PelicanKostenlos, keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse. Beide Dateien darfst du anpassen und im Betrieb weitergeben.
Was in der Vorlage steckt
Die meisten Bestelllisten-Vorlagen im Netz sind allgemeine Bestellformulare mit Artikelnummer und Preisspalte. In einer Küche hilft das wenig. Diese Vorlage ist deshalb so aufgebaut, wie in der Küche tatsächlich bestellt wird:
- Nach Warengruppen geordnet. Gemüse und Obst, Fleisch, Fisch, Molkerei und Eier, Trockenware, Tiefkühl, Getränke, Non-Food. Im PDF hat jede Gruppe ihren festen Block, in Excel wählst du sie pro Zeile aus und sortierst danach.
- Einheit als eigene Spalte. Kilo, Kiste, Bund, Gebinde. Ohne Einheit wird aus „3 Sahne" schnell die falsche Menge.
- Absender pro Zeile. Wer den Artikel aufgeschrieben hat, steht daneben. Bei unklaren Mengen weißt du, wen du fragst.
- Status der Bestellung. Offen, bestellt oder geliefert. Beim Wareneingang siehst du sofort, was noch aussteht. Im PDF ist es ein Kästchen zum Abhaken.
- Platz für den Vertreter. Das PDF hat unten auf jeder Seite ein Notizfeld für Sonderwünsche und Rückfragen.
| Warengruppe | Artikel | Einheit | Menge | Lieferant | eingetragen von | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gemüse und Obst | Rispentomaten | Kiste | 2 | Gemüse Huber | Marco | bestellt |
| Gemüse und Obst | Basilikum | Bund | 6 | Gemüse Huber | Elena | offen |
| Fleisch | Rinderfilet | kg | 4 | Metzgerei Berger | Chef | bestellt |
| Molkerei und Eier | Sahne 33 % | Liter | 12 | Großhandel Nord | Elena | geliefert |
Warum nach Warengruppen und nicht alphabetisch? Weil dein Lieferant so denkt. Der Gemüsehändler will die Gemüsezeilen sehen, der Metzger seine. Ein Klick auf den Pfeil bei „Warengruppe" sortiert die Liste danach, und du liest beim Vertreterbesuch einfach einen Block vor, statt zwischen Zwiebeln, Zitronen und Zucker hin und her zu springen.
So nutzt du die Bestellliste im Küchenalltag
Eine Vorlage ist schnell heruntergeladen. Dass sie im Betrieb wirklich genutzt wird, entscheidet sich an vier Kleinigkeiten:
- Ein fester Platz, nicht drei. Die Liste hängt an einer Stelle, die jeder täglich passiert, meist am Kühlhaus oder am Pass. Drei Zettel an drei Türen sind wieder Zettelchaos.
- Stift dranbinden. Klingt banal, ist aber der häufigste Grund, warum nichts eingetragen wird. Wer erst einen Stift suchen muss, merkt es sich „für später" und vergisst es.
- Sofort eintragen, nicht am Ende der Schicht. Der Moment, in dem du die letzte Kiste Tomaten aus dem Regal nimmst, ist der einzige, in dem du sicher daran denkst.
- Feste Bestelltage. Trag oben ein, wann welcher Lieferant kommt. Dann weiß das Team, bis wann der Bedarf auf der Liste stehen muss.
Vor dem Bestellen geht der Küchenchef die Liste durch, prüft die Mengen und ergänzt, was das Team übersehen hat. Wie dieser Ablauf sauber organisiert wird, steht ausführlich im Leitfaden zur Warenbestellung in der Gastronomie.
Wo Papier und Excel an ihre Grenzen kommen
Damit du weißt, worauf du dich einlässt: Diese Vorlage löst das Formatproblem sehr gut. Das Teamproblem löst sie nicht. Wenn in deiner Küche nicht eine, sondern fünf Personen Bedarf melden, passiert im Alltag Folgendes:
- Die ausgedruckte Liste hängt an einem Ort. Der Bedarf entsteht überall: im Kühlhaus, am Pass, im Trockenlager.
