Szablon listy zamówień: Excel i PDF dla gastronomii

Co zawiera szablon

Większość szablonów listy zamówień w internecie to ogólne formularze zamówienia z numerem artykułu i kolumną z ceną. W kuchni niewiele to daje. Dlatego ten szablon jest zbudowany tak, jak w kuchni naprawdę się zamawia:

• Posortowany według kategorii. Warzywa i owoce, mięso, ryby, nabiał i jaja, produkty sypkie, mrożonki, napoje, non-food. W PDF każda kategoria ma swój stały blok, w Excelu wybierasz ją w każdym wierszu i według niej sortujesz.
• Jednostka w osobnej kolumnie. Kilogram, skrzynka, pęczek, opakowanie. Bez jednostki „3 śmietanki” szybko zamieniają się w złą ilość.
• Autor w każdym wierszu. Obok widać, kto zapisał produkt. Gdy ilość jest niejasna, wiesz, kogo zapytać.
• Status zamówienia. Otwarte, zamówione albo dostarczone. Przy przyjęciu towaru od razu widzisz, czego jeszcze brakuje. W PDF to kratka do odhaczenia.
• Miejsce dla przedstawiciela. PDF ma na dole każdej strony pole na notatki: specjalne życzenia i pytania.

Dlaczego według kategorii, a nie alfabetycznie? Bo tak myśli twój dostawca. Dostawca warzyw chce widzieć wiersze z warzywami, rzeźnik swoje. Kliknięcie strzałki przy „Kategoria” sortuje listę, a przy wizycie przedstawiciela po prostu czytasz jeden blok, zamiast skakać między cebulą, cytrynami i cukrem.

Jak używać listy zamówień w codziennej pracy kuchni

Szablon pobierzesz w kilka sekund. To, czy w lokalu naprawdę będzie używany, rozstrzyga się na czterech drobiazgach:

• Jedno stałe miejsce, nie trzy. Lista wisi w miejscu, obok którego każdy przechodzi codziennie, zwykle przy chłodni albo na wydawce. Trzy kartki na trzech drzwiach to znowu chaos karteczek.
• Przywiąż długopis. Brzmi banalnie, ale to najczęstszy powód, dla którego nikt nic nie wpisuje. Kto musi najpierw szukać długopisu, zapamiętuje „na później” i zapomina.
• Wpisuj od razu, nie pod koniec zmiany. Chwila, w której zdejmujesz z regału ostatnią skrzynkę pomidorów, to jedyna chwila, w której na pewno o tym pamiętasz.
• Stałe dni zamówień. Wpisz na górze, kiedy przyjeżdża który dostawca. Wtedy zespół wie, do kiedy potrzeby muszą być na liście.

Przed zamówieniem szef kuchni przegląda listę, sprawdza ilości i uzupełnia to, co zespół przeoczył. Jak dobrze zorganizować ten proces, opisujemy szczegółowo w przewodniku o zamawianiu towaru w gastronomii.

Gdzie papier i Excel dochodzą do granic

Żebyś wiedział, na co się decydujesz: ten szablon bardzo dobrze rozwiązuje problem formatu. Problemu zespołu nie rozwiązuje. Gdy w twojej kuchni potrzeby zgłasza nie jedna, a pięć osób, w praktyce dzieje się tak:

• Wydrukowana lista wisi w jednym miejscu. Potrzeby powstają wszędzie: w chłodni, na wydawce, w magazynie suchym.
• Excel jest na komputerze w biurze. Między dwoma serwisami, z mokrymi rękami, nikt nie otwiera arkusza.
• Pismo jest nieczytelne, wiersze się powtarzają, a na końcu szef kuchni i tak wszystko przepisuje.
• W wielojęzycznych zespołach jeden pisze „pomidory”, drugi „помідори”. Na papierze robią się z tego dwa zamówienia.
• Po zamówieniu lista jest pusta. Co, kiedy, u kogo i po jakiej cenie zamówiono, potem już nikt nie wie.

Alternatywa: wspólna lista zamówień w aplikacji

Właśnie w tym miejscu wchodzi Pelican. Zamiast pliku jest wspólna lista, na którą pisze cały zespół kuchni, każdy ze swojego smartfona, w chwili, gdy zauważy brak. Najszybciej głosem: „dwie skrzynki pomidorów na gałązce, dziesięć kilo mąki”. Pelican rozpoznaje produkt, ilość i jednostkę, automatycznie przypisuje właściwą kategorię i dopisuje imię autora.

Każdy mówi przy tym w swoim języku. Pomidory, помідори i tomatoes trafiają na listę jako jedna pozycja, a nie trzy. Szef kuchni sprawdza, uzupełnia i zatwierdza. Przy wizycie przedstawiciela się odhacza, a nie przepisuje, a historia zamówień zostaje na stałe. Dokładnie te same kolumny co w tym szablonie, tylko że wypełniają się same.

Najczęstsze pytania o listę zamówień

Część dużego przewodnika: Zakupy w gastronomii. Znajdziesz tam przegląd wszystkich sześciu etapów procesu zakupów.