PelicanDieser Leitfaden führt dich einmal durch den gesamten Einkauf in der Gastronomie, von der ersten Bedarfsmeldung bis zur Kostenkontrolle am Monatsende. Jede der sechs Stationen bekommt hier den Überblick und das Wichtigste. Für die Details verlinken wir jeweils auf den passenden Ratgeber, der tiefer geht. So findest du schnell die Stelle, an der es bei dir gerade hakt.
- Station 1: Bedarf erfassen. Wer merkt, was fehlt, und wie kommt das an einen Ort.
- Station 2: Bestellung bündeln und freigeben. Feste Bestelltage, geprüfte Mengen, eine Freigabe.
- Station 3: Lieferanten auswählen und ordern. Der richtige Mix und der vorbereitete Vertreterbesuch.
- Station 4: Wareneingang kontrollieren. Lieferschein gegen Bestellung, Menge, Qualität, Temperatur.
- Station 5: Lagern und Bestände im Griff behalten. Ordnung im Lager, FIFO, Inventur.
- Station 6: Kosten kontrollieren. Wareneinsatz, Bestellverlauf, Preisüberblick.
Station 1: Bedarf erfassen
Alles beginnt damit, dass jemand merkt: Die Butter reicht nicht bis Freitag. Genau hier entscheidet sich, ob der Einkauf sauber läuft oder ins Chaos kippt. Denn der Bedarf entsteht verteilt über den Tag und über die ganze Brigade. Der Sous sieht das Fleisch, der Patissier die Sahne, die Aushilfe hinten das Gemüse. Landet all das auf verschiedenen Zetteln, in privaten WhatsApp-Nachrichten oder nur im Zuruf, geht zuverlässig die Hälfte verloren.
Die Lösung ist eine gemeinsame Liste, auf die jeder schreibt, sobald ihm etwas auffällt, und die nach Warengruppen sortiert ist. Ein konkretes Beispiel: Statt drei Zetteln an drei Kühlschranktüren hat das Team einen Ort, an dem der Bedarf zusammenläuft und beim Bestellen niemand raten muss. Wie eine gute Liste aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Bestellliste für die Gastronomie. Eine fertige Bestellliste als Vorlage zum Download gibt es kostenlos als Excel und PDF. Und wenn deine Brigade mehrsprachig ist, hilft der Ratgeber zum mehrsprachigen Küchenteam, damit kein Bedarf an der Sprachbarriere hängen bleibt.
Station 2: Bestellung bündeln und freigeben
Aus gesammeltem Bedarf wird noch keine gute Bestellung. Dazwischen liegt der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird: bündeln und freigeben. Bündeln heißt, feste Bestelltage je Lieferant zu haben, statt dreimal die Woche kleine Nachbestellungen zu schicken. Das senkt Liefergebühren, hilft beim Erreichen von Mindestbestellwerten und macht den Ablauf planbar.
Freigeben heißt, dass eine Person, in der Regel der Küchenchef, vor dem Absenden über die Liste schaut. Sind die Mengen realistisch? Wurde etwas doppelt gemeldet? Passt die Bestellung zur erwarteten Auslastung am Wochenende? Dieser Vier-Augen-Moment kostet zwei Minuten und verhindert die teuren Fehler: die versehentlich zehnfache Menge, die vergessene Position, die Bestellung für einen Tag mit geschlossener Küche. Den kompletten operativen Ablauf von der Liste bis zum abgesendeten Auftrag beschreibt der Ratgeber zur Warenbestellung in der Gastronomie.
Station 3: Lieferanten auswählen und Bestellung aufgeben
Jetzt geht die Bestellung raus, und die Frage ist: an wen. Die meisten Betriebe fahren mit einem Mix am besten. Ein Zustellgroßhändler mit Vollsortiment deckt die Basis, Spezialisten wie Metzger, Fischhändler oder Gemüsebauer liefern die Qualität, die deine Küche ausmacht, und ein Abholmarkt in der Nähe fängt Notfälle ab. Der richtige Mix hängt von Karte, Größe und Anspruch ab, nicht von einer festen Zahl.
