Par level in cucina: come calcolare la scorta minima di ogni articolo

Cos’è il par level, e cosa non è

Il par è il livello normale di un articolo nella tua cucina. Pensa al foglio sulla porta della cella frigorifera: pomodori a grappolo 3 casse, panna 2 casse, farina 60 kg. Il giorno dell’ordine conti cosa c’è sullo scaffale, lo sottrai dal par e ordini la differenza. Nessuno deve indovinare, e il risultato è lo stesso che conti lo chef o l’ultimo commis arrivato.

Tre cose vengono spesso confuse con il par:

• Il par non è l’inventario Il conteggio ti dice cosa hai. Il par ti dice cosa dovresti avere. Servono entrambi, ma solo il par trasforma un conteggio in un ordine.
• Il par non è il punto di riordino Il punto di riordino è la soglia bassa che dice “ordina adesso”. Il par è il livello fino a cui riempi. Le cucine con giorni di consegna fissi lavorano quasi sempre con il par, perché ordinano comunque in giorni stabiliti.
• Il par non è una lista dei desideri Un par troppo alto immobilizza soldi e riempie il bidone di merce andata a male. L’obiettivo è arrivare alla prossima consegna con un piccolo margine, non avere il magazzino pieno.

Il par sta sulla tua lista ordini, l’elenco fisso di tutto quello che compri da ogni fornitore. La lista dice cosa compri e in quale unità. Il par dice quanto te ne serve.

La formula del par level

Ogni parte ha il suo compito:

• Consumo giornaliero È la quantità media che usi in un giorno di apertura. Consumo settimanale diviso per i giorni di apertura. Usa numeri reali delle ultime due o quattro settimane, non una sensazione.
• Giorni fino alla prossima consegna Dice quanto deve durare la prossima consegna. Verdura ogni mattina: 1. Secco solo il giovedì, aperti sei giorni: 6.
• Tempo di attesa Sono i giorni di apertura tra il tuo conteggio e il momento in cui la merce è in cucina. Se conti dopo cena e il furgone arriva prima di pranzo, è 0. Se il rappresentante prende l’ordine il lunedì e consegna il giovedì, è 3, e quei tre giorni cucini con quello che c’è adesso sullo scaffale.
• Scorta di sicurezza Copre il sabato pieno, il furgone in ritardo e l’articolo che arriva in quantità ridotta. Un buon inizio è un giorno di consumo in più per la merce che arriva una volta a settimana e una frazione di giorno per quella che arriva ogni giorno. Dopo due settimane si aggiusta.

Perché online trovi due formule diverse

Se cerchi come calcolare il par level trovi due versioni. Una è il consumo per periodo di consegna più la scorta di sicurezza. L’altra è il consumo giornaliero per il tempo di attesa più la scorta di sicurezza. Entrambe sono casi particolari della formula sopra:

• Consumo per periodo di consegna È giusta se conti il giorno della consegna o se l’ordine arriva prima del servizio successivo. Il tempo di attesa è allora quasi zero.
• Consumo per tempo di attesa È giusta se puoi ordinare ogni giorno e la merce ci mette un po’ ad arrivare. Il ritmo delle consegne conta allora poco.

La maggior parte delle cucine ha entrambe le cose: giorni di consegna fissi e un intervallo tra ordine e consegna. Se ne lasci fuori una, resti corto ogni settimana nello stesso punto. Il calcolatore sopra mostra entrambi i numeri: il par fino a cui riempi quando conti e quello che dovrebbe esserci sullo scaffale subito dopo la consegna.

Tre esempi di calcolo

I numeri qui sotto sono esempi per mostrare il calcolo. Per la tua cucina conta solo il tuo consumo.

Pomodori a grappolo, consegna ogni mattina

Un bistrot aperto sei giorni usa circa 48 kg di pomodori a grappolo a settimana, quindi 8 kg al giorno. Il fornitore di verdura consegna ogni mattina e l’ordine parte dopo il servizio serale. Giorni fino alla prossima consegna: 1. Tempo di attesa: 0, perché i pomodori arrivano prima del pranzo. Scorta di sicurezza: mezza giornata, cioè 4 kg, per il sabato in cui l’insalata va il doppio.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. Martedì dopo cena restano 5 kg. Ordina 7 kg, oppure una cassa se il fornitore vende solo a casse.

Farina, consegna una volta a settimana

Lo stesso bistrot fa il pane in casa e usa 36 kg di farina a settimana, quindi 6 kg per giorno di apertura. Il secco arriva una volta a settimana, il giovedì, e il rappresentante prende l’ordine il lunedì. Giorni fino alla prossima consegna: 6. Tempo di attesa: 3 (lunedì, martedì e mercoledì si cucina con la scorta attuale). Scorta di sicurezza: un giorno, 6 kg.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. Lunedì conti 22 kg e ordini 38 kg. Entro giovedì hai usato 18 kg, quindi restano 4 kg quando arrivano i 38 kg. Sono 42 kg sullo scaffale, abbastanza per sei giorni più il margine.

Ora la stessa settimana con la formula corta, consumo settimanale più margine: par 42 kg, ordine di 20 kg il lunedì. Il giovedì hai 4 kg più 20 kg, cioè 24 kg per sei giorni di pane. La farina finisce il lunedì, tre giorni prima della consegna successiva. È l’errore classico, ed è per questo che il tempo di attesa va nella formula.

