Минимальный запас на кухне: как рассчитать par level

Что такое par level, а что нет

Par это обычный уровень товара на вашей кухне. Представьте лист на двери холодильной камеры: томаты на ветке 3 ящика, сливки 2 ящика, мука 60 кг. В день заказа вы считаете, что стоит на полке, вычитаете из par и заказываете разницу. Никому не нужно угадывать, и результат одинаковый, считает ли шеф-повар или новый помощник.

Три вещи часто путают с par:

• Par не инвентаризация Подсчёт говорит, что у вас есть. Par говорит, что должно быть. Нужно и то, и другое, но только par превращает подсчёт в заказ.
• Par не точка заказа Точка заказа это нижняя граница, которая говорит «заказывай сейчас». Par это уровень, до которого вы пополняете. Кухни с фиксированными днями поставки почти всегда работают с par, потому что и так заказывают в определённые дни.
• Par не список желаний Слишком высокий par замораживает деньги и наполняет мусорный бак испорченным товаром. Цель дотянуть до следующей поставки с небольшим запасом, а не иметь полный склад.

Par стоит в вашем бланке заказа, постоянном списке всего, что вы покупаете у каждого поставщика. Список говорит, что вы покупаете и в какой единице. Par говорит, сколько этого нужно.

Формула par level

У каждой части своя задача:

• Дневной расход Это среднее количество, которое вы тратите за рабочий день. Недельный расход, делённый на рабочие дни. Берите реальные цифры за последние две-четыре недели, а не ощущение.
• Дни до следующей поставки Показывают, на сколько должно хватить следующей поставки. Овощи каждое утро: 1. Бакалея только по четвергам, открыто шесть дней: 6.
• Срок доставки Это число рабочих дней между вашим подсчётом и моментом, когда товар на кухне. Если вы считаете после ужина, а машина приходит до обеда, это 0. Если торговый представитель принимает заказ в понедельник и привозит в четверг, это 3, и эти три дня вы готовите из того, что сейчас на полке.
• Страховой запас Покрывает загруженную субботу, опоздавшую машину и товар, который привезли не полностью. Простое начало: один дополнительный день расхода для товара, который приходит раз в неделю, и часть дня для товара, который приходит каждый день. Через две недели скорректируйте.

Почему в интернете встречаются две разные формулы

Если искать, как рассчитать минимальный запас, найдёте две версии. Одна это расход за период поставки плюс страховой запас. Другая это дневной расход, умноженный на срок доставки, плюс страховой запас. Обе являются частными случаями формулы выше:

• Расход за период поставки Верен, если вы считаете в день поставки или заказ приходит до следующего сервиса. Срок доставки тогда почти ноль.
• Расход, умноженный на срок доставки, верен, если заказывать можно в любой день, а товар идёт долго. Ритм поставок тогда почти не важен.

У большинства кухонь есть и то, и другое одновременно: фиксированные дни поставки и промежуток между заказом и доставкой. Пропустите одно, и каждую неделю будет не хватать в одном и том же месте. Калькулятор выше показывает оба числа: par, до которого вы пополняете при подсчёте, и то, что должно стоять на полке сразу после поставки.

Три примера расчёта

Цифры ниже это примеры, которые показывают расчёт. Для вашей кухни важен только ваш собственный расход.

Томаты на ветке, поставка каждое утро

Бистро, открытое шесть дней, тратит около 48 кг томатов на ветке в неделю, то есть 8 кг в день. Поставщик овощей привозит каждое утро, заказ уходит после вечернего сервиса. Дни до следующей поставки: 1. Срок доставки: 0, потому что томаты приходят до обеда. Страховой запас: полдня, то есть 4 кг, на субботу, когда салат уходит вдвое быстрее.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 кг. Во вторник после ужина осталось 5 кг. Закажите 7 кг или один ящик, если поставщик продаёт только ящиками.

Мука, поставка раз в неделю

То же бистро печёт свой хлеб и тратит 36 кг муки в неделю, то есть 6 кг на рабочий день. Бакалея приходит раз в неделю, в четверг, а торговый представитель принимает заказ в понедельник. Дни до следующей поставки: 6. Срок доставки: 3 (в понедельник, вторник и среду готовите из текущего запаса). Страховой запас: один день, 6 кг.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 кг. В понедельник вы насчитываете 22 кг и заказываете 38 кг. К четвергу израсходовано 18 кг, значит, когда приходят 38 кг, остаётся 4 кг. Это 42 кг на полке, хватит на шесть дней плюс запас.

Теперь та же неделя по короткой формуле, недельный расход плюс запас: par 42 кг, заказ 20 кг в понедельник. В четверг у вас 4 кг плюс 20 кг, то есть 24 кг на шесть дней выпечки. Мука заканчивается в понедельник, за три дня до следующей поставки. Это классическая ошибка, и именно поэтому срок доставки входит в формулу.

Сливки, только ящиками

Кондитерский цех и линия вместе тратят около 9 литров сливок в день. Молочный завод привозит три раза в неделю, через рабочий день, по заказу, сделанному накануне днём. Дни до следующей поставки: 2. Срок доставки: 1 (вечерний сервис после заказа ещё идёт на текущем запасе). Страховой запас: 15 процентов.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 литров, плюс 15 процентов даёт около 31 литра. Вы насчитываете 11 литров, а нужно 20. Сливки приходят ящиками по 6 литров, поэтому вы заказываете 4 ящика, 24 литра. Округление до целых упаковок нормально. А лишний ящик в каждом заказе это путь к камере, полной сливок с истекающим сроком, так что проверяйте дату на остатках.

