PelicanХто в ресторанному бізнесі зобов’язаний проводити інвентаризацію?
Коротка відповідь: підприємства, які ведуть бухгалтерський облік і складають фінансову звітність, повинні проводити інвентаризацію, обов’язково – перед складанням річної звітності. В Україні це передбачає Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а порядок проведення визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань Мінфіну. Інвентаризація – це фізичний підрахунок запасів, результати якого оформлюють в інвентаризаційних описах і які лягають в основу річної звітності.
Чи стосується цей обов’язок вашого закладу і в якому обсязі, залежить від організаційно-правової форми, розміру й системи оподаткування. Для ФОП на спрощеній системі діють інші правила, ніж для ТОВ, що веде повний бухгалтерський облік. Це питання податкове й бухгалтерське, і переносити його з посібника не варто. Уточніть у свого бухгалтера, що саме обов’язкове для вас і на яку дату.
Підготовка: половина успіху
Інвентаризація вирішується не в день підрахунку, а в дні перед ним. Хто заходить у холодильну камеру непідготовленим, рахує вдвічі довше й помиляється вдвічі частіше. Ось підготовка, яка заощаджує найбільше часу:
- Прибрати й розчистити склад. Усе прострочене чи зіпсоване виносять заздалегідь. Рахуйте лише те, що ви справді використали б. Упорядковану полицю рахують у рази швидше.
- Об’єднати відкриті упаковки. Дві напівпорожні тари одного товару стають однією. Це зменшує кількість позицій і спрощує оцінку.
- Уникати поставок біля дати інвентаризації. Призначте день підрахунку так, щоб безпосередньо до і після нього не було великих поставок. Інакше ви порахуєте товар, який за документами вам ще не належить, або бракуватиме того, що вже використано.
- Підготувати списки за місцями зберігання. Один список на кожне місце зберігання, відсортований точно в тому порядку, у якому товар стоїть на полицях. Тоді ви рахуєте згори донизу, не перестрибуючи.
- Рахувати вдвох. Один рахує й диктує, другий записує. Це швидше й значно менш схильне до помилок, ніж коли одна людина бігає між товаром і списком.
Якщо ваш склад і так організовано за постійними місцями, ця підготовка у вас майже готова. Як побудувати склад так, щоб порядок на полиці збігався з порядком у списку, читайте в посібнику про складський облік у ресторані.
День інвентаризації за 5 кроків
Коли підготовку завершено, день підрахунку йде за чітким шаблоном. Дотримуйтеся порядку, і нічого не загубиться:
- Місце за місцем у постійному порядку. Спочатку повністю сухий склад, потім холодильна камера, потім морозильна, потім напої та бар. Ніколи не перестрибуйте між приміщеннями, інакше зрештою щось порахуєте двічі або забудете цілу полицю.
- Рахувати й зважувати, зокрема відкриті упаковки. Цілі упаковки рахують, ваговий товар зважують. Відкриті упаковки оцінюйте за системою, наприклад у десятих частках: тара, заповнена на третину, – це 0,3. Тримайтеся однієї логіки, тоді цифри можна порівнювати з місяця в місяць.
- Одразу записувати, нічого не запам’ятовувати. Кожна цифра одразу потрапляє в список, перш ніж ви перейдете до наступної полиці. Хто намагається запам’ятати три позиції, помиляється на четвертій.
- Проставити ціни. Для кожного товару потрібна закупівельна ціна (для платників ПДВ – без ПДВ). Помножена на кількість, вона дає вартість позиції. Точні правила оцінки, наприклад за коливання цін, – питання бухгалтерського обліку, і їх варто погодити з бухгалтером.
- Підсумувати й зберегти. Вартості всіх позицій дають загальну вартість запасів на дату інвентаризації. Підписаний список зберігають. Це ваше підтвердження і водночас початковий залишок на наступний період.
Інвентаризаційний опис: шаблон для завантаження
Щоб вам не починати з нуля, ми підготували шаблон інвентаризаційного опису, створений спеціально для ресторанів. Excel – для цифрового підрахунку й розрахунків, PDF – щоб роздрукувати й узяти з собою в холодильну камеру.
Безкоштовно, без реєстрації, без електронної пошти. Обидва файли можна змінювати й передавати колегам у закладі.
