz mjesece.
3. Odmah zapiši, ništa ne pamti. Svaki broj ide izravno na listu prije nego što prijeđete na sljedeću policu. Tko želi zapamtiti tri stavke, pogriješi kod četvrte.
4. Dodijeli cijene. Uz svaki artikl ide neto nabavna cijena. Pomnožena s količinom daje vrijednost stavke. Točna pravila vrednovanja, primjerice kod promjenjivih cijena, računovodstvena su tema i treba ih dogovoriti s knjigovođom.
5. Zbroji i arhiviraj. Zbroj svih stavki daje ukupnu vrijednost zaliha na dan popisa. Potpisana lista se čuva. Ona je tvoj dokaz i ujedno početno stanje za sljedeće razdoblje.

Inventurna lista kao predložak za preuzimanje

Da ne počinješ od nule, napravili smo inventurnu listu kao predložak, prilagođen ugostiteljstvu. Excel za digitalno brojanje i računanje, PDF za ispis i nošenje u hladnjaču.

Ovako je predložak složen. Svaki redak je jedna stavka, a stupci te vode od mjesta skladištenja do vrijednosti:

Zašto sortirano po mjestu skladištenja, a ne abecedno? Zato što brojiš onako kako prolaziš kroz objekt. Obradiš jednu prostoriju, pa sljedeću. Kategorija ti ipak treba, jer po njoj na kraju analiziraš i uspoređuješ s narudžbama iste kategorije.

Inventura, trošak namirnica i narudžbe: kako su povezani

Inventura nije sama sebi svrha. Daje dvije brojke s kojima upravljaš kuhinjom: početnu i završnu zalihu. Iz njih proizlazi trošak namirnica, ključni pokazatelj troškova u ugostiteljstvu:

Početna i završna zaliha dolaze iz dviju inventura. Nabava je sve što si u razdoblju dokupio. I upravo tu mnogim objektima zapinje, jer se zbroj nabave mora skupljati iz hrpe otpremnica i računa. Tko uredno naručuje i poznaje povijest narudžbi, tu brojku ima pri ruci bez traženja.

Povijest narudžbi kao memorija tvoje nabave

S Pelicanom tvoj tim zajedno skuplja potrebe na jednoj listi, glasom ili tipkanjem, svatko na svom jeziku. Šef kuhinje odobrava prije posjeta predstavnika. Ono što ostaje je povijest narudžbi: kada je što naručeno i kod koga, trajno i provjerljivo. Ako tvoj tim pri naručivanju upisuje i cijene, zbroj nabave za izračun troška namirnica imaš izravno pri ruci, umjesto da ga rekonstruiraš iz hrpa papira.

Kako iz povijesti narudžbi konkretno staviti troškove pod kontrolu, piše u vodiču o kontroli troška namirnica. A ako želiš znati kako iz početne i završne zalihe izračunati točan postotak, pomoći će ti kalkulator troška namirnica.

Česta pitanja o inventuri u ugostiteljstvu

Dio velikog vodiča: Nabava u ugostiteljstvu. Ondje su svih šest koraka procesa naručivanja na jednom mjestu.