Sollbestand und Bestellmenge berechnen: Formel und Rechner für die Küche

Was der Sollbestand ist, und was nicht

Der Sollbestand ist die normale Menge eines Artikels in deiner Küche. Denk an die Liste am Kühlhaus: Rispentomaten 3 Kisten, Sahne 2 Kisten, Mehl 60 kg. Am Bestelltag zählst du, was im Regal steht, ziehst es vom Sollbestand ab und bestellst die Differenz. Niemand muss schätzen, und das Ergebnis ist dasselbe, ob der Küchenchef zählt oder der neue Commis.

Drei Dinge werden oft mit dem Sollbestand verwechselt:

• Der Sollbestand ist keine Inventur Die Zählung sagt dir, was da ist. Der Sollbestand sagt dir, was da sein sollte. Du brauchst beides, aber erst der Sollbestand macht aus einer Zählung eine Bestellung.
• Der Sollbestand ist nicht der Meldebestand Der Meldebestand ist die untere Marke, bei der du bestellen musst. Der Sollbestand ist die Menge, bis zu der du auffüllst. Küchen mit festen Liefertagen arbeiten meist mit dem Sollbestand, weil sie ohnehin an festen Tagen bestellen.
• Der Sollbestand ist kein Wunschzettel Ist er zu hoch, bindet er Geld und füllt die Tonne mit verdorbener Ware. Ziel ist genug bis zur nächsten Lieferung plus ein kleiner Puffer, kein volles Lager.

Der Sollbestand gehört auf deine Bestellliste, also die feste Liste mit allem, was du bei jedem Lieferanten kaufst. Die Liste sagt, was du kaufst und in welcher Einheit. Der Sollbestand sagt, wie viel davon du brauchst.

Die Formel für den Sollbestand

Jeder Teil hat seine Aufgabe:

• Tagesverbrauch Ist die durchschnittliche Menge, die du an einem Öffnungstag verbrauchst. Wochenverbrauch geteilt durch die Öffnungstage. Nimm echte Zahlen aus den letzten zwei bis vier Wochen, kein Gefühl.
• Tage bis zur nächsten Lieferung Sagt, wie lange die nächste Lieferung reichen muss. Gemüse jeden Morgen: 1. Trockenware nur donnerstags, sechs Tage offen: 6.
• Vorlaufzeit Ist die Zahl der Öffnungstage zwischen deiner Zählung und dem Moment, in dem die Ware in der Küche steht. Zählst du nach dem Abendservice und der Lieferwagen kommt vor dem Mittag, ist das 0. Nimmt der Vertreter die Bestellung am Montag auf und liefert am Donnerstag, ist das 3, und diese drei Tage kochst du mit dem, was jetzt im Regal steht.
• Sicherheitsbestand Fängt den vollen Samstag, die verspätete Lieferung und den Artikel ab, der zu knapp kommt. Ein einfacher Start ist ein Tag Verbrauch zusätzlich für Ware, die wöchentlich kommt, und ein Bruchteil eines Tages für Ware, die täglich kommt. Nach zwei Wochen nachjustieren.

Warum du im Netz zwei verschiedene Formeln findest

Wer nachliest, wie man den Sollbestand berechnet, findet zwei Versionen. Die eine ist Verbrauch pro Lieferzeitraum plus Sicherheitsbestand. Die andere ist Tagesverbrauch mal Vorlaufzeit plus Sicherheitsbestand. Beide sind Sonderfälle der Formel oben:

• Verbrauch pro Lieferzeitraum Stimmt, wenn du am Liefertag zählst oder die Bestellung vor dem nächsten Service ankommt. Die Vorlaufzeit ist dann fast null.
• Verbrauch mal Vorlaufzeit Stimmt, wenn du an jedem Tag bestellen kannst und die Ware eine Weile braucht. Der Lieferrhythmus spielt dann kaum eine Rolle.

Die meisten Küchen haben beides gleichzeitig: feste Liefertage und eine Lücke zwischen Bestellung und Lieferung. Lässt du einen Teil weg, wird es jede Woche an derselben Stelle knapp. Der Rechner oben zeigt beide Zahlen: den Sollbestand, bis zu dem du beim Zählen auffüllst, und was direkt nach der Lieferung im Regal stehen sollte.

Drei Rechenbeispiele

Die Zahlen unten sind Beispiele, um die Rechnung zu zeigen. Für deine Küche zählt nur dein eigener Verbrauch.

Rispentomaten, Lieferung jeden Morgen

Ein Bistro mit sechs Öffnungstagen verbraucht etwa 48 kg Rispentomaten pro Woche, also 8 kg am Tag. Der Gemüselieferant kommt jeden Morgen, bestellt wird nach dem Abendservice. Tage bis zur nächsten Lieferung: 1. Vorlaufzeit: 0, weil die Tomaten vor dem nächsten Mittagsservice da sind. Sicherheitsbestand: ein halber Tag, also 4 kg, für den Samstag, an dem der Salat doppelt so schnell weggeht.

