Система обліку для ресторану: що справді потрібно невеликим закладам

Що означає товарний облік у ресторані

Товарний облік звучить як програма. Але насамперед ідеться про ланцюжок, який існує в кожному закладі, із системою чи без неї. Він має шість ланок:

Помаранчевим позначено те, що покриває Pelican. Під час приймання товари відмічають, але запаси не проводять. Для аналізу історія замовлень дає кількості й витрати, але не калькуляцію техкарт. Класична система товарного обліку покриває всі шість ланок – якщо її ведуть.

Система товарного обліку – це спроба відобразити весь цей ланцюжок в одній програмі й будь-коли мати з неї відповіді. Вирішальне питання для вашого закладу не в тому, чи існує ланцюжок. Він існує. Питання в тому, яку його частину ви хочете вести в цифровому вигляді і яку ціну готові за це платити робочим часом.

Що вміє класична система товарного обліку

Повноцінна програма товарного обліку для ресторану вміє чимало, і цілком заслужено:

• Облік запасів у реальному часі. Теоретично система будь-коли знає, скільки яловичої вирізки є в закладі, бо кожне надходження і кожне списання проводять у ній.
• Техкарти й калькуляція. Кожна страва прив’язана до внесених інгредієнтів із кількостями й цінами. Якщо дорожчає масло, ви одразу бачите, які страви стають дорожчими і де зникає ваша маржа.
• Інтеграції з касою та постачальниками. Продаж страви на касі списує інгредієнти із запасу. Замовлення електронно надходять до дистриб’ютора, прайс-листи автоматично повертаються.
• Автоматичні пропозиції замовлень. З мінімального запасу, витрати за попередні тижні й терміну доставки система розраховує, що треба дозамовити.
• Підтримка інвентаризації. Списки для підрахунку, порівняння плану з фактом і розрахунок втрат система формує сама.

Це не маркетинг, це працює. Якщо дані правильні.

Підводний камінь: ведення даних

Система товарного обліку рівно настільки добра, наскільки добрі її дані. І кожна з цих функцій передбачає, що хтось її наповнює:

• Кожне надходження треба провести, навіть два ящики салату, які представник привіз в обід.
• Кожну техкарту треба створити й підтримувати, навіть якщо су-шеф сьогодні спонтанно працює з лисичками замість печериць.
• Кожне списання треба зафіксувати, навіть вершки, які стажер о 19:00 у запалі бере з холодильної камери.
• Кожну зміну ціни треба внести, інакше система калькулює за цифрами позаминулої осені.

На кухні з п’ятьма людьми й повною посадкою саме цього й не відбувається. Не через лінощі, а тому, що між обіднім і вечірнім сервісом ні в кого немає часу заповнювати форми. Результат знає майже кожен, хто пробував: дорога система, запаси, що відстають на тижні, і команда, яка більше не довіряє цифрам. Зрештою хтось знову рахує в холодильній камері вручну, а програма – це ліцензія, за яку й далі списують абонплату.

Прагматичний початок: спершу взяти під контроль процес замовлень

Усім іншим варто чесно подивитися, де насправді болить у щоденній роботі. А болить майже ніколи не через складські запаси. Болить під час замовлення:

• Товар забули, бо ніхто його не записав. У п’ятницю ввечері немає вершків.
• Подвійні замовлення, бо двоє незалежно одне від одного повідомили про те саме.
• Папірці на трьох різних дверях, нерозбірливі, без кількостей.
• Шеф-кухар увечері все передруковує.
• Після замовлення списку вже немає. Що, коли, у кого і за якою ціною замовили, потім ніхто не знає.

За грубою оцінкою, тут зосереджено добрих 80 відсотків щоденних неприємностей, і жоден із цих пунктів не потребує обліку запасів. Потрібен лише спільний список, у який можуть писати всі, і пам’ять.

Саме цю частину цифровізує Pelican, і нікому не треба нічого додатково вести. Кухонна команда фіксує потребу в момент, коли помічає прогалину, голосом зі свого смартфона. Кожен своєю мовою: томати, pomodoro і tomatoes потрапляють до списку одним записом. Список сам сортується за категоріями, шеф-кухар перевіряє й затверджує його перед візитом представника. Історія замовлень з’являється мимохідь і показує власнику, коли, що і в кого замовили.

Різниця з повноцінною системою – у слові «мимохідь». Ніхто нічого не проводить, ніхто не веде довідники. Дані виникають як побічний продукт роботи, яку команда й так виконує. Саме тому через три місяці вони все ще є, тоді як запаси в занедбаній системі обліку давно стали вигадкою.

Порівняння: повноцінна система чи легкий додаток для замовлень

Таблиця не визначає переможця, а показує два різні інструменти. Повноцінна система відповідає на питання «Що в мене є в наявності і скільки коштує моя страва?». Додаток для замовлень відповідає на питання «Що потрібно моїй кухні і що я замовив?». Друге питання постає щодня, перше – у багатьох закладах, чесно кажучи, раз на місяць, під час розрахунку фудкосту.

Допомога у виборі: чотири питання

Перш ніж збирати пропозиції систем товарного обліку, чесно дайте відповідь на ці чотири питання:

• Чи потрібні вам запаси на поточний день? Не «було б непогано», а: чи ухвалюєте ви рішення, які без актуальних залишків підуть не так?
• Чи калькулюєте ви техкарти систематично? Тобто справді кожну страву з внесеними інгредієнтами, а не раз на рік приблизно?
• Чи є у вас людина, яка щодня веде дані? З часом на це в графіку, а не «шеф увечері зробить».
• Де ви насправді втрачаєте гроші щодня? Через неправильні залишки чи через забутий і двічі замовлений товар?

Якщо на перші три питання ви двічі відповіли «ні», не купуйте повноцінну систему. Її не вестимуть, і вона не дасть вам цифр, яким можна довіряти. Почніть із процесу замовлень. Він одразу дає спокій, коштує частку від ціни й мимохідь створює історію, за допомогою якої ви зможете контролювати фудкост. Якщо через два роки ви виростете й вам знадобиться система товарного обліку, ви зробите цей крок із командою, яка вже давно звикла до цифрових замовлень.

Поширені запитання про систему обліку для ресторану

Частина великого посібника: Закупівлі в ресторані. Там ви знайдете огляд усіх шести етапів процесу замовлення.