Popis robe u restoranu: kako da prođe bez haosa

Ko u ugostiteljstvu mora da radi popis?

Kratak odgovor: ko vodi poslovne knjige, po pravilu mora na kraju poslovne godine da sprovede popis imovine, uključujući zalihe robe. U Srbiji tu obavezu propisuje zakon o računovodstvu i odnosi se na većinu restorana, hotela i ugostiteljskih firmi. Popis je fizičko prebrojavanje zaliha, a njegovi rezultati služe za usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim i za godišnje finansijske izveštaje.

Da li i u kom obimu obaveza važi za vaš objekat, zavisi od pravne forme, veličine i načina na koji se oporezujete. Za paušalno oporezovane preduzetnike, na primer, važe drugačija pravila nego za firme koje vode dvojno knjigovodstvo. To je računovodstveno pitanje i ne isplati se preuzimati ga iz vodiča. Proverite sa svojim knjigovođom šta je za vas konkretno propisano i na koji dan.

Priprema: pola uspeha

Popis se ne odlučuje na dan brojanja, već danima pre toga. Ko nepripremljen uđe u hladnjaču, broji duplo duže i pravi duplo više grešaka. Ova priprema štedi najviše vremena:

• Sredite magacin i izbacite višak. Sve što je isteklo ili pokvareno izlazi pre popisa. Brojite samo ono što biste zaista upotrebili. Uredna polica se prebroji za delić vremena.
• Spojite načeta pakovanja. Dva polupuna pakovanja iste vrste postaju jedno. To smanjuje broj stavki i olakšava procenu.
• Izbegavajte isporuke oko dana popisa. Odredite dan brojanja tako da neposredno pre i posle njega ne stiže ništa veće. Inače brojite robu koja knjigovodstveno još nije vaša ili nedostaje nešto što je već potrošeno.
• Pripremite popisne liste po magacinima. Jedna lista po magacinu, sortirana tačno onim redom kojim roba stoji na polici. Tako brojite od vrha do dna, bez preskakanja.
• Brojite u paru. Jedan broji i izgovara, drugi piše. To je brže i znatno manje podložno greškama nego kada jedna osoba skače između robe i liste.

Ako je vaš magacin ionako organizovan po stalnim mestima, ovu pripremu dobijate gotovo besplatno. Kako da magacin postavite tako da redosled na polici odgovara redosledu na listi, piše u vodiču o upravljanju magacinom u restoranu.

Dan popisa u 5 koraka

Kada je priprema gotova, dan popisa prati stalan obrazac. Držite se redosleda i ništa se neće izgubiti:

1. Magacin po magacin, stalnim redosledom. Prvo ceo magacin suve robe, zatim hladnjača, pa zamrzivač, pa pića i šank. Nikada ne skačite između prostorija, inače na kraju brojite duplo ili zaboravite policu.
2. Brojite i merite, i načeta pakovanja. Cela pakovanja se broje, rinfuzna roba se meri. Načeta pakovanja procenjujete po sistemu, na primer u desetinama: pakovanje puno do trećine je 0,3. Držite se jedne logike, pa će brojke biti uporedive iz meseca u mesec.
3. Odmah zapišite, ništa ne pamtite. Svaki broj ide direktno na listu pre nego što pređete na sledeću policu. Ko pokuša da zapamti tri stavke, pogreši na četvrtoj.
4. Dodelite cene. Uz svaki artikal ide nabavna cena bez PDV-a. Pomnožena sa količinom daje vrednost stavke. Tačna pravila vrednovanja, na primer kod promenljivih cena, računovodstveno su pitanje i treba ih uskladiti sa knjigovođom.
5. Saberite i arhivirajte. Sve vrednosti stavki daju ukupnu vrednost zaliha na dan popisa. Potpisana lista se čuva. Ona je vaš dokaz i istovremeno početno stanje za sledeći period.

Popisna lista kao šablon za preuzimanje

Da ne biste počinjali od nule, napravili smo popisnu listu kao šablon, prilagođen ugostiteljstvu. Excel za digitalno brojanje i računanje, PDF za štampu i nošenje u hladnjaču.

Ovako je šablon napravljen. Svaki red je jedna stavka, a kolone vas vode od lokacije do vrednosti:

Zašto sortiranje po lokaciji, a ne po abecedi? Zato što tako brojite dok prolazite kroz objekat. Završite jednu prostoriju, pa sledeću. Kategorija vam ipak treba, jer po njoj na kraju analizirate i poredite sa obimom porudžbina iste grupe.

Popis, trošak namirnica i poručivanje: veza

Popis nije sam sebi svrha. On daje dva broja kojima upravljate kuhinjom: početno i krajnje stanje. Iz njih proizlazi trošak namirnica, ključni pokazatelj troškova u ugostiteljstvu:

Početno i krajnje stanje dolaze iz dva popisa. Nabavka je sve što ste u tom periodu dokupili. I upravo tu mnogim objektima zapinje, jer zbir nabavke mora da se sastavlja iz gomile otpremnica i faktura. Ko uredno poručuje i poznaje istoriju narudžbina, ima taj broj pri ruci bez traženja.

Istorija narudžbina kao pamćenje vaše nabavke

Uz Pelican vaš tim zajednički prikuplja potrebe na jednoj listi, glasom ili kucanjem, svako na svom jeziku. Šef kuhinje odobrava pre posete predstavnika. Ono što posle ostaje je istorija narudžbina: kada je šta i od koga poručeno, trajno i proverljivo. Ako vaš tim pri poručivanju unosi i cene, zbir nabavke za računanje troška namirnica imate odmah pri ruci, umesto da ga rekonstruišete iz gomile papira.

Kako da iz istorije narudžbina konkretno stavite troškove pod kontrolu, piše u vodiču o kontroli troška namirnica. A ako želite da znate kako iz početnog i krajnjeg stanja izračunati tačan procenat, pomoći će vam kalkulator troška namirnica.

Česta pitanja o popisu u ugostiteljstvu

Deo velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest faza procesa poručivanja.