Inventur in der Gastronomie: so läuft sie ohne Chaos

Wer muss in der Gastronomie Inventur machen?

Die kurze Antwort: Wer buchführungspflichtig ist, muss zum Ende des Geschäftsjahres eine vollständige Inventur machen. Das betrifft die meisten Restaurants, Hotels und Gastronomiebetriebe, die bilanzieren. Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme, aus ihr entsteht das Inventar, und das ist die Grundlage für den Jahresabschluss.

Ob und in welchem Umfang die Pflicht für deinen Betrieb gilt, hängt von der Rechtsform, der Größe und der Art deiner Gewinnermittlung ab. Für Kleinbetriebe mit einfacher Einnahmen-Überschuss-Rechnung gelten teils andere Regeln als für bilanzierende Unternehmen. Das ist ein steuerliches Thema, und es lohnt sich nicht, es aus einem Ratgeber zu übernehmen. Kläre mit deinem Steuerberater, was für dich konkret vorgeschrieben ist und zu welchem Stichtag.

Vorbereitung: der halbe Erfolg

Die Inventur wird nicht am Zähltag entschieden, sondern in den Tagen davor. Wer unvorbereitet ins Kühlhaus geht, zählt doppelt so lange und macht doppelt so viele Fehler. Diese Vorbereitung spart am meisten Zeit:

• Lager aufräumen und ausmisten. Alles, was abgelaufen oder verdorben ist, kommt vorher raus. Du zählst nur, was du auch verwenden würdest. Ein aufgeräumtes Regal zählt sich in einem Bruchteil der Zeit.
• Anbrüche zusammenführen. Zwei halbe Gebinde derselben Sorte werden zu einem. Das reduziert die Zahl der Positionen und macht die Schätzung einfacher.
• Lieferungen um den Stichtag vermeiden. Lege den Zähltag so, dass kurz davor und danach nichts Größeres geliefert wird. Sonst zählst du Ware, die buchhalterisch noch gar nicht dir gehört, oder es fehlt etwas, das schon verbraucht ist.
• Zähllisten nach Lagerorten vorbereiten. Eine Liste pro Lagerort, sortiert in genau der Reihenfolge, in der die Ware im Regal steht. Dann zählst du von oben nach unten durch, ohne zu springen.
• Zu zweit zählen. Einer zählt und sagt an, einer schreibt. Das ist schneller und deutlich weniger fehleranfällig, als wenn eine Person zwischen Ware und Liste hin und her wechselt.

Wenn dein Lager ohnehin nach festen Plätzen organisiert ist, hast du diese Vorarbeit fast geschenkt. Wie du dein Lager so aufbaust, dass die Reihenfolge im Regal zur Reihenfolge auf der Liste passt, steht im Ratgeber zur Lagerverwaltung in der Gastronomie.

Ablauf am Zähltag in 5 Schritten

Ist die Vorbereitung erledigt, folgt der Zähltag einem festen Muster. Halte dich an die Reihenfolge, dann geht nichts unter:

1. Lagerort für Lagerort in fester Reihenfolge. Erst das Trockenlager komplett, dann das Kühlhaus, dann der Tiefkühler, dann Getränke und Bar. Nie zwischen den Räumen springen, sonst zählst du am Ende doppelt oder vergisst ein Regal.
2. Zählen und wiegen, auch die Anbrüche. Ganze Gebinde werden gezählt, lose Ware wird gewogen. Angebrochene Packungen schätzt du mit System, zum Beispiel in Zehnteln: ein zu einem Drittel volles Gebinde ist 0,3. Bleib bei einer Logik, dann sind die Zahlen über die Monate vergleichbar.
3. Sofort notieren, nichts merken. Jede Zahl wandert direkt auf die Liste, bevor ihr zum nächsten Regal geht. Wer sich drei Positionen merken will, verzählt sich bei der vierten.
4. Preise zuordnen. Zu jedem Artikel gehört der Netto-Einkaufspreis. Multipliziert mit der Menge ergibt das den Wert der Position. Die genauen Bewertungsgrundsätze, etwa bei schwankenden Preisen, sind ein steuerliches Thema und gehören mit deinem Steuerberater abgestimmt.
5. Zusammenrechnen und ablegen. Alle Positionswerte ergeben den Gesamtwert des Bestands zum Stichtag. Die unterschriebene Liste wird aufbewahrt. Sie ist dein Nachweis und zugleich der Anfangsbestand für die nächste Periode.

Inventurliste als Vorlage zum Download

Damit du nicht bei null anfängst, haben wir eine Inventurliste als Vorlage gebaut, zugeschnitten auf die Gastronomie. Excel zum digitalen Zählen und Rechnen, PDF zum Ausdrucken und Mitnehmen ins Kühlhaus.

So ist die Vorlage aufgebaut. Jede Zeile ist eine Position, die Spalten führen dich vom Lagerort bis zum Wert:

Warum die Sortierung nach Lagerort statt alphabetisch? Weil du so zählst, wie du durchs Haus gehst. Du arbeitest einen Raum ab, dann den nächsten. Die Warengruppe brauchst du trotzdem, denn nach ihr wertest du am Ende aus und vergleichst mit dem Bestellaufkommen derselben Gruppe.

Inventur, Wareneinsatz und Bestellung: der Zusammenhang

Die Inventur ist kein Selbstzweck. Sie liefert die zwei Zahlen, mit denen du deine Küche steuerst: den Anfangsbestand und den Endbestand. Daraus ergibt sich der Wareneinsatz, die zentrale Kostenkennzahl der Gastronomie:

Anfangs- und Endbestand kommen aus zwei Inventuren. Die Einkäufe sind alles, was du in der Periode dazugekauft hast. Und genau hier wird es für viele Betriebe zäh, denn die Einkaufssumme muss aus einem Stapel Lieferscheine und Rechnungen zusammengesucht werden. Wer sauber bestellt und den Bestellverlauf kennt, hat diese Zahl dagegen ohne Suchen parat.

Der Bestellverlauf als Gedächtnis deines Einkaufs

Mit Pelican sammelt dein Team den Bedarf gemeinsam auf einer Liste, per Sprache oder Tippen, jeder in seiner Sprache. Der Küchenchef gibt vor dem Vertreterbesuch frei. Was danach bleibt, ist der Bestellverlauf: wann was bei wem bestellt wurde, dauerhaft nachvollziehbar. Wenn dein Team beim Bestellen auch die Preise erfasst, hast du die Einkaufssumme für die Wareneinsatz-Rechnung direkt zur Hand, statt sie aus Papierbergen zu rekonstruieren.

Wie du aus dem Bestellverlauf konkret deine Kosten in den Griff bekommst, steht im Ratgeber Wareneinsatz kontrollieren. Und wenn du wissen willst, wie du aus Anfangs- und Endbestand die genaue Quote rechnest, hilft dir der Wareneinsatz-Rechner.

Häufige Fragen zur Inventur in der Gastronomie