PelicanЧому хаос на складі коштує так дорого
Складське господарство в ресторані здається темою для спокійних днів. Але платять за нього щодня, і зазвичай ніхто цього не записує. Три сцени, які знає майже кожен:
- Ящик за ящиком. Під час прибирання в понеділок за свіжою коробкою знаходиться ще одна. Відкрита, тритижнева, кришка вже волога. Вона летить у смітник. Це були не кухонні відходи, це були гроші, за які хтось оплатив рахунок.
- Замовили двічі. Су-шеф повідомляє про масло, кондитер повідомляє про масло, і ніхто не знає про іншого. У четвер у холодильній камері 20 кілограмів, вони займають місце й заморожують гроші, які того ж тижня знадобилися б на рибу.
- У п’ятницю ввечері закінчилися вершки. Повна посадка, і саме товар, який ви витрачаєте щодня, скінчився. Хтось їде до магазину, платить роздрібну ціну, а кухня пів години працює на резерві. Справжня шкода – це нерви команди.
Схема завжди однакова. Проблема не в товарі, а у відсутності порядку. Хто не бачить, що є в наявності, замовляє або забагато, або замало.
Основа: постійні місця й чітке маркування
Перш ніж думати про програми, розв’яжіть проблему фізично. Кожна категорія товарів отримує постійне місце, і воно не змінюється. Сухий склад, холодильну й морозильну камери ділять на зони: молочні продукти тут, овочі там, м’ясо й риба окремо, консерви й бакалія – на власних рядах стелажів.
До цього належать три правила, які в щоденній роботі все змінюють:
- Маркуйте місця, а не лише товар. Етикетка на полиці підказує кожному новому колезі, що де має лежати. А порожнє місце на підписаній полиці помітне. Порожнє місце на хаотичній полиці – невидиме.
- Дата відкриття на упаковці. Кожна відкрита упаковка отримує етикетку з датою. Це займає п’ять секунд і завершує будь-яку суперечку про те, чи вершки з вівторка, чи з минулого тижня. Надрукований термін придатності стосується закритої упаковки, після відкриття діє ваша дата.
- Той самий порядок, що й у бланку замовлення. Це трюк, який більшість не помічає. Якщо ваш склад відсортовано так само, як ваш бланк замовлення, обхід перетворюється на проходження згори донизу. Жодних стрибків, жодних пошуків, нічого не забуто. Із двадцяти хвилин стає п’ять.
FIFO: першим прийшов – першим пішов
FIFO – найважливіший принцип складського обліку, і пояснюється він одним реченням: що першим надійшло, те першим і витрачається. Щойно доставлений товар під час розкладання ставлять назад або вниз, старіший пересувається вперед і береться першим.
Уся справа у виконанні. FIFO провалюється не через незнання, а в момент доставки. Коли водій о десятій ставить палети, а всі зайняті мізанпласом, хтось швиденько ставить нові ящики спереду. Саме тут і виникає псування, через три тижні й у самому кінці полиці.
Тому розкладання доручають одній людині, у якої є на це час, і поєднують його з контролем приймання. Під час розкладання ви однаково перевіряєте:
- Кількість проти накладної. Чи відповідає вміст тому, що написано? Претензії приймають лише одразу, а не ввечері.
- Якість. Температура охолодженої продукції, стан ящиків, свіжість овочів і фруктів.
- Термін придатності. Якщо залишковий термін коротший за час, за який ви використовуєте товар, його повертають. Йогурт, якому лишилося чотири дні, вам не допоможе.
Хто однаково тримає в руках накладну і ящик, не втрачає на правильному розкладанні жодної хвилини. Хто розділяє ці дії, робить роботу двічі.
Мінімальні запаси замість стресу з підрахунками
Найпоширеніша помилка складського обліку на кухні – намагатися порахувати все. Жодна команда цього не витримає. Через два тижні список ніхто не заповнює, а цифри стають ще неправильнішими, ніж були.
Практичний варіант – прості мінімальні позначки для ключових товарів. Не для 400 позицій, а для 20–30 товарів, які йдуть щодня і без яких нічого не працює. Правило навмисно грубе:
- Менше двох ящиків томатів – дозамовити.
- Відкрито останній мішок борошна – дозамовити.
- Менше п’яти літрів олії – дозамовити.
Наклейте позначку просто на полицю, тоді нікому не доведеться вгадувати. Під час щоденного обходу ви вирішуєте поглядом, а не розрахунком. Це не облік запасів, а візуальний контроль, і для закладу без центрального складу його майже завжди достатньо.
Обхід для замовлення: де склад зустрічається із замовленням
Тут усе пов’язано. Момент, коли ви стоїте на складі й бачите прогалину, – єдиний момент, коли ви справді знаєте потребу. Через дві години в офісі половина цього вже забудеться.
Класичний процес саботує саме це. Шеф-кухар проходить холодильною камерою з папірцем, пише змерзлими пальцями, вішає папірець на двері, су-шеф дописує три позиції, ще хтось теж, а ввечері хтось усе передруковує. Половина кількостей при цьому губиться, а записка колеги, який писав італійською, перетворюється на загадку.
