PelicanWas Digitalisierung im Gastro-Alltag konkret heißt
Digitalisierung klingt nach Großprojekt, Beratern und einem Budget, das kein Familienbetrieb hat. Im Küchenalltag ist sie viel bodenständiger. Es geht nicht um Roboter am Herd oder künstliche Intelligenz auf der Karte. Es geht darum, Zettel, Zuruf und Excel genau dort zu ersetzen, wo sie jeden Tag Fehler und Sucherei produzieren.
Der Bestellzettel an der Kühlhaustür, der abfällt und verschwindet. Die Reservierung, die auf einem Notizblock steht und beim Schichtwechsel niemand findet. Der Dienstplan, den der Chef sonntags per WhatsApp verschickt und dreimal korrigiert. Das sind die Stellen, an denen Digitalisierung wirkt. Nicht als Prestigeprojekt, sondern als Werkzeug, das eine konkrete tägliche Reiberei wegnimmt. Wer das versteht, geht das Thema entspannt an: ein Bereich nach dem anderen, immer dort zuerst, wo es am meisten weh tut.
Die Bereiche im Überblick
Ein Restaurant besteht aus mehreren Abläufen, die sich unabhängig voneinander digitalisieren lassen. Du musst dich nicht für alle entscheiden und schon gar nicht gleichzeitig. Hier ist der Überblick, damit du weißt, wo du überhaupt ansetzen kannst.
Kasse und Abrechnung
Die Kasse ist in den meisten Betrieben längst digital, oft der am weitesten fortgeschrittene Bereich. Moderne Kassensysteme erfassen Umsätze, splitten Rechnungen und liefern Auswertungen. An Kassensysteme sind gesetzliche Anforderungen geknüpft, die sich je nach Land unterscheiden und regelmäßig ändern. Kläre den aktuellen Stand mit deinem Steuerberater oder Kassenanbieter, statt dich auf pauschale Aussagen zu verlassen.
Reservierung und Gäste
Reservierungstools nehmen Buchungen rund um die Uhr entgegen, auch wenn niemand ans Telefon geht. Sie zeigen die Tischbelegung, reduzieren Doppelbuchungen und erinnern Gäste automatisch an ihren Termin, was No-Shows senkt. Dazu gehört die Gästekommunikation: Bewertungen im Blick behalten, auf Anfragen reagieren, den eigenen Online-Auftritt pflegen. Das ist für viele Betriebe der sichtbarste Hebel nach außen.
Personalplanung
Digitale Dienstpläne ersetzen die Excel-Tabelle und die Sonntagabend-Nachricht. Das Team sieht seine Schichten im Handy, Tauschwünsche laufen geordnet, und die Zeiterfassung läuft direkt mit. Gerade in der Gastronomie mit ihren wechselnden Schichten und Aushilfen spart das viele Rückfragen und Missverständnisse.
Einkauf und Bestellwesen
Hier entsteht täglich Bedarf, und hier gehen täglich Informationen verloren. Wer merkt, dass etwas fehlt, schreibt es auf einen Zettel, ruft es durch oder vergisst es. Digitalisiert bedeutet: Das Team sammelt den Bedarf gemeinsam auf einer Liste, sortiert nach Warengruppen, mit Verlauf, wer wann was bestellt hat. Genau darum geht es weiter unten. Wie ein digitales Werkzeug für den Einkauf aussieht, zeigt der Ratgeber zur Bestell-App für die Gastronomie.
Interne Kommunikation
Übergaben, Absprachen, kurze Infos zwischen den Schichten: Vieles davon läuft über Zuruf oder private Chatgruppen und geht dabei verloren. Digitale Werkzeuge bündeln das an einem Ort, der auch beim Schichtwechsel noch da ist. In gemischtsprachigen Brigaden ist das doppelt wichtig, weil die Sprachbarriere sonst zusätzlich Informationen schluckt. Mehr dazu steht im Ratgeber zum mehrsprachigen Küchenteam.
