Controllare il food cost: storico ordini invece di sensazioni

Il food cost in breve

L'incidenza del food cost, costo della merce diviso ricavi, nella ristorazione sta di solito tra il 25 e il 35 per cento a seconda del concept. Se il tuo locale è messo bene lo decidono due cose: cosa si compra (quantità, prezzo, fornitore) e cosa ne viene fuori (calcolo dei piatti, cali, sprechi). Questa guida tratta la prima metà, perché è lì che c'è la leva che si muove subito, senza cambiare sistema.

Il problema: ordini senza memoria

In molti locali la cucina ordina sull'onda del momento: arriva il rappresentante, si ordina, il documento di trasporto finisce in un raccoglitore, la fattura in contabilità. Quello che manca è il collegamento: nessuno sa dire, senza spulciare le carte, cosa è stato ordinato la settimana scorsa, da chi e a che prezzo. Le conseguenze:

• Gli aumenti di prezzo si notano solo nella fattura di fine mese, se si notano.
• Ordini doppi e ordini "per sicurezza" gonfiano il magazzino, e quello che resta troppo a lungo si butta.
• Il titolare vede i costi della merce solo dal commercialista, mesi dopo, senza possibilità di correggere la rotta.
• Se lo chef se ne va, se ne va con lui tutto il sapere sugli acquisti: quantità abituali, buoni fornitori, prezzi trattati.

Lo storico ordini come strumento di controllo più semplice

Prima che un locale investa in gestionale di magazzino, calcolo delle ricette e inventario permanente, conviene un passo molto più piccolo: registrare ogni ordine: quando, cosa, quanto, da quale fornitore, chi l'ha fatto, a che prezzo. Da qui nascono già tre controlli:

1. Controllo dei prezzi: all'appuntamento successivo l'ultimo prezzo è lì accanto. Gli aumenti saltano subito all'occhio e si possono discutere con il rappresentante.
2. Controllo delle quantità: se all'improvviso si ordina il doppio dell'olio del solito, lo si vede, e si può chiedere il perché prima che diventi un'abitudine.
3. Controllo delle spese: le spese per settimana e per fornitore mostrano le tendenze molto prima che le segnali la contabilità.

Come nasce lo storico in Pelican, senza fatica

Il motivo per cui il controllo dei costi nella pratica fallisce è il lavoro in più. In Pelican lo storico ordini nasce come prodotto secondario del normale ordinare: la squadra raccoglie il fabbisogno sulla lista condivisa, lo chef spunta con il rappresentante e, se vuole, digita il prezzo. Tutto qui, lo storico si scrive da solo.

Il titolare vede in ogni momento cosa si ordina nel locale, senza stare in cucina e senza dover usare l'app: si paga con un link di pagamento e si gestisce tutto dal portale clienti. E uno scanner per documenti di trasporto e fatture è in sviluppo: fotografi il documento e Pelican verifica in automatico se consegna e fattura corrispondono all'ordine.

Parte della guida completa: Acquisti nella ristorazione. Lì trovi tutte e sei le fasi del processo d'acquisto in sintesi.