Gestión de stock en hostelería: lo que de verdad necesita un negocio pequeño

Qué significa gestión de stock en hostelería

Gestión de stock suena a software. Pero primero es una cadena que existe en todo negocio, con sistema o sin él. Tiene seis eslabones:

En naranja está lo que cubre Pelican. En la recepción se marca, pero no se registran existencias. En el análisis, el historial de pedidos aporta cantidades y gasto, pero no escandallos. Un software clásico de gestión de stock cubre los seis eslabones, si se mantiene.

Un software de gestión de stock es el intento de reproducir toda esta cadena en un programa y poder consultarla en cualquier momento. La pregunta decisiva para tu negocio no es si la cadena existe. Existe. La pregunta es qué parte quieres llevar en digital y qué precio pagas por ello en horas de trabajo.

Qué hace un software clásico de gestión de stock

Un programa completo de gestión de stock para hostelería hace muchas cosas, y con razón:

• Existencias en tiempo real. En teoría el sistema sabe en todo momento cuánto solomillo hay en la casa, porque se registra cada entrada y cada salida.
• Recetas y escandallos. Cada plato está vinculado a sus ingredientes con cantidades y precios. Si sube el precio de la mantequilla, ves al momento qué platos se encarecen y dónde se hunde tu margen.
• Integración con TPV y proveedores. La venta de un plato en caja descuenta los ingredientes de las existencias. Los pedidos van en electrónico al distribuidor y las tarifas vuelven de forma automática.
• Propuestas de pedido automáticas. A partir del stock mínimo, el consumo de las semanas anteriores y el plazo de entrega, el sistema calcula qué hay que volver a pedir.
• Apoyo al inventario. Listas de recuento, comparación entre lo teórico y lo real y cálculo de mermas salen del sistema.

No es marketing, funciona. Si los datos son correctos.

La trampa: el mantenimiento

Un software de gestión de stock es tan bueno como sus datos. Y cada una de estas funciones da por hecho que alguien lo alimenta:

• Cada entrada de mercancía hay que registrarla, también las dos cajas de lechuga que el representante trae a mediodía.
• Cada receta hay que crearla y mantenerla, también cuando el segundo de cocina trabaja hoy sobre la marcha con rebozuelos en lugar de champiñones.
• Cada salida hay que apuntarla, también la nata que el aprendiz saca de la cámara a las nueve de la noche, en pleno estrés.
• Cada cambio de precio hay que introducirlo, o el sistema calcula con cifras de hace dos otoños.

En una cocina de cinco personas con la casa llena, eso no ocurre. No por pereza, sino porque entre el servicio de mediodía y el de la noche nadie tiene tiempo de rellenar un formulario. El resultado lo conoce casi todo el que lo ha probado: un sistema caro, unas existencias que van semanas por detrás y un equipo que ya no se fía de las cifras. Al final alguien vuelve a contar a mano en la cámara, y el software es una licencia que sigue cobrándose cada mes.

La entrada pragmática: controlar primero el proceso de pedidos

Para todos los demás merece la pena mirar con honestidad dónde está de verdad el dolor del día a día. Y casi nunca está en las existencias. Está en los pedidos:

• Se ha olvidado género porque nadie lo apuntó. El viernes por la noche falta la nata.
• Pedidos duplicados, porque dos personas avisaron de lo mismo sin saberlo.
• Papelitos en tres puertas distintas, ilegibles, sin cantidades.
• El jefe de cocina lo vuelve a pasar todo a limpio por la noche.
• Después del pedido la lista desaparece. Qué se pidió, cuándo, a quién y a qué precio, ya no lo sabe nadie.

A ojo, aquí está más del 80 por ciento de los quebraderos de cabeza diarios, y ninguno de estos puntos necesita control de existencias. Solo necesitan una lista compartida en la que todos puedan escribir, y una memoria.

Justo esa parte es la que digitaliza Pelican, sin que nadie tenga que mantener nada aparte. El equipo de cocina registra lo que falta en el momento en que detecta el hueco, por voz desde su propio móvil. Cada uno en su idioma: tomate, pomodoro y tomatoes acaban como una sola entrada. La lista se ordena sola por categorías, el jefe de cocina la revisa y la aprueba antes de la visita del representante. El historial de pedidos se crea por el camino y le muestra al dueño qué se pidió, cuándo y a quién.

La diferencia con el sistema completo está en las palabras "por el camino". Nadie registra nada, nadie mantiene datos maestros. Los datos nacen como subproducto del trabajo que el equipo hace de todos modos. Justo por eso siguen ahí a los tres meses, mientras que las existencias de un software de stock sin mantener hace tiempo que son ficción.

Comparativa: sistema completo o app de pedidos ligera

La tabla no muestra un ganador, sino dos herramientas distintas. Un sistema completo responde a la pregunta "¿qué tengo en casa y cuánto me cuesta cada plato?". Una app de pedidos responde a la pregunta "¿qué necesita mi cocina y qué he pedido?". La segunda pregunta surge cada día; la primera, en muchos negocios y siendo sinceros, una vez al mes, al calcular el coste de materia prima.

Cuatro preguntas para decidir

Antes de pedir presupuestos de un programa de gestión de stock, responde con sinceridad a estas cuatro preguntas:

• ¿Necesitáis existencias al día? No "estaría bien". Sino: ¿tomáis decisiones que salen mal sin las existencias en directo?
• ¿Hacéis escandallos de forma sistemática? Es decir, de verdad cada plato con sus ingredientes cargados, no una estimación a grandes rasgos una vez al año.
• ¿Tenéis una persona que mantenga los datos a diario? Con tiempo para ello en el cuadrante, no "ya lo hace el jefe por la noche".
• ¿Dónde perdéis dinero de verdad en el día a día? ¿Por existencias erróneas o por género olvidado y pedido dos veces?

Si a las tres primeras preguntas respondes dos veces que no, no compres un sistema completo. No se mantendrá y no te dará cifras de las que te fíes. Empieza por el proceso de pedidos. Trae calma al momento, cuesta una fracción y genera por el camino el historial con el que puedes controlar el coste de materia prima. Si dentro de dos años creces y necesitas un software de gestión de stock, darás ese paso con un equipo que ya está acostumbrado a pedir en digital.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de stock en hostelería

Forma parte de la guía completa: Compras en hostelería. Allí encontrarás las seis etapas del proceso de compra de un vistazo.