Vor dem Vertreterbesuch entscheidet die Vorbereitung über den Preis. Wer mit einer fertigen, nach Warengruppen sortierten Liste und klaren Mengen in den Termin geht, kauft nicht auf Zuruf ein, sondern verhandelt aus einer besseren Position. Wie du gute Lieferanten findest, vergleichst und mehrere davon im Alltag managst, steht im Ratgeber zu Lieferanten für die Gastronomie. Wie der Vertreterbesuch selbst ohne Chaos abläuft, zeigt der Ratgeber Lieferantenbestellungen organisieren.
Station 4: Wareneingang kontrollieren
Die Lieferung kommt, oft mitten im Vormittagsstress, und genau dann wird die Kontrolle gern übersprungen. Das ist teuer. Beim Wareneingang gehört der Lieferschein gegen die Bestellung geprüft: Stimmt die Menge, fehlt nichts, wurde etwas berechnet, das gar nicht geliefert wurde? Dazu kommen Qualität und, bei Kühlware, die Temperatur. Was nicht passt, wird sofort reklamiert, direkt beim Fahrer oder unmittelbar danach, nicht erst Tage später.
Diese Kontrolle funktioniert nur, wenn klar ist, was überhaupt bestellt wurde. Ohne festgehaltene Bestellung weiß nach zwei Tagen niemand mehr, ob die drei fehlenden Kisten je geordert waren oder ob der Lieferant zu viel berechnet hat. Ein sauberer Bestellverlauf ist damit die Grundlage jeder Wareneingangskontrolle. Er verwandelt ein Wortgefecht am Telefon in einen Blick auf die Fakten.
Station 5: Lagern und Bestände im Griff behalten
Ist die Ware geprüft, muss sie richtig weggeräumt werden, und zwar so, dass sie wiedergefunden und aufgebraucht wird, bevor sie verdirbt. Feste Lagerplätze, das FIFO-Prinzip, also Ältestes nach vorn, und Mindestmarken statt Dauerzählerei halten das Lager ohne großen Aufwand im Griff. Ein gut organisiertes Lager ist zugleich die Basis für den nächsten Bedarfsrundgang: Wer am Regal entlanggeht, sieht sofort, was nachbestellt werden muss.
Die Details dazu stehen im Ratgeber zur Lagerverwaltung in der Gastronomie. Wie du einmal im Jahr sauber Inventur machst und welche Vorlage das Zählen beschleunigt, zeigt der Ratgeber zur Inventur in der Gastronomie. Beide Stationen greifen ineinander: Ordnung im Lager macht die Inventur schneller, und die Inventur deckt auf, wo im Lager etwas schiefläuft.
Station 6: Kosten kontrollieren
Am Ende des Kreislaufs steht die Frage, ob sich das alles rechnet. Die zentrale Kennzahl dafür ist der Wareneinsatz, also der Anteil der Warenkosten am Umsatz. Er zeigt, ob deine Kalkulation aufgeht oder ob Kosten davonlaufen. Wie du ihn berechnest, mit Formel und direktem Online-Rechner, steht im Ratgeber Wareneinsatz berechnen.
Der Wareneinsatz sagt dir aber nur, dass etwas nicht stimmt, nicht wo. Dafür brauchst du den Bestellverlauf: Was wurde wann bei wem zu welchem Preis bestellt? Damit erkennst du Preissteigerungen, die sich sonst unbemerkt einschleichen, und hast die Zahlen für das jährliche Konditionsgespräch schwarz auf weiß. Gerade für den Betriebsinhaber ist dieser Preisüberblick der einfachste Weg, die Kosten im Griff zu behalten, ohne selbst jede Bestellung zu machen. Wie das ohne Warenwirtschaftssystem geht, zeigt der Ratgeber Wareneinsatz kontrollieren.
Die häufigsten Fehler im Gastro-Einkauf
Wer die sechs Stationen kennt, erkennt auch die typischen Fehler leichter. Diese sieht man in fast jeder Küche, die ihren Einkauf nicht im Griff hat:
- Kein fester Prozess. Bestellt wird, wenn jemand daran denkt, mal so, mal so. Ohne festen Ablauf entstehen Lücken und Doppelbestellungen.
- Alles hängt an einer Person. Fällt der Küchenchef aus, weiß niemand, was, wann und wo bestellt wird. Wissen im Kopf einer Person ist ein Risiko.