Sollbestand = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. Am Dienstag nach dem Abendservice sind noch 5 kg da. Bestelle 7 kg, oder eine Kiste, wenn der Lieferant nur kistenweise verkauft.

Mehl, Lieferung einmal pro Woche

Dasselbe Bistro backt sein Brot selbst und verbraucht 36 kg Mehl pro Woche, also 6 kg pro Öffnungstag. Trockenware kommt einmal pro Woche am Donnerstag, der Vertreter nimmt die Bestellung am Montag auf. Tage bis zur nächsten Lieferung: 6. Vorlaufzeit: 3 (Montag, Dienstag und Mittwoch wird mit dem aktuellen Bestand gekocht). Sicherheitsbestand: ein Tag, also 6 kg.

Sollbestand = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. Am Montag zählst du 22 kg und bestellst 38 kg. Bis Donnerstag hast du 18 kg verbraucht, es sind also noch 4 kg da, wenn die 38 kg kommen. Das sind 42 kg im Regal, genug für sechs Tage plus Puffer.

Jetzt dieselbe Woche mit der kurzen Formel, Wochenverbrauch plus Puffer: Sollbestand 42 kg, Bestellung am Montag 20 kg. Am Donnerstag hast du 4 kg plus 20 kg, also 24 kg für sechs Backtage. Am Montag ist das Mehl aus, drei Tage vor der nächsten Lieferung. Das ist der klassische Fehler beim Sollbestand, und deshalb gehört die Vorlaufzeit in die Formel.

Sahne, nur kistenweise

Patisserie und Linie brauchen zusammen etwa 9 Liter Sahne am Tag. Die Molkerei liefert dreimal pro Woche, jeden zweiten Öffnungstag, bestellt wird am Nachmittag davor. Tage bis zur nächsten Lieferung: 2. Vorlaufzeit: 1 (der Abendservice nach der Bestellung läuft noch mit dem aktuellen Bestand). Sicherheitsbestand: 15 Prozent.

Sollbestand = 9 × (2 + 1) = 27 Liter, plus 15 Prozent sind es rund 31 Liter. Du zählst 11 Liter und brauchst 20. Die Sahne kommt in Kisten zu 6 Litern, also bestellst du 4 Kisten, 24 Liter. Auf volle Gebinde aufrunden ist in Ordnung. Wer aber bei jeder Bestellung eine ganze Kiste mehr nimmt, hat bald ein Kühlhaus voller Sahne, die vor dem Verbrauch abläuft. Prüf also das Datum der Reste.

Sollbestand festlegen in fünf Schritten

1. Kernartikel auswählen. Nicht alle 400 Positionen. Fang mit den 20 bis 30 Artikeln an, die täglich laufen und ohne die der Service stehen würde: Fleisch und Fisch der Karte, Milchprodukte, Eier, Mehl, Öl, das Gemüse deiner Bestseller. Alles andere bleibt auf der normalen Bestellliste.
2. Den echten Verbrauch ermitteln. Nimm zwei bis vier Wochen Lieferantenrechnungen, deinen Bestellverlauf oder zwei Zählungen mit den Lieferungen dazwischen. Teile die Summe durch die Zahl der Öffnungstage. Eine Woche ist zu kurz, weil eine große Feier alles verzerrt.
3. Liefertage und Vorlaufzeit aufschreiben. Für jeden Lieferanten: an welchen Tagen er liefert, bis wann bestellt sein muss und wie viele Öffnungstage zwischen Bestellung und Lieferung liegen. Das steht meist nur in einem Kopf. Schreib es auf.
4. Rechnen und runden. Mit der Formel oder dem Rechner oben. Auf volle Gebinde aufrunden und dann gegen zwei Grenzen prüfen: Haltbarkeit (ein Sollbestand für drei Tage Kräuter ist sinnlos, wenn Kräuter zwei Tage halten) und Lagerplatz (ein Sollbestand, der nicht ins Kühlhaus passt, ist keiner).
5. Nach zwei Wochen prüfen. Schau an jedem Liefertag, was vor der Lieferung noch da war. Liegt das regelmäßig weit über dem Sicherheitsbestand, senke den Sollbestand. Ging etwas aus, erhöhe ihn. Danach nach jedem Kartenwechsel und zu Beginn jeder Saison neu prüfen.

Deine Bestandsliste

Die Bestandsliste ist die Arbeitsversion von alldem: eine Zeile pro Kernartikel, sortiert in der Reihenfolge, in der du durchs Lager gehst, mit dem Sollbestand schon eingetragen. Am Bestelltag füllst du nur zwei Spalten aus.

