Мінімальний запас на кухні: як розрахувати par level

Що таке par level, а що ні

Par це звичайний рівень товару на вашій кухні. Уявіть аркуш на дверях холодильної камери: томати на гілці 3 ящики, вершки 2 ящики, борошно 60 кг. У день замовлення ви рахуєте, що стоїть на полиці, віднімаєте від par і замовляєте різницю. Нікому не треба вгадувати, і результат однаковий, хоч рахує шеф-кухар, хоч новенький помічник.

Три речі часто плутають із par:

• Par не є інвентаризацією Підрахунок каже, що у вас є. Par каже, що має бути. Потрібне і те, і те, але лише par перетворює підрахунок на замовлення.
• Par не є точкою замовлення Точка замовлення це нижня межа, яка каже «замовляй зараз». Par це рівень, до якого ви поповнюєте. Кухні з фіксованими днями поставки майже завжди працюють із par, бо й так замовляють у визначені дні.
• Par не є списком бажань Завеликий par заморожує гроші й наповнює смітник зіпсованим товаром. Мета дожити до наступної поставки з невеликим запасом, а не мати повний склад.

Par стоїть у вашому бланку замовлення, постійному списку всього, що ви купуєте в кожного постачальника. Список каже, що ви купуєте і в якій одиниці. Par каже, скільки цього потрібно.

Формула par level

Кожна частина має своє завдання:

• Денна витрата Це середня кількість, яку ви витрачаєте за робочий день. Тижнева витрата, поділена на робочі дні. Беріть реальні цифри за останні два-чотири тижні, а не відчуття.
• Дні до наступної поставки Показують, на скільки має вистачити наступної поставки. Овочі щоранку: 1. Бакалія лише в четвер, відкрито шість днів: 6.
• Термін доставки Це кількість робочих днів між вашим підрахунком і моментом, коли товар на кухні. Якщо ви рахуєте після вечері, а машина приїжджає до обіду, це 0. Якщо представник приймає замовлення в понеділок і привозить у четвер, це 3, і ці три дні ви готуєте з того, що зараз на полиці.
• Страховий запас Покриває завантажену суботу, машину, що запізнилася, і товар, який привезли не в повній кількості. Простий початок: один додатковий день витрати для товару, що приходить раз на тиждень, і частина дня для товару, що приходить щодня. Через два тижні скоригуйте.

Чому в інтернеті трапляються дві різні формули

Якщо шукати, як розрахувати мінімальний запас, знайдете дві версії. Одна це витрата за період поставки плюс страховий запас. Інша це денна витрата, помножена на термін доставки, плюс страховий запас. Обидві є окремими випадками формули вище:

• Витрата за період поставки Правильна, якщо ви рахуєте в день поставки або замовлення приходить до наступного сервісу. Термін доставки тоді майже нуль.
• Витрата, помножена на термін доставки Правильна, якщо замовляти можна будь-коли, а товар їде довго. Ритм поставок тоді майже не важить.

Більшість кухонь має і те, і те водночас: фіксовані дні поставки й проміжок між замовленням і доставкою. Пропустите одне, і щотижня не вистачатиме в тому самому місці. Калькулятор вище показує обидва числа: par, до якого ви поповнюєте під час підрахунку, і те, що має бути на полиці одразу після поставки.

Три приклади розрахунку

Цифри нижче це приклади, які показують розрахунок. Для вашої кухні має значення лише ваша власна витрата.

Томати на гілці, поставка щоранку

Бістро, відкрите шість днів, витрачає близько 48 кг томатів на гілці на тиждень, тобто 8 кг на день. Постачальник овочів привозить щоранку, замовлення йде після вечірнього сервісу. Дні до наступної поставки: 1. Термін доставки: 0, бо томати приїжджають до обіду. Страховий запас: пів дня, тобто 4 кг, на суботу, коли салат іде вдвічі швидше.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 кг. У вівторок після вечері залишилося 5 кг. Замовте 7 кг або один ящик, якщо постачальник продає лише ящиками.

Борошно, поставка раз на тиждень

Те саме бістро пече власний хліб і витрачає 36 кг борошна на тиждень, тобто 6 кг на робочий день. Бакалія приходить раз на тиждень, у четвер, а представник приймає замовлення в понеділок. Дні до наступної поставки: 6. Термін доставки: 3 (у понеділок, вівторок і середу готуєте з поточного запасу). Страховий запас: один день, 6 кг.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 кг. У понеділок ви рахуєте 22 кг і замовляєте 38 кг. До четверга витрачено 18 кг, тож коли приходять 38 кг, лишається 4 кг. Це 42 кг на полиці, досить на шість днів плюс запас.

Тепер той самий тиждень за короткою формулою, тижнева витрата плюс запас: par 42 кг, замовлення 20 кг у понеділок. У четвер у вас 4 кг плюс 20 кг, тобто 24 кг на шість днів випікання. Борошно закінчується в понеділок, за три дні до наступної поставки. Це класична помилка, і саме тому термін доставки входить у формулу.

Вершки, лише ящиками

Кондитерський цех і лінія разом витрачають близько 9 літрів вершків на день. Молочний завод привозить тричі на тиждень, через робочий день, на замовлення, зроблене напередодні вдень. Дні до наступної поставки: 2. Термін доставки: 1 (вечірній сервіс після замовлення ще йде з поточного запасу). Страховий запас: 15 відсотків.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 літрів, плюс 15 відсотків дає близько 31 літра. Ви рахуєте 11 літрів, а потрібно 20. Вершки приходять ящиками по 6 літрів, тож ви замовляєте 4 ящики, 24 літри. Округлення до цілих упаковок нормальне. А от зайвий ящик у кожному замовленні це шлях до камери, повної вершків, у яких закінчується термін до використання, тож перевірте дату на залишках.