- Excel liegt auf dem Bürorechner. Zwischen zwei Services, mit nassen Händen, öffnet niemand eine Tabelle.
- Handschriften sind unleserlich, Zeilen stehen doppelt drauf, und am Ende tippt der Küchenchef alles noch einmal ab.
- In gemischtsprachigen Brigaden schreibt der eine „Tomaten", der andere „pomodori". Auf dem Papier werden daraus zwei Bestellungen.
- Nach der Bestellung ist die Liste leer. Was wann bei wem zu welchem Preis bestellt wurde, weiß danach niemand mehr.
Die Alternative: eine gemeinsame Bestellliste als App
Genau an diesem Punkt setzt Pelican an. Statt einer Datei gibt es eine gemeinsame Liste, auf die das ganze Küchenteam schreibt, jeder vom eigenen Smartphone, im Moment, in dem die Lücke auffällt. Am schnellsten per Sprache: „zwei Kisten Rispentomaten, zehn Kilo Mehl". Pelican erkennt Artikel, Menge und Einheit, sortiert automatisch in die richtige Warengruppe und schreibt den Namen des Absenders dazu.
Jeder spricht dabei in seiner Sprache. Tomate, pomodoro und tomatoes landen als ein einziger Eintrag auf der Liste, nicht als drei. Der Küchenchef prüft, ergänzt und gibt frei. Beim Vertreterbesuch wird abgehakt statt abgetippt, und der Bestellverlauf bleibt dauerhaft erhalten. Genau die vier Spalten dieser Vorlage, nur dass sie sich von selbst füllen.
Wenn der Zettel an seine Grenzen kommt
Pelican sammelt den Bedarf deiner Küche automatisch sortiert, in jeder Sprache. Läuft auf den Handys, die ihr schon habt. 30 Tage gratis testen.
Betrieb anlegen und 30 Tage testenHäufige Fragen zur Bestellliste
Was gehört alles auf eine Bestellliste in der Gastronomie?
Artikel mit eindeutiger Bezeichnung, Menge mit Einheit, Lieferant, der Name der Person, die den Eintrag gemacht hat, und ein Feld zum Abhaken bei der Lieferung. Die Sortierung nach Warengruppen macht die Liste erst zum Arbeitswerkzeug, weil jeder Lieferant nur seinen Block sieht.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Excel- und PDF-Vorlage sind kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Du darfst sie beliebig oft nutzen, an deinen Betrieb anpassen und an Kollegen weitergeben.
Excel oder PDF: was ist besser für die Küche?
Das PDF, wenn die Liste ausgedruckt an der Kühlhaustür hängt und jeder mit dem Stift einträgt. Excel, wenn eine Person die Liste zentral pflegt: dort lässt sie sich nach Warengruppe oder Lieferant sortieren und filtern, und die Tabelle wächst beim Tippen automatisch mit. Sobald mehrere Personen gleichzeitig Bedarf melden, kommen beide an ihre Grenzen, dann ist eine gemeinsame App die bessere Wahl.
Wie oft sollte man in der Gastronomie bestellen?
Das hängt von der Warengruppe ab. Frischware wie Gemüse, Fleisch und Fisch wird meist zwei bis drei Mal pro Woche oder täglich geordert, Trockenware, Tiefkühl und Non-Food eher wöchentlich. Wichtiger als die Häufigkeit sind feste Bestelltage je Lieferant, an denen sich das ganze Team orientiert.
Wie funktioniert eine digitale Bestellliste fürs ganze Team?
Statt einer Datei gibt es eine gemeinsame Liste, auf die jeder vom eigenen Smartphone schreibt, am schnellsten per Spracheingabe. Pelican erkennt Artikel, Menge und Einheit, sortiert in die Warengruppe und schreibt den Namen dazu. Der Küchenchef gibt frei, der Bestellverlauf bleibt erhalten. Worauf es bei der Auswahl ankommt, steht im Tool-Ratgeber.