Stock mínimo na cozinha: como calcular o par level

O que é o par level, e o que não é

O par é o nível normal de um artigo na tua cozinha. Pensa na folha na porta da câmara frigorífica: tomate cacho 3 caixas, natas 2 caixas, farinha 60 kg. No dia da encomenda contas o que está na prateleira, subtrais ao par e encomendas a diferença. Ninguém tem de adivinhar, e o resultado é o mesmo quer conte o chefe quer o último ajudante que entrou.

Há três coisas que se confundem muitas vezes com o par:

• O par não é o inventário A contagem diz-te o que tens. O par diz-te o que devias ter. Precisas dos dois, mas só o par transforma uma contagem numa encomenda.
• O par não é o ponto de encomenda O ponto de encomenda é a marca baixa que diz “encomenda já”. O par é o nível até ao qual repões. As cozinhas com dias de entrega fixos trabalham quase sempre com o par, porque encomendam em dias fixos de qualquer forma.
• O par não é uma lista de desejos Um par alto demais prende dinheiro e enche o caixote de produto estragado. O objetivo é chegar à próxima entrega com uma pequena margem, não ter o armazém cheio.

O par fica na tua lista de encomendas, a lista fixa de tudo o que compras a cada fornecedor. A lista diz o que compras e em que unidade. O par diz quanto precisas.

A fórmula do par level

Cada parte tem a sua função:

• Consumo diário É a quantidade média que gastas num dia de abertura. Consumo semanal a dividir pelos dias de abertura. Usa números reais das últimas duas a quatro semanas, não uma impressão.
• Dias até à próxima entrega Diz quanto tempo a próxima entrega tem de durar. Legumes todas as manhãs: 1. Secos só à quinta-feira, aberto seis dias: 6.
• Prazo de entrega São os dias de abertura entre a tua contagem e o momento em que a mercadoria está na cozinha. Se contas depois do jantar e a carrinha chega antes do almoço, é 0. Se o representante recolhe a encomenda à segunda e entrega à quinta, é 3, e nesses três dias cozinhas com o que está agora na prateleira.
• Stock de segurança Cobre o sábado cheio, a carrinha atrasada e o artigo que vem a menos. Um bom começo é um dia de consumo a mais para o que chega uma vez por semana e uma fração de dia para o que chega todos os dias. Ao fim de duas semanas, ajusta.

Porque encontras duas fórmulas diferentes na internet

Quem procura como calcular o stock mínimo encontra duas versões. Uma é o consumo por período de entrega mais o stock de segurança. A outra é o consumo diário vezes o prazo de entrega mais o stock de segurança. Ambas são casos particulares da fórmula acima:

• Consumo por período de entrega Está certa quando contas no dia da entrega ou quando a encomenda chega antes do serviço seguinte. O prazo é então quase zero.
• Consumo vezes prazo Está certa quando podes encomendar em qualquer dia e a mercadoria demora a chegar. O ritmo das entregas quase não conta.

A maioria das cozinhas tem as duas coisas ao mesmo tempo: dias de entrega fixos e um intervalo entre encomenda e entrega. Se deixas uma de fora, falta todas as semanas no mesmo ponto. A calculadora acima mostra os dois números: o par até ao qual repões quando contas e o que devia estar na prateleira logo depois da entrega.

Três exemplos de cálculo

Os números abaixo são exemplos para mostrar a conta. Para a tua cozinha, só conta o teu próprio consumo.

Tomate cacho, entrega todas as manhãs

Um bistrô aberto seis dias gasta cerca de 48 kg de tomate cacho por semana, ou seja 8 kg por dia. O fornecedor de legumes entrega todas as manhãs e a encomenda segue depois do serviço de jantar. Dias até à próxima entrega: 1. Prazo: 0, porque o tomate chega antes do almoço. Stock de segurança: meio dia, ou seja 4 kg, para o sábado em que a salada sai a dobrar.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. Na terça depois do jantar restam 5 kg. Encomenda 7 kg, ou uma caixa se o fornecedor só vende à caixa.

Farinha, entrega uma vez por semana

O mesmo bistrô faz o próprio pão e gasta 36 kg de farinha por semana, 6 kg por dia de abertura. Os secos chegam uma vez por semana, à quinta, e o representante recolhe a encomenda à segunda. Dias até à próxima entrega: 6. Prazo: 3 (segunda, terça e quarta cozinha-se com o stock atual). Stock de segurança: um dia, 6 kg.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. Na segunda contas 22 kg e encomendas 38 kg. Até quinta gastaste 18 kg, por isso restam 4 kg quando chegam os 38 kg. São 42 kg na prateleira, o suficiente para seis dias mais a margem.

Agora a mesma semana com a fórmula curta, consumo semanal mais margem: par 42 kg, encomenda de 20 kg na segunda. Na quinta tens 4 kg mais 20 kg, 24 kg para seis dias de pão. A farinha acaba na segunda, três dias antes da entrega seguinte. É o erro clássico, e é por isso que o prazo entra na fórmula.

Natas, só à caixa

A pastelaria e a linha gastam juntas cerca de 9 litros de natas por dia. A leitaria entrega três vezes por semana, um dia de abertura sim e outro não, com encomenda na tarde anterior. Dias até à próxima entrega: 2. Prazo: 1 (o jantar depois da encomenda ainda corre com o stock atual). Stock de segurança: 15 por cento.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 litros, mais 15 por cento dá cerca de 31 litros. Contas 11 litros e precisas de 20. As natas vêm em caixas de 6 litros, por isso encomendas 4 caixas, 24 litros. Arredondar a embalagens inteiras é normal. Arredondar uma caixa inteira a mais em cada encomenda é a forma de a câmara se encher de natas que expiram antes de serem usadas, por isso vê a validade do que sobrou.

