Upravljanje magacinom u restoranu: kako da zalihe držite pod kontrolom bez mnogo truda

Zašto je haos u magacinu tako skup

Magacin u ugostiteljstvu deluje kao tema za mirne dane. Plaća se, međutim, svakog dana, najčešće a da to niko ne zapiše. Tri scene koje gotovo svako poznaje:

• Gajba iza gajbe. Pri ponedeljnom čišćenju iza svežeg kartona izroni još jedan. Načet, star tri nedelje, poklopac već vlažan. Ide u kantu. To nije bio kuhinjski otpad, to je bio novac za koji je neko platio fakturu.
• Duplo poručeno. Sous chef prijavi puter, poslastičar prijavi puter, niko ne zna za drugoga. U četvrtak u hladnjači stoji 20 kilograma, zauzima mesto i vezuje novac koji vam je iste nedelje trebao za ribu.
• U petak uveče nema pavlake. Pun lokal, a baš artikal koji trošite svakog dana je prazan. Neko odjuri u kupovinu, plati po ceni iz marketa, a kuhinja pola sata radi na rezervi. Prava šteta su živci u timu.

Obrazac iza toga je uvek isti. Problem nije roba, već nedostatak reda. Ko ne vidi šta ima, poručuje ili previše ili premalo.

Osnova: stalna mesta i jasne oznake

Pre nego što razmišljate o softveru, rešite problem fizički. Svaka kategorija robe dobija stalno mesto, i ono se ne menja. Magacin suve robe, hladnjača i zamrzivač dele se na zone: mlečni proizvodi ovde, povrće tamo, meso i riba odvojeno, konzerve i suva roba u svojim redovima polica.

Uz to idu tri pravila koja u praksi prave razliku:

• Označite mesta, ne samo robu. Nalepnica na polici svakom novom kolegi kaže gde šta pripada. A praznina na označenom mestu je vidljiva. Praznina na haotičnoj polici je nevidljiva.
• Datum otvaranja na pakovanje. Svako otvoreno pakovanje dobija nalepnicu sa datumom. To traje pet sekundi i završava svaku raspravu o tome da li je pavlaka od utorka ili od prošle nedelje. Odštampani rok trajanja važi za neotvoreno pakovanje, a posle otvaranja važi vaš datum.
• Isti redosled kao na listi za poručivanje. To je trik koji većina previdi. Kada je vaš magacin poređan isto kao vaša lista za nabavku, obilazak postaje prolazak od vrha do dna. Bez skakanja, bez traženja, ništa zaboravljeno. Od dvadeset minuta postane pet.

FIFO: First in, first out

FIFO je najvažniji princip upravljanja magacinom i objašnjava se u jednoj rečenici: ono što prvo uđe, prvo i izlazi. Novoisporučena roba se pri slaganju stavlja nazad ili dole, starija se pomera napred i uzima prva.

Suština je u primeni. FIFO ne propada zbog neznanja, već u trenutku isporuke. Kada vozač u deset sati ostavi palete, a svi su usred mise en place, neko brzo stavi nove gajbe napred. Upravo tu nastaje kvarenje, tri nedelje kasnije i sasvim pozadi na polici.

Zato slaganje treba da radi osoba koja za to ima vremena, i ono ide zajedno sa kontrolom prijema robe. Pri slaganju ionako proveravate:

• Količinu u odnosu na otpremnicu. Da li je unutra ono što piše? Reklamacije prolaze samo odmah, ne uveče.
• Kvalitet. Temperaturu rashlađene robe, stanje gajbi, svežinu voća i povrća.
• Rok trajanja. Ako je rok kraći od vremena za koje robu potrošite, roba se vraća. Jogurt sa još četiri dana roka vam ne pomaže.

Ko ionako drži otpremnicu i gajbu u rukama, pravilnim slaganjem ne gubi ni minut. Ko to razdvaja, radi posao dvaput.