Buchhaltung und Belege
Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbons: Digitale Belegerfassung spart das Schuhkarton-Sammeln und die Zettelwirtschaft am Monatsende. Belege werden fotografiert oder direkt digital übernommen und landen geordnet beim Steuerberater. Das ist weniger sichtbar als eine schicke Reservierungsseite, spart im Hintergrund aber viel stille Arbeit.
Woran Digitalisierungsprojekte in der Gastronomie scheitern
Nicht jede Digitalisierung gelingt. Und fast immer liegt es nicht an der Technik, sondern an der Herangehensweise. Diese vier Muster sieht man am häufigsten.
- Zu viel auf einmal. Wer Kasse, Reservierung, Dienstplan und Einkauf gleichzeitig umstellt, überfordert sich und das Team. Alles ruckelt zugleich, niemand findet sich zurecht, und am Ende landet die Hälfte wieder beim Zettel. Ein Bereich nach dem anderen ist fast immer der bessere Weg.
- Werkzeuge, die Pflege verlangen, die niemand leistet. Ein System ist nur so gut wie die Daten darin. Wenn ein Tool ständig gefüttert und gepflegt werden muss, aber im Servicestress keiner Zeit dafür hat, veralten die Daten und das Tool wird nutzlos. Werkzeuge, die sich nebenbei mit dem normalen Ablauf füllen, halten durch.
- Das Team wird nicht mitgenommen. Entscheidet der Chef allein und drückt eine Lösung durch, entsteht Widerstand. Besonders heikel sind Sprachbarrieren: Ein Werkzeug nur auf Deutsch schließt Teile der Brigade aus. Wer nicht versteht, wie es funktioniert, nutzt es nicht.
- Am Alltag vorbei gekauft. Eine Lösung, die im Verkaufsgespräch überzeugt, aber nicht zum echten Ablauf in der Küche passt, wird nach zwei Wochen liegen gelassen. Prüf jedes Werkzeug an deinem konkreten Tag, nicht an der Demo.
Die Empfehlung: mit dem Bestellprozess anfangen
Wenn du einen einzigen Bereich zuerst digitalisieren willst, nimm den Bestellprozess. Er ist der Quick Win der Digitalisierung in der Gastronomie, aus vier Gründen:
- Kein neues Gerät. Es läuft auf den Smartphones, die dein Team ohnehin in der Tasche hat. Keine Kasse, kein Terminal, keine Installation im Haus.
- Kein Datenpflege-Aufwand. Die Liste füllt sich nebenbei, während das Team den Bedarf durchgibt. Niemand muss abends Zahlen nachtragen.
- Nutzen ab Tag eins. Schon die erste gemeinsame Liste spart Zettelsuche und Abtippen. Der Effekt ist sofort spürbar, nicht erst nach Wochen der Einrichtung.
- Das Team wird mitgenommen statt ausgeschlossen. Jeder gibt seinen Bedarf in seiner eigenen Sprache durch, per Sprache oder Tippen. Die Sprachbarriere, an der andere Projekte scheitern, wird hier zum gelösten Problem.
Genau dafür ist Pelican gebaut. Das ganze Küchenteam erfasst den täglichen Warenbedarf gemeinsam, jeder in seiner Sprache. Die App erkennt das Produkt und führt alles auf einer nach Warengruppen sortierten Liste zusammen. Der Küchenchef gibt sie vor dem Lieferantenbesuch frei, und der Bestellverlauf zeigt, wann was bei wem bestellt wurde. Pelican ist bewusst auf diesen einen Ablauf fokussiert. Es ersetzt keine Kasse und kein Warenwirtschaftssystem, und genau das macht den Einstieg so risikoarm.
Tag 1: Betrieb anlegen und Team einladen. Als Küchenchef legst du deinen Betrieb an, auf dem iPhone vorab über die Website, auf Android direkt in der App. Danach lädst du deine Mitglieder ein, sie schließen die Anmeldung über den Einladungslink ab.
Tag 2 bis 5: Parallel zum Zettel laufen lassen. Das Team gibt den Bedarf wie gewohnt durch, zusätzlich aber in der App. So gewöhnen sich alle daran, ohne dass etwas kaputtgehen kann.