Drei Gewohnheiten machen die Liste alltagstauglich:

• Dieselbe Reihenfolge wie die Regale Stehen auf der Liste die Milchprodukte oben, im Kühlhaus aber ganz hinten, dauert das Zählen doppelt so lang und Artikel werden übersprungen.
• Eine Einheit pro Zeile, immer dieselbe Steht der Sollbestand in Kilo und jemand zählt in Kisten, stimmt die Bestellung nicht. Schreib die Einheit auf die Liste und aufs Regaletikett.
• Eine Liste pro Lieferant Oder zumindest ein Block pro Lieferant, damit eine Bestellung fertig ist, bevor die nächste beginnt.

Wenn du eine fertige Datei willst, ist die kostenlose Bestellliste als Vorlage in Excel und PDF ein guter Start: Ergänze einfach eine Spalte für den Sollbestand neben der Menge. Für die Zählung selbst hat der Ratgeber zur Inventur in der Gastronomie eine Zählliste und den Ablauf für den Zähltag.

Wochenende, Veranstaltungen und Saison

Ein Sollbestand pro Artikel ist ein guter Start. Einige Artikel brauchen mehr als einen:

• Sollbestand fürs Wochenende Verbrauchst du freitags und samstags deutlich mehr als unter der Woche, führe für die Artikel mit den größten Schwankungen einen zweiten, höheren Sollbestand. Nimm ihn für die Bestellung, die dich durchs Wochenende tragen muss.
• Veranstaltungen Eine Hochzeit mit 120 Gästen ist kein voller Samstag. Bestelle die Veranstaltung zusätzlich zum Sollbestand nach dem Bankettauftrag und erhöhe dafür nicht den Sollbestand.
• Saison und Kartenwechsel Spargelzeit, Sommerterrasse, ein neues Dessert: Jede Änderung im Verkauf ist eine Änderung im Verbrauch. Rechne die betroffenen Artikel in der Woche des Kartenwechsels neu, nicht erst, wenn der erste Engpass da ist.

Typische Fehler beim Sollbestand

• Einmal festgelegt, nie wieder angefasst Der Sollbestand für die Winterkarte ist im Sommer falsch. Ein Sollbestand braucht ein Datum und eine Überprüfung.
• Sollbestand nach Bauchgefühl „Wir bestellen immer drei Kisten“ ist eine Gewohnheit, kein Sollbestand. Zwei Wochen echte Zahlen schlagen Jahre Gewohnheit.
• Die Vorlaufzeit vergessen Siehe das Mehlbeispiel oben: Der Sollbestand deckt den Lieferzeitraum, aber nicht die Tage, bis die Lieferung da ist.
• Zu hoher Sollbestand bei verderblicher Ware Fisch, Kräuter und Beeren brauchen knappe Sollbestände und häufige Lieferungen. Jedes Kilo zu viel ist vorprogrammierter Abfall.
• Sollbestände, die niemand sieht Ein Sollbestand im Kopf des Küchenchefs oder auf dem Bürorechner hilft dem Koch nicht, der um 22 Uhr zählt. Er gehört auf die Liste und ans Regal.

Wie Sollbestände mit Lagerordnung, FIFO und dem Bestellablauf zusammenspielen, steht im Ratgeber zur Lagerverwaltung in der Gastronomie.

Wo Pelican hilft, und wo nicht

Gleich vorweg: Pelican berechnet keinen Sollbestand und führt keine Bestände. Es ist kein Warenwirtschaftssystem mit Lagerbuchungen, keine Kasse und kein Gäste-Bestellsystem, und es ersetzt weder deinen Lieferanten noch das Preisgespräch mit dem Vertreter. Wenn du eine Software willst, die jede Entnahme bucht, brauchst du ein Warenwirtschaftssystem.

Pelican übernimmt den Schritt direkt nach der Bestandsliste. Wer zählt, spricht ins Handy, was fehlt, zum Beispiel „sieben Kilo Rispentomaten, vier Kisten Sahne“. Alle im Team schreiben auf dieselbe Liste, per Sprache oder Tippen, auf Deutsch, Italienisch oder Englisch. Pelican erkennt das Produkt, führt doppelte Einträge zusammen und sortiert die Liste nach Kategorien. Der Küchenchef prüft und gibt sie frei, bevor der Vertreter kommt oder bevor sie als PDF oder per WhatsApp rausgeht.

Der Bestellverlauf, der dabei entsteht, hilft auch beim Sollbestand: Er zeigt, was wann bei welchem Lieferanten und von wem bestellt wurde. Bestellt ist nicht gleich verbraucht, gleich das also mit einer Zählung ab. Über ein paar Wochen ist er aber eine schnelle erste Schätzung des Verbrauchs pro Artikel.

Pelican wird pro Betrieb abgerechnet, nicht pro Nutzer: Solo 19 Euro im Monat (bis 3 Nutzer), Basic 29 Euro im Monat (bis 5 Nutzer), Pro 59 Euro im Monat (unbegrenzt viele Nutzer). Bei jährlicher Zahlung sind es 15, 24 oder 49 Euro pro Monat. Jeder Tarif startet mit 30 Tagen gratis.

Häufige Fragen zum Sollbestand