- Keine Historie. Ohne Bestellverlauf ist jede Bestellung ein Neuanfang aus dem Gedächtnis. Preisvergleiche und Reklamationen werden zum Ratespiel.
- Bestellt wird, was schon immer bestellt wurde. Mengen aus Gewohnheit statt aus dem tatsächlichen Bedarf führen zu vollen Kühlhäusern und Verderb.
- Keine Wareneingangskontrolle. Was nicht geprüft wird, wird bezahlt, auch wenn es fehlt oder falsch berechnet ist.
- Preise werden nie verglichen. Wer Konditionen jahrelang nicht prüft, zahlt schleichend immer mehr, ohne es zu merken.
Den Einkauf digitalisieren: klein anfangen
Der ganze Kreislauf hängt an einem sauberen Anfang: dem Bedarf, der zuverlässig an einem Ort zusammenläuft. Genau das ist der Quick Win, wenn du deinen Einkauf digitalisieren willst. Der Bestellprozess braucht keine neue Hardware, keinen Pflegeaufwand und zeigt sofort Wirkung. Warum du bei der Digitalisierung in der Gastronomie genau hier anfangen solltest, steht im eigenen Ratgeber.
Dafür ist Pelican gebaut. Dein Team erfasst den täglichen Bedarf gemeinsam, per Sprache oder Tippen, jeder in seiner Sprache. Die App sortiert automatisch nach Warengruppen, der Küchenchef gibt frei, und der Bestellverlauf hält jeden Einkauf fest. So sind gleich mehrere Stationen dieses Leitfadens abgedeckt: das Erfassen, das Freigeben und die Grundlage für Wareneingangskontrolle und Kostenüberblick. Welche Arten von Bestell-Werkzeugen es gibt und worauf du bei der Auswahl achten solltest, zeigt der Ratgeber zur Bestell-App für die Gastronomie.
Der Einkauf beginnt beim Bedarf. Bring ihn an einen Ort.
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Wie organisiert man den Einkauf in der Gastronomie?
Der Einkauf folgt einem festen Kreislauf: Bedarf im Team erfassen, Bestellung bündeln und von einer Person freigeben lassen, beim Lieferanten ordern, den Wareneingang gegen die Bestellung prüfen, richtig lagern und die Kosten über Wareneinsatz und Bestellverlauf im Blick behalten. Wer diese sechs Stationen als festen Ablauf etabliert, statt jeden Tag neu zu improvisieren, kauft ruhiger und günstiger ein.
Wer ist in der Küche für den Einkauf verantwortlich?
Die Verantwortung liegt beim Küchenchef: Er plant den Bedarf, prüft die Mengen und gibt die Bestellung frei. Melden sollte den Bedarf aber das ganze Team, denn nur wer an der Station steht, sieht, was zur Neige geht. Der Betriebsinhaber hält im Hintergrund die Kosten im Blick, ohne selbst jede Bestellung zu machen.
Wie viele Lieferanten sollte ein Restaurant haben?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Bewährt hat sich ein Mix aus einem Zustellgroßhändler für die Basis und einigen Spezialisten für die Bereiche, die deine Küche prägen, ergänzt um einen Abholmarkt für Notfälle. Wichtiger als die Anzahl ist, nicht von einem einzigen Lieferanten abhängig zu sein und den Aufwand für Bestelltage und Koordination im Griff zu behalten.
Was ist ein guter Wareneinsatz in der Gastronomie?
Der Wareneinsatz wird als Anteil vom Umsatz gemessen und liegt je nach Konzept meist im Bereich von rund einem Viertel bis einem Drittel. Der richtige Wert hängt stark von Küchenstil, Preisniveau und Kalkulation ab, deshalb ist der Vergleich mit dem eigenen Vormonat aussagekräftiger als ein Branchendurchschnitt. Wie du ihn berechnest, zeigt der Wareneinsatz-Rechner.
Wie senkt man die Einkaufskosten in der Gastronomie?
Der größte Hebel ist, den Bedarf sauber zu erfassen statt auf Verdacht zu bestellen. Dazu kommt: Mengen aus dem Bestellverlauf ableiten, Preise regelmäßig vergleichen und nachverhandeln, den Wareneingang kontrollieren und Verderb durch richtige Lagerung vermeiden. Kein einzelner Trick senkt die Kosten, sondern ein sauberer Prozess über alle Stationen hinweg.