Gestión del almacén en restaurantes: las existencias bajo control sin complicarse

Por qué el caos en el almacén sale tan caro

El almacén parece un tema para los días tranquilos. Pero se paga cada día, casi siempre sin que nadie lo apunte. Tres escenas que casi todo el mundo conoce:

• La caja detrás de la caja. Al hacer limpieza el lunes aparece, detrás de la caja nueva, otra más. Empezada, de hace tres semanas, con la tapa ya húmeda. Va directa a la basura. Eso no era desperdicio de cocina, era dinero por el que alguien pagó una factura.
• Pedido dos veces. El segundo de cocina avisa de que falta mantequilla, el pastelero también, y ninguno sabe del otro. El jueves hay 20 kilos en la cámara, ocupando sitio y atando un dinero que esa misma semana te habría hecho falta para el pescado.
• El viernes por la noche falta la nata. Casa llena y justo el artículo que gastáis a diario se ha acabado. Alguien sale a comprar, paga precio de supermercado y la cocina tira de reservas durante media hora. El daño de verdad son los nervios del equipo.

El patrón de fondo es siempre el mismo. El problema no es la mercancía, sino la falta de orden. Quien no ve lo que hay, pide o demasiado o demasiado poco.

La base: ubicaciones fijas y rótulos claros

Antes de pensar en software, resuelve el problema físicamente. Cada categoría tiene un sitio fijo, y ese sitio no cambia. El almacén de secos, la cámara y el congelador se dividen en zonas: lácteos aquí, verdura allí, carne y pescado separados, conservas y secos en sus propias filas de estanterías.

Y tres reglas que en el día a día marcan la diferencia:

• Rotula las ubicaciones, no solo la mercancía. Una etiqueta en la balda le dice a cualquier compañero nuevo dónde va cada cosa. Y un hueco en un sitio rotulado se ve. Un hueco en una estantería caótica es invisible.
• Fecha de apertura en cada envase. Cada paquete abierto lleva una etiqueta con la fecha. Cuesta cinco segundos y acaba con cualquier discusión sobre si la nata es del martes o de la semana pasada. La fecha de consumo preferente impresa vale para el envase cerrado; una vez abierto, cuenta tu fecha.
• El mismo orden que la lista de pedidos. Es el truco que casi todos pasan por alto. Si tu almacén está ordenado igual que tu lista de pedidos, la ronda se convierte en recorrerla de arriba abajo. Sin saltos, sin buscar, sin olvidar nada. De veinte minutos se pasa a cinco.

FIFO: First in, first out

FIFO es el principio más importante de la gestión del almacén, y se explica en una frase: lo primero que entra es lo primero que sale. La mercancía recién llegada se coloca detrás o debajo al guardarla, la más antigua pasa delante y es la primera que se coge.

La clave está en aplicarlo. FIFO no falla por falta de conocimiento, sino en el momento de la entrega. Cuando el repartidor deja los palés a las diez y todos están metidos en la mise en place, alguien coloca deprisa las cajas nuevas delante. Ahí nacen las mermas, tres semanas después y al fondo de la estantería.

Por eso guardar la mercancía le corresponde a una persona que tenga tiempo para ello, y va unido al control de recepción. Al colocar ya compruebas de todos modos:

• Cantidad frente al albarán. ¿Está lo que pone? Las reclamaciones solo funcionan en el momento, no por la noche.
• Calidad. Temperatura del producto refrigerado, estado de las cajas, frescura de la fruta y la verdura.
• Vida útil. Si la fecha de caducidad o de consumo preferente es más corta que tu rotación, la mercancía se devuelve. Un yogur con cuatro días de vida no te sirve.

Quien ya tiene el albarán y la caja en la mano no pierde ni un minuto colocándola bien. Quien separa las dos cosas hace el trabajo dos veces.

Mínimos en lugar del estrés del inventario

El error más frecuente en la gestión del almacén de una cocina es intentar contarlo todo. Ningún equipo lo aguanta. A las dos semanas nadie rellena ya la lista y las cifras son más falsas que antes.

La variante práctica son marcas de mínimo sencillas para tus artículos clave. No para 400 referencias, sino para los 20 o 30 artículos que salen a diario y sin los que nada funciona. La regla es deliberadamente simple:

• Menos de dos cajas de tomate: pedir.
• Último saco de harina empezado: pedir.
• Menos de cinco litros de aceite: pedir.

Pega la marca directamente en la estantería y nadie tendrá que adivinar. En la ronda diaria decides con la vista, no con la calculadora. No es control de existencias, es control visual, y para un negocio sin almacén central casi siempre basta.

La ronda de pedidos: donde se juntan almacén y pedido

Aquí está todo conectado. El momento en que estás en el almacén y ves el hueco es el único en que conoces de verdad lo que hace falta. Dos horas después, en la oficina, se ha esfumado la mitad.

El proceso clásico sabotea justo eso. El jefe de cocina recorre la cámara con un papel, apunta con los dedos helados, cuelga la hoja en la puerta, el segundo añade tres líneas, otro compañero también, y por la noche alguien lo pasa todo a limpio. Por el camino se pierde la mitad de las cantidades, y la hoja del compañero que escribió en italiano se convierte en un acertijo.

Esa es justo la parte que digitaliza Pelican. Recorres el almacén y dictas lo que falta directamente al móvil. "Veinte kilos de tomate en rama." A la siguiente estantería. Sin papel, sin pasar a limpio.

• Todo el equipo puede apuntar, cada uno en su idioma. Tomate, pomodoro y tomatoes acaban como una sola entrada en una lista. El compañero de pastelería avisa él mismo de lo que necesita, en lugar de gritarlo.
• La lista se ordena por categorías. Lo que dictáis desordenado aparece al final en orden. Con las mismas categorías con las que está organizado tu almacén.
• Aprobación antes de la visita del representante. Cuando el representante entra por la puerta a las dos, revisas la lista una vez y la apruebas. Está terminada, porque se ha ido completando a lo largo del día.
• El historial se queda. Qué se pidió, cuándo y a quién queda registrado. Eso ayuda a planificar las cantidades del mes siguiente, y al dueño a tener una visión de los gastos.

Y para seguir siendo sinceros: Pelican no lleva existencias. No sustituye a un software de gestión de almacén ni sabe cuánta harina hay en tu almacén de secos. Convierte la ronda por el almacén en una lista de pedidos terminada. Que es la parte que duele cada día.

Checklist de orden en el almacén

Para imprimir y colgar en la cámara. Si puedes marcar todos los puntos, tienes el almacén bajo control sin gastar un euro en software.

• Cada categoría tiene un sitio fijo en el almacén de secos, la cámara y el congelador.
• Las ubicaciones están rotuladas, no solo la mercancía.
• El orden del almacén coincide con el orden de tu lista de pedidos.
• La mercancía nueva se coloca detrás de la antigua según FIFO, siempre.
• La recepción se comprueba al guardar: cantidad, calidad y vida útil frente al albarán.
• Cada envase abierto lleva una etiqueta con la fecha.
• Los 20 o 30 artículos clave tienen marcas de mínimo en la estantería.
• Una ronda fija al día, siempre a la misma hora y con el mismo recorrido.
• Lo que falta se apunta en la ronda, al momento, no después de memoria.
• Una vez por semana, limpieza: revisar lo empezado, planificar los restos, sacar lo que sobra.

Preguntas frecuentes sobre la gestión del almacén en hostelería

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