Ось як побудовано шаблон. Кожен рядок – це позиція, а стовпці ведуть вас від місця зберігання до вартості:
| Місце зберігання | Категорія | Товар | Одиниця | Кількість | Закупівельна ціна | Вартість |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Холодильна камера | Молочні продукти та яйця | Вершки 33 % | л | 14 | 145,00 грн | 2 030,00 грн |
| Холодильна камера | М’ясо | Яловича вирізка | кг | 6,5 | 640,00 грн | 4 160,00 грн |
| Сухий склад | Бакалія | Борошно пшеничне першого ґатунку | мішок | 4 | 520,00 грн | 2 080,00 грн |
| Морозильна камера | Риба | Філе лосося | кг | 8 | 720,00 грн | 5 760,00 грн |
Чому сортування за місцем зберігання, а не за абеткою? Бо так ви рахуєте, проходячи закладом. Ви завершуєте одне приміщення, потім наступне. Категорія однаково потрібна, бо за нею ви наприкінці аналізуєте результати й порівнюєте з обсягом замовлень тієї самої групи.
Інвентаризація, фудкост і замовлення: як це пов’язано
Інвентаризація – не самоціль. Вона дає два числа, якими ви керуєте кухнею: початковий і кінцевий залишок. З них випливає фудкост – ключовий показник витрат у ресторанному бізнесі:
Початковий і кінцевий залишки дають дві інвентаризації. Закупівлі – це все, що ви докупили за період. І саме тут багатьом закладам стає важко, бо суму закупівель доводиться збирати зі стосу накладних і рахунків. Хто чітко замовляє і має історію замовлень, натомість має це число під рукою без пошуків.
Історія замовлень як пам’ять ваших закупівель
З Pelican ваша команда разом збирає потреби в одному списку, голосом або текстом, кожен своєю мовою. Шеф-кухар затверджує список перед візитом представника. Те, що залишається потім, – історія замовлень: коли, що і в кого замовили, з можливістю перевірити будь-коли. Якщо команда під час замовлення вносить і ціни, сума закупівель для розрахунку фудкосту у вас одразу під рукою, а не відновлюється з гір паперу.
Збирайте замовлення, зберігайте історію, рахуйте точніше.
Pelican перетворює розрізнені потреби на готовий список замовлень і фіксує кожну закупівлю. 30 днів безкоштовно, без нового обладнання.
Створити заклад і спробувати 30 днів безкоштовноЯк з історії замовлень практично взяти витрати під контроль, читайте в посібнику Контроль фудкосту. А якщо хочете знати, як із початкового й кінцевого залишку розрахувати точний відсоток, допоможе калькулятор фудкосту.
Поширені запитання про інвентаризацію в ресторані
Як часто ресторан має проводити інвентаризацію?
Підприємства, які ведуть бухгалтерський облік, проводять повну інвентаризацію щонайменше раз на рік, обов’язково перед складанням річної фінансової звітності. Чи і в якій формі це стосується вашого закладу, найкраще уточнити в бухгалтера. Незалежно від обов’язку, щомісячний або щоквартальний підрахунок окупається як інструмент контролю, бо дає основу для розрахунку фудкосту.
Що входить до інвентаризації в ресторані?
Усі товарні запаси, що є в закладі на дату інвентаризації: продукти на сухому складі, у холодильній і морозильній камерах, напої в підвалі й барі, а також витратні матеріали – серветки, пакування, мийні засоби. Відкриті упаковки теж входять і оцінюються приблизно. Не входять основні засоби, як-от посуд чи обладнання.
Як оцінювати відкриті упаковки під час інвентаризації?
Прагматично оцінювати й залишатися послідовними. Тару, заповнену на третину, записують як 0,3, напівповну каністру – як 0,5. Важливіше за ідеальну цифру те, щоб уся команда оцінювала за однією логікою, тоді значення можна порівнювати з місяця в місяць. Для точної оцінки діють правила бухгалтерського обліку, які варто погодити з бухгалтером.
Скільки триває інвентаризація в ресторані?
Із підготовкою і двома людьми підрахунок в окремому закладі часто займає лише кілька годин. Без підготовки, з неприбраним складом і однією людиною, яка бігає між підрахунком і записом, легко виходить цілий день. Обсяг роботи вирішується заздалегідь, а не в день інвентаризації.
Які ціни брати для інвентаризації?
Зазвичай беруть закупівельні ціни, за якими ви востаннє отримали товар, для платників ПДВ – без ПДВ. Точні правила оцінки і те, як враховувати коливання цін, – питання бухгалтерського обліку. Уточніть подробиці в бухгалтера, щоб ваша інвентаризація згодом витримала й податкову перевірку.
Частина великого посібника: Закупівлі в ресторані. Там ви знайдете огляд усіх шести етапів процесу замовлення.