Як встановити par level за п’ять кроків

1. Виберіть ключові товари. Не всі 400 позицій. Почніть із 20-30 товарів, які йдуть щодня і без яких сервіс зупинився б: м’ясо й риба з меню, молочні продукти, яйця, борошно, олія, овочі для найпопулярніших страв. Решта лишається у звичайному бланку замовлення.
2. З’ясуйте реальну витрату. Візьміть два-чотири тижні рахунків від постачальників, історію замовлень або два підрахунки з поставками між ними. Поділіть суму на кількість робочих днів. Тижня замало, бо одне велике свято все спотворює.
3. Запишіть дні поставки й терміни доставки. Для кожного постачальника: у які дні він привозить, до котрої треба замовити і скільки робочих днів минає між замовленням і поставкою. Зазвичай це є лише в чиїйсь голові. Запишіть.
4. Порахуйте й округліть. За формулою або калькулятором вище. Округліть до цілих упаковок і перевірте дві межі: термін зберігання (par на три дні зелені не має сенсу, якщо зелень тримається два) і місце (par, який не вміщається в камеру, не є par).
5. Перевірте через два тижні. У кожен день поставки дивіться, що лишилося до приїзду машини. Якщо це регулярно набагато більше за страховий запас, зменште par. Якщо щось закінчилося, збільште. Далі переглядайте при кожній зміні меню й на початку кожного сезону.

Ваш лист запасів

Лист запасів це робоча версія всього цього: один рядок на ключовий товар, у тому порядку, в якому ви проходите складом, із уже вписаним par. У день замовлення ви заповнюєте лише дві колонки.

Три звички роблять лист робочим:

• Той самий порядок, що й полиці Якщо в листі молочні продукти вгорі, а в камері вони в глибині, підрахунок триває вдвічі довше й товари пропускають.
• Одна одиниця на рядок, завжди та сама Якщо par у кілограмах, а хтось рахує ящиками, замовлення буде неправильним. Напишіть одиницю в листі й на етикетці полиці.
• Окремий лист для кожного постачальника Або хоча б окремий блок, щоб закінчити одне замовлення, перш ніж почати наступне.

Якщо потрібен готовий файл, безкоштовний шаблон бланка замовлення в Excel і PDF буде гарним початком: додайте колонку par поруч із кількістю. Для самого підрахунку посібник з інвентаризації в ресторані має лист підрахунку й порядок дня інвентаризації.

Вихідні, заходи й сезони

Один par на товар це гарний початок. Деяким товарам потрібно більше:

• Par на вихідні Якщо п’ятниця й субота витрачають набагато більше за будній день, тримайте другий, вищий par для товарів, що коливаються найбільше. Використовуйте його для замовлення, яке має протягнути вас через вихідні.
• Заходи Весілля на 120 гостей це не завантажена субота. Замовляйте захід окремо від par, за банкетним замовленням, і не піднімайте через нього par.
• Сезони й зміни меню Сезон спаржі, літня тераса, новий десерт: кожна зміна в тому, що ви продаєте, змінює витрату. Перерахуйте відповідні товари в тиждень зміни меню, а не тоді, коли вперше чогось забракне.

Типові помилки з мінімальним запасом

• Встановили раз і більше не чіпали Par, правильний для торішнього зимового меню, неправильний цього літа. Кожному par потрібна дата й перегляд.
• Par на око «Ми завжди замовляємо три ящики» це звичка, а не par. Два тижні реальних цифр кращі за роки звички.
• Забутий термін доставки Згадайте приклад з борошном: par покриває період поставки, але не дні до приїзду товару.
• Завеликий par для швидкопсувних продуктів Риба, зелень і ягоди потребують тісного par і частих поставок. Кожен зайвий кілограм це наперед оголошені втрати.
• Par, якого ніхто не бачить Par у голові шеф-кухаря чи на офісному комп’ютері не допоможе кухарю, який рахує о десятій вечора. Йому місце в листі й біля полиці.

Як par поєднується зі зберіганням, FIFO і ритмом замовлень, описано в посібнику про складський облік у ресторані.

Де Pelican допомагає, а де ні

Одразу чесно: Pelican не розраховує par level і не веде облік запасів. Це не складська програма з надходженнями й списаннями, не каса й не система замовлень для гостей, і вона не замінює вашого постачальника чи розмову про ціни з представником. Якщо вам потрібне програмне забезпечення, що проводить кожне списання, вам потрібна складська програма.

Pelican бере на себе крок одразу після листа запасів. Той, хто рахує, наговорює в телефон, чого бракує, наприклад «сім кілограмів томатів на гілці, чотири ящики вершків». Уся команда пише в один список, голосом або текстом, італійською, німецькою чи англійською. Pelican розпізнає товар, об’єднує дублікати й сортує список за категоріями. Шеф-кухар перевіряє й затверджує його до приходу представника або перед відправкою в PDF чи WhatsApp.

Історія замовлень, що при цьому накопичується, допомагає і з par: вона показує, що, коли, в якого постачальника і хто замовив. Замовлене не дорівнює витраченому, тож порівнюйте з підрахунком, але за кілька тижнів це швидка перша оцінка витрати на товар.

Pelican оплачується за заклад, а не за користувача: Solo 19 євро на місяць (до 3 користувачів), Basic 29 євро на місяць (до 5 користувачів), Pro 59 євро на місяць (без обмеження користувачів). При річній оплаті це 15, 24 або 49 євро на місяць. Кожен тариф починається з 30 безкоштовних днів.

Часті запитання про мінімальний запас