Inventario nel ristorante: come farlo senza caos

Chi deve fare l'inventario nella ristorazione?

La risposta breve: chi tiene la contabilità ordinaria deve redigere un inventario completo alla chiusura di ogni esercizio e riportarlo nel libro degli inventari. Riguarda molte società che gestiscono ristoranti, hotel e locali. L'inventario è la rilevazione fisica delle giacenze, e le rimanenze finali che ne risultano entrano nel bilancio.

Se e in che misura l'obbligo vale per il tuo locale dipende dalla forma giuridica, dalle dimensioni e dal regime contabile. Per chi è in contabilità semplificata o nel regime forfettario valgono in parte regole diverse rispetto alla contabilità ordinaria. È un tema fiscale, e non conviene prenderlo da una guida online. Chiedi al tuo commercialista cosa è previsto concretamente per te e a quale data.

Preparazione: metà del lavoro

L'inventario non si decide il giorno del conteggio, ma nei giorni prima. Chi entra in cella senza preparazione conta il doppio del tempo e fa il doppio degli errori. Questa preparazione fa risparmiare più tempo di tutto il resto:

• Riordinare e fare pulizia in magazzino. Tutto ciò che è scaduto o deteriorato va eliminato prima. Conti solo quello che useresti davvero. Uno scaffale in ordine si conta in una frazione del tempo.
• Riunire le confezioni aperte. Due mezze confezioni dello stesso prodotto diventano una. Si riducono le righe e la stima è più semplice.
• Evitare consegne a ridosso della data. Scegli il giorno del conteggio in modo che subito prima e subito dopo non arrivino grosse consegne. Altrimenti conti merce che contabilmente non è ancora tua, oppure manca qualcosa che è già stato consumato.
• Preparare liste di conteggio per zona. Una lista per ogni zona di stoccaggio, nell'ordine esatto in cui la merce sta sugli scaffali. Così conti dall'alto in basso senza saltare.
• Contare in due. Uno conta e detta, l'altro scrive. È più veloce e molto meno soggetto a errori rispetto a una persona che passa di continuo dalla merce alla lista.

Se il tuo magazzino è già organizzato con posti fissi, questo lavoro preliminare è quasi regalato. Come impostare il magazzino in modo che l'ordine sugli scaffali corrisponda all'ordine sulla lista lo spiega la guida sulla gestione del magazzino nel ristorante.

Il giorno del conteggio in 5 passi

Fatta la preparazione, il giorno del conteggio segue uno schema fisso. Rispetta l'ordine e non si perde nulla:

1. Una zona dopo l'altra, in ordine fisso. Prima tutto il magazzino secco, poi la cella frigorifera, poi il congelatore, poi bevande e bar. Mai saltare da un locale all'altro, altrimenti alla fine conti due volte o dimentichi uno scaffale.
2. Contare e pesare, anche le confezioni aperte. Le confezioni intere si contano, la merce sfusa si pesa. Le confezioni aperte le stimi con un metodo, per esempio in decimi: una latta piena per un terzo vale 0,3. Resta su una sola logica, così i numeri sono confrontabili mese dopo mese.
3. Annotare subito, non ricordare. Ogni numero finisce subito sulla lista, prima di passare allo scaffale successivo. Chi vuole ricordarsi tre voci sbaglia alla quarta.
4. Assegnare i prezzi. Per ogni articolo serve il prezzo d'acquisto netto. Moltiplicato per la quantità dà il valore della riga. I criteri di valutazione esatti, per esempio con prezzi che oscillano, sono un tema fiscale da concordare con il commercialista.
5. Sommare e archiviare. La somma dei valori di tutte le righe dà il valore totale delle rimanenze alla data. La lista firmata si conserva. È la tua prova e allo stesso tempo la rimanenza iniziale del periodo successivo.

Lista inventario: modello da scaricare

Per non partire da zero, abbiamo preparato un modello di lista inventario pensato per la ristorazione. Excel per contare e calcolare in digitale, PDF da stampare e portare in cella.

Ecco come è costruito il modello. Ogni riga è una voce, le colonne ti guidano dalla zona di stoccaggio fino al valore:

Perché ordinata per ubicazione e non in ordine alfabetico? Perché così conti nel modo in cui ti muovi nel locale. Finisci una stanza, poi passi alla successiva. La categoria ti serve comunque, perché è su quella che alla fine analizzi i dati e li confronti con gli ordini della stessa categoria.

Inventario, food cost e ordini: il collegamento

L'inventario non è fine a sé stesso. Ti dà i due numeri con cui governi la cucina: la rimanenza iniziale e la rimanenza finale. Da qui si ricava il costo della merce consumata, l'indicatore di costo centrale della ristorazione:

Rimanenze iniziali e finali vengono da due inventari. Gli acquisti sono tutto ciò che hai comprato nel periodo. Ed è qui che per molti locali diventa faticoso, perché la somma degli acquisti va ricostruita da una pila di documenti di trasporto e fatture. Chi ordina in modo pulito e conosce il proprio storico ordini ha invece questo numero a portata di mano, senza cercare.

Lo storico ordini come memoria dei tuoi acquisti

Con Pelican la tua squadra raccoglie il fabbisogno su un'unica lista, a voce o scrivendo, ognuno nella propria lingua. Lo chef di cucina approva prima della visita del rappresentante. Quello che resta dopo è lo storico ordini: cosa è stato ordinato, quando e da chi, sempre consultabile. Se in fase d'ordine la squadra inserisce anche i prezzi, hai la somma degli acquisti per il calcolo del food cost subito a portata di mano, invece di ricostruirla da montagne di carta.

Come usare lo storico ordini per tenere i costi sotto controllo lo spiega la guida Controllare il food cost. E se vuoi sapere come ricavare l'incidenza esatta da rimanenze iniziali e finali, ti aiuta il calcolatore del food cost.

Domande frequenti sull'inventario nel ristorante

Parte della guida completa: Acquisti nella ristorazione. Lì trovi tutte e sei le fasi del processo d'acquisto in sintesi.