Minimalne zalihe umesto stresa oko popisa

Najčešća greška pri upravljanju magacinom u kuhinji je pokušaj da se sve prebroji. To nijedan tim ne izdrži. Posle dve nedelje niko više ne popunjava listu, a brojke su netačnije nego pre.

Praktična varijanta su jednostavne minimalne oznake za vaše ključne artikle. Ne za 400 stavki, već za 20 do 30 artikala koji se troše svakog dana i bez kojih ništa ne ide. Pravilo je namerno grubo:

• Manje od dve gajbe paradajza: poručiti.
• Načet poslednji džak brašna: poručiti.
• Ispod pet litara ulja: poručiti.

Zalepite oznaku direktno na policu, pa niko ne mora da nagađa. Pri svakodnevnom obilasku odlučujete pogledom umesto računanjem. To nije vođenje zaliha, već vizuelna kontrola, i za objekat bez centralnog magacina gotovo uvek je dovoljna.

Obilazak radi poručivanja: gde se magacin i porudžbina spajaju

Ovde se sve povezuje. Trenutak kada stojite u magacinu i vidite prazninu jedini je trenutak u kome zaista znate šta je potrebno. Dva sata kasnije u kancelariji polovina toga je nestala.

Klasičan tok sabotira upravo to. Šef kuhinje sa papirićem prolazi kroz hladnjaču, hladnim prstima zapisuje, kači papir na vrata, sous chef dopiše tri stavke, još neko takođe, a uveče neko sve ponovo prekucava. Pri tome polovina količina propadne, a papirić kolege koji je pisao na italijanskom postaje zagonetka.

Upravo ovaj deo digitalizuje Pelican. Prolazite kroz magacin i izgovarate šta nedostaje, direktno u telefon. „Dvadeset kila paradajza na grančici.“ Dalje do sledeće police. Bez papirića, bez prekucavanja.

• Svako u timu može da upisuje, na svom jeziku. Paradajz, pomodoro i tomatoes završavaju kao jedna stavka na jednoj listi. Kolega iz poslastičarnice sam prijavljuje svoje potrebe, umesto da ih dovikuje.
• Lista se sortira po kategorijama. Ono što ste izgovorili ispreturano, na kraju stoji uredno. U skladu sa kategorijama po kojima je složen i vaš magacin.
• Odobrenje pre posete predstavnika. Kada predstavnik u 14 časova stoji na vratima, jednom pregledate listu i odobrite je. Gotova je, jer je nastajala usput, tokom celog dana.
• Istorija narudžbina ostaje. Šta je kada i od koga poručeno, kasnije je jasno vidljivo. To pomaže pri planiranju količina za sledeći mesec, a vlasniku u pregledu troškova.

I da ostanemo iskreni: Pelican ne vodi zalihe. Ne zamenjuje softver za magacin i ne zna koliko brašna stoji u vašem magacinu suve robe. Od obilaska magacina pravi gotovu listu za poručivanje. To je deo koji boli svakog dana.

Kontrolna lista za red u magacinu

Za štampu i kačenje na hladnjaču. Kada možete da čekirate sve stavke, magacin vam je pod kontrolom, a da niste potrošili ni dinar na softver.

• Svaka kategorija robe ima stalno mesto u magacinu suve robe, hladnjači i zamrzivaču.
• Mesta su označena, ne samo roba.
• Redosled u magacinu odgovara redosledu na vašoj listi za poručivanje.
• Nova roba se po FIFO principu slaže iza stare, svaki put.
• Prijem robe se proverava pri slaganju: količina, kvalitet i rok trajanja u odnosu na otpremnicu.
• Svako načeto pakovanje dobija nalepnicu sa datumom.
• Za 20 do 30 ključnih artikala na polici stoje minimalne oznake.
• Jedan stalan obilazak dnevno, uvek u isto vreme, uvek istom putanjom.
• Potreba se beleži odmah tokom obilaska, a ne kasnije iz glave.
• Jednom nedeljno čišćenje: provera načetih pakovanja, planiranje ostataka, višak napolje.

Česta pitanja o upravljanju magacinom u restoranu

Deo velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest faza procesa poručivanja.