Definir o par level em cinco passos

1. Escolhe os artigos principais. Não as 400 linhas. Começa pelos 20 a 30 artigos que saem todos os dias e sem os quais o serviço parava: as proteínas da carta, lacticínios, ovos, farinha, azeite, os legumes dos pratos mais vendidos. O resto fica na lista de encomendas normal.
2. Descobre o consumo real. Pega em duas a quatro semanas de faturas de fornecedores, no teu histórico de encomendas ou em duas contagens com as entregas pelo meio. Divide o total pelos dias de abertura. Uma semana é pouco, porque um evento grande distorce tudo.
3. Escreve dias de entrega e prazos. Para cada fornecedor: em que dias entrega, até quando se encomenda e quantos dias de abertura passam entre encomenda e entrega. Normalmente isto só está na cabeça de alguém. Passa para o papel.
4. Calcula e arredonda. Com a fórmula ou com a calculadora acima. Arredonda a embalagens inteiras e verifica dois limites: validade (um par de três dias de ervas não faz sentido se as ervas duram dois) e espaço (um par que não cabe na câmara não é um par).
5. Revê ao fim de duas semanas. Em cada dia de entrega, vê o que restava antes de a carrinha chegar. Se está muitas vezes bem acima do stock de segurança, baixa o par. Se faltou, sobe-o. Depois revê a cada mudança de carta e no início de cada estação.

A tua folha de stock

A folha de stock é a versão de trabalho de tudo isto: uma linha por artigo principal, pela ordem em que percorres o armazém, com o par já preenchido. No dia da encomenda preenches só duas colunas.

Três hábitos fazem a folha funcionar:

• A mesma ordem das prateleiras Se a folha põe os lacticínios em cima mas na câmara estão ao fundo, a contagem demora o dobro e há artigos que ficam de fora.
• Uma unidade por linha, sempre a mesma Se o par está em quilos e alguém conta em caixas, a encomenda sai errada. Escreve a unidade na folha e na etiqueta da prateleira.
• Uma folha por fornecedor Ou pelo menos um bloco por fornecedor, para acabares uma encomenda antes de começar a seguinte.

Se quiseres um ficheiro pronto, o modelo de lista de encomendas grátis em Excel e PDF é um bom ponto de partida: acrescenta uma coluna para o par ao lado da quantidade. Para a contagem em si, o guia do inventário no restaurante tem uma folha de contagem e o procedimento para o dia do inventário.

Fins de semana, eventos e estações

Um par por artigo é um bom começo. Alguns artigos precisam de mais do que um:

• Par de fim de semana Se sexta e sábado gastam muito mais do que um dia de semana, mantém um segundo par, mais alto, para os artigos que mais oscilam. Usa-o na encomenda que tem de aguentar o fim de semana.
• Eventos Um casamento de 120 pessoas não é um sábado cheio. Encomenda o evento à parte do par, segundo a ficha do banquete, e não subas o par por causa dele.
• Estações e mudanças de carta Época dos espargos, esplanada de verão, uma sobremesa nova: cada mudança no que vendes muda o consumo. Recalcula os artigos afetados na semana da mudança de carta, não quando falta alguma coisa pela primeira vez.

Erros comuns com o par level

• Definido uma vez e nunca mais mexido O par certo para a carta do inverno passado está errado neste verão. Cada par precisa de uma data e de uma revisão.
• Par a olho “Encomendamos sempre três caixas” é hábito, não par. Duas semanas de números reais valem mais do que anos de hábito.
• Esquecer o prazo de entrega Vê o exemplo da farinha: o par cobre o período de entrega, mas não os dias até a mercadoria chegar.
• Par alto demais para perecíveis Peixe, ervas e frutos vermelhos precisam de pares apertados e entregas frequentes. Cada quilo a mais é desperdício anunciado.
• Pares que ninguém vê Um par na cabeça do chefe ou no computador do escritório não ajuda o cozinheiro que conta às dez da noite. Tem de estar na folha e junto à prateleira.

Para ver como o par se encaixa no armazém, no FIFO e na rotina de encomendas, consulta o guia de gestão do armazém no restaurante.

Onde o Pelican ajuda, e onde não

Para ficar claro desde já: o Pelican não calcula o par level e não gere stocks. Não é um programa de gestão de stocks com entradas e saídas, não é um POS nem um sistema de pedidos para clientes, e não substitui o teu fornecedor nem a negociação de preços com o representante. Se queres um software que registe cada saída, precisas de um programa de gestão de stocks.

O Pelican trata do passo logo a seguir à folha de stock. Quem conta diz ao telemóvel o que falta, por exemplo “sete quilos de tomate cacho, quatro caixas de natas”. Toda a equipa escreve na mesma lista, por voz ou a teclar, em italiano, alemão ou inglês. O Pelican reconhece o produto, junta os duplicados e ordena a lista por categoria. O chefe revê e aprova antes da visita do representante ou antes de ela seguir em PDF ou por WhatsApp.

O histórico de encomendas que se vai formando também ajuda no par: mostra o que foi encomendado, quando, a que fornecedor e por quem. Encomendado não é o mesmo que consumido, por isso compara com uma contagem, mas em poucas semanas é uma primeira estimativa rápida do consumo por artigo.

O Pelican é pago por estabelecimento, não por utilizador: Solo 19 euros por mês (até 3 utilizadores), Basic 29 euros por mês (até 5 utilizadores), Pro 59 euros por mês (utilizadores ilimitados). Com pagamento anual são 15, 24 ou 49 euros por mês. Todos os planos começam com 30 dias grátis.

Perguntas frequentes sobre o stock mínimo