Inventário de restaurante: como fazer sem caos

Quem precisa fazer inventário no restaurante?

A resposta curta: em geral, as empresas precisam registrar o estoque existente no encerramento de cada exercício, que no Brasil costuma ser 31 de dezembro. Isso vale para a maioria dos restaurantes, hotéis e negócios de alimentação. O inventário é o levantamento físico do estoque; dele sai o registro contábil, normalmente escriturado no Livro Registro de Inventário, e que entra no balanço e nas obrigações fiscais do ano.

Se e de que forma a obrigação vale para o seu negócio depende do regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), do porte e da atividade. É um tema fiscal, e não vale a pena copiá-lo de um guia. Combine com o seu contador o que é exigido no seu caso e em qual data.

Preparação: metade do sucesso

O inventário não se decide no dia da contagem, mas nos dias anteriores. Quem entra despreparado na câmara fria leva o dobro do tempo e comete o dobro de erros. Esta preparação é a que mais economiza tempo:

• Arrumar e limpar o estoque. Tudo o que está vencido ou estragado sai antes. Você conta só o que usaria de verdade. Uma prateleira arrumada se conta numa fração do tempo.
• Juntar embalagens abertas. Duas embalagens pela metade do mesmo produto viram uma. Isso reduz o número de itens e facilita a estimativa.
• Evitar entregas perto da data. Marque a contagem para um dia sem entregas grandes logo antes ou logo depois. Senão você conta mercadoria que contabilmente ainda nem é sua, ou falta algo que já foi consumido.
• Preparar listas de contagem por local. Uma lista por local de armazenamento, na mesma ordem em que os produtos estão na prateleira. Assim você conta de cima para baixo, sem pular.
• Contar em dupla. Um conta e fala, o outro anota. É mais rápido e bem menos sujeito a erro do que uma pessoa alternando entre a mercadoria e a lista.

Se o seu estoque já está organizado com lugares fixos, esse trabalho prévio sai quase de graça. Como montar o estoque de modo que a ordem na prateleira combine com a ordem na lista está no guia de controle de estoque no restaurante.

O dia da contagem em 5 passos

Com a preparação feita, o dia da contagem segue um padrão fixo. Respeite a ordem e nada se perde:

1. Local por local, em ordem fixa. Primeiro o estoque seco inteiro, depois a câmara fria, depois o freezer, depois bebidas e bar. Nunca pule entre os ambientes, senão no fim você conta em dobro ou esquece uma prateleira.
2. Contar e pesar, incluindo os abertos. Embalagens fechadas são contadas, produto a granel é pesado. Embalagens abertas você estima com método, por exemplo em décimos: uma embalagem com um terço é 0,3. Mantenha uma lógica só, assim os números ficam comparáveis mês a mês.
3. Anotar na hora, não guardar de cabeça. Cada número vai direto para a lista antes de passar para a próxima prateleira. Quem tenta lembrar três itens erra no quarto.
4. Atribuir preços. Cada item recebe o seu custo de aquisição. Multiplicado pela quantidade, dá o valor da linha. As regras exatas de avaliação, por exemplo com preços que variam, são uma questão fiscal e devem ser combinadas com o seu contador.
5. Somar e arquivar. Todos os valores juntos dão o valor total do estoque na data. A lista assinada é guardada. Ela é o seu comprovante e, ao mesmo tempo, o estoque inicial do próximo período.

Modelo de inventário para baixar

Para você não começar do zero, montamos um modelo de inventário feito para restaurantes. Excel para contar e calcular no digital, PDF para imprimir e levar para a câmara fria.

É assim que o modelo está montado. Cada linha é um item, e as colunas levam você do local de armazenamento até o valor:

Por que organizar por local e não em ordem alfabética? Porque assim você conta do jeito que anda pela casa. Termina um ambiente, passa para o próximo. Mesmo assim você precisa da categoria, porque é por ela que você analisa no fim e compara com o volume de pedidos da mesma categoria.

Inventário, CMV e pedidos: a ligação

O inventário não é um fim em si mesmo. Ele entrega os dois números com que você comanda a sua cozinha: o estoque inicial e o estoque final. Deles sai o CMV, o principal indicador de custo do setor:

O estoque inicial e o final vêm de dois inventários. As compras são tudo o que você comprou no período. E é justamente aqui que muitos negócios travam, porque o total de compras precisa ser garimpado numa pilha de notas fiscais e boletos. Quem faz pedidos de forma organizada e conhece o histórico, por outro lado, tem esse número à mão sem procurar.

O histórico de pedidos como memória das suas compras

Com o Pelican, a sua equipe reúne a necessidade em uma lista compartilhada, por voz ou digitando, cada um no seu idioma. O chef de cozinha aprova antes da visita do representante. O que fica depois é o histórico de pedidos: o que foi pedido, quando e de quem, rastreável para sempre. Se a sua equipe também registra os preços no momento do pedido, você tem o total de compras para o cálculo do CMV na mão, em vez de reconstruí-lo a partir de montanhas de papel.

Como usar o histórico de pedidos para manter os custos sob controle está no guia sobre como controlar o CMV. E se você quer saber como calcular o percentual exato a partir do estoque inicial e final, a calculadora de CMV ajuda.

Perguntas frequentes sobre o inventário de restaurante

Parte do guia completo: Gestão de compras no restaurante. Lá você encontra as seis etapas do ciclo de compras em uma visão geral.