Softver za zalihe u restoranu: šta je malim objektima zaista potrebno

Šta znači upravljanje zalihama u ugostiteljstvu

Upravljanje zalihama zvuči kao softver. Ali prvo se misli na lanac koji postoji u svakom objektu, sa sistemom ili bez njega. Ima šest karika:

Narandžastom bojom je označeno ono što pokriva Pelican. Pri prijemu robe se čekira, ali se zalihe ne knjiže. Pri analizi istorija narudžbina daje količine i izdatke, ali ne i kalkulaciju normativa. Klasičan sistem za upravljanje zalihama pokriva svih šest karika, ako se održava.

Sistem za upravljanje zalihama, često deo programa za robno-materijalno poslovanje, pokušava da ceo ovaj lanac preslika u softver i da u svakom trenutku može da da odgovor. Odlučujuće pitanje za vaš objekat nije da li lanac postoji. On postoji. Pitanje je koji njegov deo želite da vodite digitalno i koju cenu za to plaćate u radnom vremenu.

Šta nudi klasičan sistem za upravljanje zalihama

Potpun program za zalihe za ugostiteljstvo može mnogo, i to s pravom:

• Vođenje zaliha u realnom vremenu. Sistem teoretski u svakom trenutku zna koliko bifteka ima u objektu, jer se proknjižava svaki prijem i svako uzimanje.
• Normativi i kalkulacija. Svako jelo je vezano za unete sastojke sa količinama i cenama. Ako puter poskupi, odmah vidite koja jela postaju skuplja i gde vam se topi marža.
• Povezivanje sa kasom i dobavljačima. Prodaja jela na kasi skida sastojke sa zaliha. Porudžbine elektronski idu veletrgovcu, a cenovnici se automatski vraćaju.
• Automatski predlozi za poručivanje. Iz minimalnih zaliha, potrošnje prethodnih nedelja i roka isporuke sistem izračunava šta treba ponovo poručiti.
• Podrška pri popisu. Popisne liste, poređenje planiranog i stvarnog stanja i obračun rastura izlaze iz sistema.

To nije marketing, to funkcioniše. Ako su podaci tačni.

Kvaka: održavanje

Sistem za upravljanje zalihama je dobar onoliko koliko su dobri njegovi podaci. A svaka od ovih funkcija podrazumeva da ga neko hrani:

• Svaki prijem robe mora da se proknjiži, i dve gajbe salate koje predstavnik donese u podne.
• Svaki normativ mora da se unese i održava, i kada sous chef danas spontano radi sa lisičarkama umesto šampinjona.
• Svako uzimanje mora da se evidentira, i pavlaka koju pripravnik u 19 časova u gužvi uzme iz hladnjače.
• Svaka promena cene mora da se unese, inače sistem kalkuliše sa brojkama od pretprošle jeseni.

U kuhinji sa pet ljudi i punim lokalom upravo se to ne dešava. Ne iz lenjosti, već zato što između ručka i večere niko nema vremena da popunjava obrazac. Rezultat zna skoro svako ko je pokušao: skup sistem, zalihe koje kasne nedeljama i tim koji više ne veruje brojkama. Na kraju neko opet ručno broji u hladnjači, a softver je licenca koja se i dalje plaća kroz pretplatu.

Pragmatičan početak: prvo stavite pod kontrolu poručivanje

Za sve ostale isplati se iskren pogled na to gde u svakodnevnom radu zaista boli. A to gotovo nikada nije stanje zaliha. Boli kod poručivanja:

• Roba je zaboravljena, jer je niko nije zapisao. U petak uveče nema pavlake.
• Duple porudžbine, jer su dvoje nezavisno prijavili istu stvar.
• Papirići na troja različita vrata, nečitki, bez količina.
• Šef kuhinje uveče sve ponovo prekucava.
• Posle poručivanja lista nestaje. Šta je kada, od koga i po kojoj ceni poručeno, posle niko više ne zna.

Grubo procenjeno, ovde je dobrih 80 procenata svakodnevne nervoze, a nijedna od ovih stavki ne traži vođenje zaliha. Treba im samo zajednička lista na koju svi mogu da pišu, i pamćenje.

Upravo ovaj deo digitalizuje Pelican, a da niko ne mora dodatno da održava podatke. Kuhinjski tim beleži potrebu u trenutku kada primeti manjak, glasom, sa svog telefona. Svako na svom jeziku: paradajz, pomodoro i tomatoes završavaju kao jedna stavka. Lista se sama sortira po kategorijama, a šef kuhinje proverava i odobrava pre posete predstavnika. Istorija narudžbina nastaje usput i vlasniku pokazuje kada je šta i od koga poručeno.

Razlika u odnosu na kompletan sistem krije se u reči „usput“. Niko ništa ne knjiži, niko ne održava matične podatke. Podaci nastaju kao sporedni proizvod posla koji tim ionako radi. Upravo zato su posle tri meseca još tu, dok su zalihe u neodržavanom sistemu odavno fikcija.

Poređenje: kompletan sistem ili jednostavna aplikacija za poručivanje

Tabela ne proglašava pobednika, već pokazuje dva različita alata. Kompletan sistem odgovara na pitanje „Šta imam u objektu i koliko me košta moje jelo?“. Aplikacija za poručivanje odgovara na pitanje „Šta treba mojoj kuhinji i šta sam poručio?“. Drugo pitanje se postavlja svakog dana, a prvo u mnogim objektima, iskreno rečeno, jednom mesečno pri računanju troška namirnica.

Pomoć pri odluci u četiri pitanja

Pre nego što zatražite ponude za program za zalihe, iskreno odgovorite na ova četiri pitanja:

• Da li vam trebaju ažurne zalihe? Ne: bilo bi lepo. Već: da li donosite odluke koje bez stanja uživo pođu naopako?
• Da li sistematski kalkulišete normative? Dakle zaista svako jelo sa unetim sastojcima, a ne jednom godišnje okvirno?
• Imate li osobu koja svakodnevno održava podatke? Sa vremenom za to u rasporedu, a ne „šef će uveče“.
• Gde u svakodnevnom radu zaista gubite novac? Na pogrešnim zalihama ili na zaboravljenoj i duplo poručenoj robi?

Ako na prva tri pitanja dvaput kažete ne, nemojte kupovati kompletan sistem. Neće se održavati i neće vam davati brojke kojima verujete. Počnite od procesa poručivanja. On odmah donosi mir, košta delić i sasvim usput stvara istoriju kojom možete da kontrolišete trošak namirnica. Ako za dve godine porastete i zatreba vam sistem za zalihe, taj korak ćete napraviti sa timom koji je odavno navikao na digitalno poručivanje.

Česta pitanja o softveru za zalihe u ugostiteljstvu

Deo velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest faza procesa poručivanja.