Ab Tag 6: Zettel weglassen. Wenn die Liste zuverlässig läuft und alle sie nutzen, fällt der Papierweg weg. Die 30-tägige kostenlose Testphase gibt dir genug Puffer, das in Ruhe zu tun.
Fang mit dem Bereich an, der jeden Tag nervt.
Pelican digitalisiert den Bestellprozess deiner Küche ohne neue Hardware und ohne Pflegeaufwand. Läuft auf den Handys, die ihr schon habt. 30 Tage gratis testen.
Betrieb anlegen und 30 Tage testenFörderungen für die Digitalisierung
Viele Betriebe fragen sich, ob es Geld vom Staat gibt. Die kurze Antwort: oft ja, aber die Details ändern sich ständig. In Deutschland, Österreich und in Südtirol beziehungsweise Italien gibt es je nach Land und Region Zuschussprogramme für die Digitalisierung von Klein- und Kleinstbetrieben. Häufig fördern sie einen Teil der Beratungs- oder Softwarekosten, teils in nennenswerter Höhe.
Konkrete Programmnamen, Fördersätze oder Fristen nennen wir hier bewusst nicht, weil sie sich zu schnell ändern und sich je nach Region stark unterscheiden. Falsche Zahlen wären hier das Letzte, was dir hilft. Der verlässliche Weg: Frag bei deiner Handelskammer beziehungsweise Wirtschaftskammer, beim Handwerks- oder Handelsverband oder beim regionalen Wirtschaftsförderer nach dem aktuellen Stand. Dort weiß man, welches Programm gerade offen ist und ob dein Betrieb die Bedingungen erfüllt.
Häufige Fragen zur Digitalisierung in der Gastronomie
Wo fängt man mit der Digitalisierung in der Gastronomie an?
Am besten dort, wo der Alltagsschmerz am größten und das Risiko am kleinsten ist. Für die meisten Küchen ist das der Bestellprozess oder der Dienstplan. Beides läuft auf vorhandenen Handys, verlangt keine teure Hardware und zeigt vom ersten Tag an einen spürbaren Nutzen. Fang mit einem Bereich an, nicht mit allen auf einmal.
Was kostet die Digitalisierung eines Restaurants?
Das reicht von wenigen Euro bis in den fünfstelligen Bereich. Ein einzelnes Werkzeug für einen Bereich startet oft bei rund 29 € pro Monat. Ein komplettes Kassensystem mit Hardware oder ein vernetztes Warenwirtschaftssystem kann dagegen mehrere tausend Euro kosten. Die günstigste Strategie ist, klein anzufangen und Bereich für Bereich zu digitalisieren, statt alles auf einmal umzustellen.
Gibt es Förderungen für Digitalisierung in der Gastronomie?
Ja, in Deutschland, Österreich und Italien gibt es je nach Region Zuschussprogramme für die Digitalisierung von Kleinbetrieben, oft für Beratungs- oder Softwarekosten. Bedingungen, Höhe und Fristen ändern sich aber laufend und unterscheiden sich stark. Frag am besten bei deiner Handelskammer, Wirtschaftskammer oder dem regionalen Wirtschaftsförderer nach dem aktuellen Stand.
Wie nehme ich mein Team bei der Digitalisierung mit?
Das Werkzeug muss einfacher sein als das, was es ersetzt, sonst kehrt das Team zum Zettel zurück. Berücksichtige die Sprachen in der Küche, damit niemand außen vor bleibt. Und stell nicht per Stichtag um, sondern lass das neue Werkzeug ein paar Tage parallel zum alten Weg laufen. So merkt jeder selbst, dass es schneller geht, und niemand fühlt sich überfahren.
Welche Bereiche im Restaurant kann man digitalisieren?
Die üblichen Bereiche sind Kasse, Reservierung und Gästekommunikation, Personalplanung mit Dienstplan und Zeiterfassung, Einkauf und Bestellwesen, die interne Teamkommunikation und die Buchhaltung mit digitalen Belegen. Du musst nicht alles gleichzeitig angehen. Sinnvoll ist, den Bereich zuerst zu digitalisieren, der im Alltag die meisten Fehler und die meiste Sucherei verursacht.