Как установить par level за пять шагов

1. Выберите ключевые товары. Не все 400 позиций. Начните с 20-30 товаров, которые уходят каждый день и без которых сервис остановится: мясо и рыба из меню, молочные продукты, яйца, мука, масло, овощи для самых продаваемых блюд. Остальное остаётся в обычном бланке заказа.
2. Выясните реальный расход. Возьмите две-четыре недели счетов поставщиков, историю заказов или два подсчёта с поставками между ними. Разделите сумму на число рабочих дней. Недели мало, потому что один большой банкет всё искажает.
3. Запишите дни поставки и сроки доставки. Для каждого поставщика: в какие дни он привозит, до которого часа нужно заказать и сколько рабочих дней проходит между заказом и поставкой. Обычно это есть только в чьей-то голове. Запишите.
4. Посчитайте и округлите. По формуле или калькулятором выше. Округлите до целых упаковок и проверьте две границы: срок годности (par на три дня зелени бессмыслен, если зелень хранится два) и место (par, который не помещается в камеру, не является par).
5. Проверьте через две недели. В каждый день поставки смотрите, что осталось до приезда машины. Если это регулярно намного больше страхового запаса, уменьшите par. Если что-то закончилось, увеличьте. Дальше пересматривайте при каждой смене меню и в начале каждого сезона.

Ваш лист запасов

Лист запасов это рабочая версия всего этого: одна строка на ключевой товар, в том порядке, в котором вы проходите склад, с уже вписанным par. В день заказа вы заполняете только две колонки.

Три привычки делают лист рабочим:

• Тот же порядок, что и полки Если в листе молочные продукты вверху, а в камере они в глубине, подсчёт длится вдвое дольше и товары пропускают.
• Одна единица на строку, всегда одна и та же Если par в килограммах, а кто-то считает ящиками, заказ будет неверным. Напишите единицу в листе и на этикетке полки.
• Отдельный лист для каждого поставщика Или хотя бы отдельный блок, чтобы закончить один заказ, прежде чем начать следующий.

Если нужен готовый файл, бесплатный шаблон заявки на продукты в Excel и PDF станет хорошим началом: добавьте колонку par рядом с количеством. Для самого подсчёта руководство по инвентаризации в ресторане содержит лист подсчёта и порядок дня инвентаризации.

Выходные, мероприятия и сезоны

Один par на товар это хорошее начало. Некоторым товарам нужно больше:

• Par на выходные Если пятница и суббота расходуют намного больше будня, держите второй, более высокий par для товаров, которые колеблются сильнее всего. Используйте его для заказа, который должен протянуть вас через выходные.
• Мероприятия Свадьба на 120 гостей это не загруженная суббота. Заказывайте мероприятие отдельно от par, по банкетному заказу, и не поднимайте из-за него par.
• Сезоны и смена меню Сезон спаржи, летняя веранда, новый десерт: каждое изменение в том, что вы продаёте, меняет расход. Пересчитайте затронутые товары в неделю смены меню, а не когда впервые чего-то не хватит.

Типичные ошибки с минимальным запасом

• Установили раз и больше не трогали Par, верный для прошлогоднего зимнего меню, неверен этим летом. Каждому par нужна дата и пересмотр.
• Par на глаз «Мы всегда заказываем три ящика» это привычка, а не par. Две недели реальных цифр лучше лет привычки.
• Забытый срок доставки Вспомните пример с мукой: par покрывает период поставки, но не дни до прихода товара.
• Слишком высокий par для скоропорта Рыба, зелень и ягоды требуют плотного par и частых поставок. Каждый лишний килограмм это заранее объявленные потери.
• Par, который никто не видит Par в голове шеф-повара или на офисном компьютере не поможет повару, который считает в десять вечера. Его место в листе и у полки.

Как par сочетается с хранением, FIFO и ритмом заказов, описано в руководстве по организации склада в ресторане.

Где Pelican помогает, а где нет

Сразу честно: Pelican не рассчитывает par level и не ведёт учёт запасов. Это не складская программа с приходом и списанием, не касса и не система заказов для гостей, и она не заменяет вашего поставщика или разговор о ценах с торговым представителем. Если вам нужно ПО, которое проводит каждое списание, вам нужна складская программа.

Pelican берёт на себя шаг сразу после листа запасов. Тот, кто считает, наговаривает в телефон, чего не хватает, например «семь килограммов томатов на ветке, четыре ящика сливок». Вся команда пишет в один список, голосом или текстом, на итальянском, немецком или английском. Pelican распознаёт товар, объединяет дубликаты и сортирует список по категориям. Шеф-повар проверяет и утверждает его до прихода торгового представителя или перед отправкой в PDF или WhatsApp.

История заказов, которая при этом накапливается, помогает и с par: она показывает, что, когда, у какого поставщика и кто заказал. Заказанное не равно израсходованному, так что сравнивайте с подсчётом, но за несколько недель это быстрая первая оценка расхода по товару.

Pelican оплачивается за заведение, а не за пользователя: Solo 19 евро в месяц (до 3 пользователей), Basic 29 евро в месяц (до 5 пользователей), Pro 59 евро в месяц (без ограничения пользователей). При оплате за год это 15, 24 или 49 евро в месяц. Каждый тариф начинается с 30 бесплатных дней.

Частые вопросы о минимальном запасе