Popis robe u ugostiteljstvu: kako ga uraditi bez haosa

Ko u ugostiteljstvu mora raditi popis?

Kratak odgovor: ko vodi poslovne knjige, po pravilu mora na kraju poslovne godine uraditi potpun popis imovine, a time i zaliha robe. To se odnosi na većinu restorana, hotela i ugostiteljskih firmi. Popis je fizičko prebrojavanje zaliha, iz njega nastaje stanje koje ulazi u godišnje finansijske izvještaje.

Da li i u kojem obimu obaveza važi za vaš objekat, zavisi od pravnog oblika, veličine i načina vođenja knjiga. U Bosni i Hercegovini računovodstvo je uređeno propisima na nivou entiteta i Brčko distrikta, a za obrtnike s jednostavnim knjigovodstvom pravila mogu biti drugačija nego za društva. To je računovodstvena tema i ne isplati se preuzimati je iz vodiča. Sa svojim knjigovođom provjerite šta je za vas konkretno propisano i s kojim datumom.

Priprema: pola uspjeha

Popis se ne odlučuje na dan brojanja, nego u danima prije. Ko nepripremljen uđe u hladnjaču, broji duplo duže i pravi duplo više grešaka. Ova priprema štedi najviše vremena:

• Uredite i očistite skladište. Sve što je isteklo ili pokvareno izbacite prije. Brojite samo ono što biste i upotrijebili. Uredna polica se prebroji u djeliću vremena.
• Spojite načeta pakovanja. Dva polupuna pakovanja iste vrste postaju jedno. To smanjuje broj stavki i olakšava procjenu.
• Izbjegavajte isporuke oko dana popisa. Odredite dan brojanja tako da neposredno prije i poslije ne stiže ništa veće. Inače brojite robu koja knjigovodstveno još nije vaša ili fali nešto što je već potrošeno.
• Pripremite liste za popis po lokacijama. Jedna lista po lokaciji, sortirana tačno onim redom kojim roba stoji na polici. Tada brojite od vrha do dna, bez skakanja.
• Brojite u dvoje. Jedan broji i diktira, drugi piše. To je brže i znatno manje podložno greškama nego kad jedna osoba skače između robe i liste. U većim firmama to je često popisna komisija.

Ako je vaše skladište ionako organizovano po stalnim mjestima, ovaj pripremni posao dobijate gotovo besplatno. Kako postaviti skladište tako da redoslijed na polici odgovara redoslijedu na listi, piše u vodiču o upravljanju skladištem u restoranu.

Tok na dan popisa u 5 koraka

Kad je priprema gotova, dan popisa prati stalni obrazac. Držite se redoslijeda i ništa neće promaknuti:

1. Lokacija po lokacija, stalnim redoslijedom. Prvo cijelo skladište suhe robe, zatim hladnjača, pa zamrzivač, pa pića i šank. Nikad ne skačite između prostorija, inače na kraju brojite duplo ili zaboravite policu.
2. Brojite i vagajte, i načeta pakovanja. Cijela pakovanja se broje, rinfuzna roba se vaga. Načeta pakovanja procjenjujete po sistemu, na primjer u desetinama: pakovanje puno do trećine je 0,3. Ostanite pri jednoj logici, tada su brojke uporedive iz mjeseca u mjesec.
3. Odmah zapišite, ništa ne pamtite. Svaki broj ide direktno na listu prije nego što pređete na sljedeću policu. Ko želi zapamtiti tri stavke, kod četvrte se zabroji.
4. Dodijelite cijene. Uz svaki artikal ide neto nabavna cijena. Pomnožena s količinom daje vrijednost stavke. Tačna pravila vrednovanja, na primjer kod promjenjivih cijena, računovodstvena su tema i treba ih dogovoriti s knjigovođom.
5. Saberite i arhivirajte. Sve vrijednosti stavki daju ukupnu vrijednost zaliha na dan popisa. Potpisana lista se čuva. Ona je vaš dokaz i istovremeno početna zaliha za sljedeći period.

Lista za popis kao šablon za preuzimanje

Da ne počinjete od nule, napravili smo listu za popis kao šablon, prilagođen ugostiteljstvu. Excel za digitalno brojanje i računanje, PDF za štampanje i nošenje u hladnjaču.

Ovako je šablon napravljen. Svaki red je jedna stavka, a kolone vas vode od lokacije do vrijednosti:

Zašto sortirati po lokaciji, a ne abecedno? Zato što tako brojite dok idete kroz objekat. Završite jednu prostoriju, pa sljedeću. Kategorija vam ipak treba, jer po njoj na kraju analizirate i poredite s obimom narudžbi iste grupe.

Popis, troškovi namirnica i narudžba: veza

Popis nije sam sebi svrha. Daje vam dva broja s kojima upravljate kuhinjom: početnu i krajnju zalihu. Iz njih proizlaze troškovi namirnica, ključni pokazatelj troškova u ugostiteljstvu:

Početna i krajnja zaliha dolaze iz dva popisa. Nabavka je sve što ste u tom periodu dokupili. I upravo tu mnogim objektima zapinje, jer se iznos nabavke mora skupljati iz gomile otpremnica i faktura. Ko uredno naručuje i poznaje historiju narudžbi, taj broj ima pri ruci bez traženja.

Historija narudžbi kao pamćenje vaše nabavke

S Pelicanom vaš tim zajedno skuplja potrebe na jednoj listi, glasom ili kucanjem, svako na svom jeziku. Šef kuhinje odobrava prije posjete predstavnika. Ono što ostaje poslije je historija narudžbi: šta je, kada i kod koga naručeno, trajno provjerljivo. Ako vaš tim pri naručivanju unosi i cijene, iznos nabavke za izračun troškova namirnica imate direktno pri ruci, umjesto da ga rekonstruišete iz gomile papira.

Kako iz historije narudžbi konkretno staviti troškove pod kontrolu, piše u vodiču kontrola troškova namirnica. A ako želite znati kako iz početne i krajnje zalihe izračunati tačan procenat, pomoći će vam kalkulator troškova namirnica.

Česta pitanja o popisu u ugostiteljstvu

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.