Саме цю частину цифровізує Pelican. Ви проходите складом і наговорюєте, чого бракує, просто в телефон. «Двадцять кілограмів томатів на гілці». Далі до наступної полиці. Без папірця, без передруковування.
- Записувати може кожен у команді, своєю мовою. Томати, pomodoro і tomatoes потрапляють до списку одним записом. Колега з кондитерського цеху сам повідомляє про свою потребу, а не гукає її через усю кухню.
- Список сортується за категоріями. Те, що ви наговорили впереміш, наприкінці стоїть упорядковано. Відповідно до категорій, за якими побудовано й ваш склад.
- Затвердження перед візитом представника. Коли о 14:00 у дверях стоїть представник, ви один раз переглядаєте список і затверджуєте його. Він готовий, бо складався мимохідь протягом усього дня.
- Історія замовлень зберігається. Що, коли і в кого замовили, згодом можна простежити. Це допомагає планувати кількості наступного місяця, а власнику – бачити витрати.
І щоб залишатися чесними: Pelican не веде облік запасів. Він не замінює програму складського обліку й не знає, скільки борошна стоїть на вашому сухому складі. Він перетворює обхід складу на готовий список замовлень. А це саме та частина, яка болить щодня.
Від обходу складу одразу до готового списку замовлень.
Pelican збирає потреби вашої кухні автоматично відсортованими, будь-якою мовою, без зусиль на ведення даних. Працює на телефонах, які у вас уже є. 30 днів безкоштовно.
Створити заклад і спробувати 30 днів безкоштовноЧек-лист порядку на складі
Роздрукуйте й повісьте біля холодильної камери. Якщо ви можете відмітити всі пункти, ваше складське господарство під контролем, і ви не витратили ані гривні на програми.
- Кожна категорія товарів має постійне місце на сухому складі, у холодильній і морозильній камерах.
- Підписано місця, а не лише товар.
- Порядок на складі відповідає порядку у вашому бланку замовлення.
- Новий товар щоразу ставлять за старим за принципом FIFO.
- Приймання перевіряють під час розкладання: кількість, якість і термін придатності проти накладної.
- Кожна відкрита упаковка має етикетку з датою.
- Для 20–30 ключових товарів на полицях є мінімальні позначки.
- Один постійний обхід на день, завжди в той самий час, завжди тим самим маршрутом.
- Потребу фіксують одразу під час обходу, а не згодом по пам’яті.
- Раз на тиждень – розчищення: перевірити відкриті упаковки, спланувати використання залишків, прибрати зайве.
Поширені запитання про складський облік у ресторані
Як найкраще організувати склад у ресторані?
За допомогою трьох речей: кожна категорія товарів отримує постійне підписане місце. Новий товар ставлять за старим за принципом FIFO. І раз на день хтось робить короткий обхід сухого складу, холодильної та морозильної камер і одразу фіксує, що треба дозамовити. Розташуйте місця зберігання в тому самому порядку, що й ваш бланк замовлення, тоді обхід стане значно швидшим.
Що означає FIFO на кухні?
FIFO розшифровується як First in, first out – першим прийшов, першим пішов. Що доставили першим, те першим і використовують. На практиці це означає: новий товар під час розкладання ставлять назад або вниз, старіший пересувається вперед і береться першим. Так нічого непомітно не псується, поки спереду стоїть свіжий ящик. Для відкритих упаковок допомагає етикетка з датою, щоб кожен у команді бачив, яку упаковку брати.
Чи потрібна моєму ресторану програма складського обліку?
У більшості окремих закладів – ні. Програма складського обліку правильно веде запаси, лише якщо кожне надходження і кожне списання проводять у системі. Саме цього під час сервісу майже не буває. Цікавою така система стає за кількох точок, центрального складу чи стандартизованих техкарт. До того порядок на складі й чіткий процес замовлення дають більше, причому одразу. Детальне зважування – у посібнику про систему обліку для ресторану.
Як часто варто перевіряти склад?
Візуальний контроль – щодня під час обходу, це займає кілька хвилин. Ретельніше – у дні перед замовленням або перед візитом представника, щоб кількості були правильні. Повну інвентаризацію з оцінкою більшість закладів проводять щомісяця, деякі – щокварталу. Розчищення й перевірка відкритих упаковок мають бути закріплені в графіку раз на тиждень.
Як Pelican допомагає зі складським обліком?
Чесно кажучи, не з обліком запасів. Pelican не знає, скільки ящиків стоїть у вашій холодильній камері. Pelican допомагає під час обходу для замовлення: хто проходить складом, наговорює потребу просто в телефон, своєю мовою. Усе потрапляє до спільного списку, відсортованого за категоріями, який шеф-кухар затверджує перед візитом представника. Історія замовлень згодом показує, коли, що і в кого замовили.
Частина великого посібника: Закупівлі в ресторані. Там ви знайдете огляд усіх шести етапів процесу замовлення.