Panna, venduta a casse

Pasticceria e linea insieme usano circa 9 litri di panna al giorno. Il caseificio consegna tre volte a settimana, un giorno di apertura sì e uno no, con ordine il pomeriggio prima. Giorni fino alla prossima consegna: 2. Tempo di attesa: 1 (il servizio serale dopo l’ordine va ancora con la scorta attuale). Scorta di sicurezza: 15 per cento.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 litri, più il 15 per cento sono circa 31 litri. Conti 11 litri e te ne servono 20. La panna arriva in casse da 6 litri, quindi ordini 4 casse, 24 litri. Arrotondare a confezioni intere va bene. Arrotondare di una cassa intera a ogni ordine è il modo in cui la cella si riempie di panna che scade prima di essere usata, quindi controlla la data di quella che resta.

Fissare il par level in cinque passi

1. Scegli gli articoli chiave. Non tutte le 400 righe. Parti dai 20 o 30 articoli che girano ogni giorno e senza cui il servizio si fermerebbe: le proteine del menu, latticini, uova, farina, olio, le verdure dei piatti più venduti. Il resto rimane sulla normale lista ordini.
2. Trova il consumo reale. Prendi due o quattro settimane di fatture dei fornitori, il tuo storico ordini o due conteggi con le consegne in mezzo. Dividi il totale per i giorni di apertura. Una settimana è troppo poco, perché una festa grande falsa tutto.
3. Scrivi giorni di consegna e tempi di attesa. Per ogni fornitore: in quali giorni consegna, entro quando si ordina e quanti giorni di apertura passano tra ordine e consegna. Di solito è tutto nella testa di qualcuno. Mettilo per iscritto.
4. Calcola e arrotonda. Con la formula o con il calcolatore sopra. Arrotonda a confezioni intere e poi controlla due limiti: la durata (un par di tre giorni di erbe non ha senso se le erbe durano due giorni) e lo spazio (un par che non entra nella cella non è un par).
5. Ricontrolla dopo due settimane. A ogni consegna guarda cosa era rimasto prima dell’arrivo del furgone. Se è spesso molto sopra la scorta di sicurezza, abbassa il par. Se sei rimasto senza, alzalo. Poi ricontrolla a ogni cambio di menu e all’inizio di ogni stagione.

La tua scheda scorte

La scheda scorte è la versione operativa di tutto questo: una riga per articolo chiave, nell’ordine in cui giri il magazzino, con il par già scritto. Il giorno dell’ordine compili solo due colonne.

Tre abitudini fanno funzionare la scheda:

• Lo stesso ordine degli scaffali Se la scheda mette i latticini in cima ma in cella sono in fondo, il conteggio dura il doppio e qualcosa si salta.
• Una sola unità per riga, sempre la stessa Se il par è in chili e qualcuno conta in casse, l’ordine è sbagliato. Scrivi l’unità sulla scheda e sull’etichetta dello scaffale.
• Una scheda per fornitore O almeno un blocco per fornitore, così finisci un ordine prima di iniziare il successivo.

Se vuoi un file pronto, il modello di lista ordini gratuito in Excel e PDF è un buon punto di partenza: aggiungi una colonna per il par accanto alla quantità. Per il conteggio vero e proprio, la guida all’inventario del ristorante ha una scheda di conteggio e la procedura per il giorno dell’inventario.

Fine settimana, eventi e stagioni

Un par per articolo è un buon inizio. Alcuni articoli ne vogliono più di uno:

• Par del fine settimana Se venerdì e sabato consumi molto più di un giorno feriale, tieni un secondo par, più alto, per gli articoli che oscillano di più. Usalo per l’ordine che deve portarti fino a fine settimana.
• Eventi Un matrimonio da 120 persone non è un sabato pieno. Ordina l’evento in aggiunta al par, in base alla scheda del banchetto, e non alzare il par per questo.
• Stagioni e cambi di menu Stagione degli asparagi, terrazza estiva, un dessert nuovo: ogni cambiamento in ciò che vendi è un cambiamento nel consumo. Ricalcola gli articoli coinvolti nella settimana del cambio menu, non quando arriva la prima mancanza.

Errori comuni con il par level

• Fissato una volta e mai più toccato Il par giusto per il menu dell’inverno scorso è sbagliato per quest’estate. Il par ha bisogno di una data e di un controllo.
• Par a occhio “Ordiniamo sempre tre casse” è un’abitudine, non un par. Due settimane di numeri reali battono anni di abitudine.
• Dimenticare il tempo di attesa Vedi l’esempio della farina: il par copre il periodo di consegna ma non i giorni fino all’arrivo della merce.
• Par troppo alto per i deperibili Pesce, erbe e frutti di bosco vogliono par stretti e consegne frequenti. Ogni chilo in più è spreco annunciato.
• Par che nessuno vede Un par nella testa dello chef o sul computer dell’ufficio non aiuta il cuoco che conta alle dieci di sera. Deve stare sulla scheda e vicino allo scaffale.

Per il quadro completo di come il par si inserisce in magazzino, FIFO e giro degli ordini, vedi la guida alla gestione del magazzino del ristorante.

Dove aiuta Pelican, e dove no

Diciamolo subito: Pelican non calcola il par level e non tiene le giacenze. Non è un gestionale di magazzino con carichi e scarichi, non è una cassa e non è un sistema di ordinazione per i clienti, e non sostituisce il tuo fornitore né la trattativa sui prezzi con il rappresentante. Se vuoi un software che registri ogni prelievo, ti serve un gestionale di magazzino.

Pelican si occupa del passo subito dopo la scheda scorte. Chi conta dice al telefono cosa manca, per esempio “sette chili di pomodori a grappolo, quattro casse di panna”. Tutti nella squadra scrivono sulla stessa lista, a voce o digitando, in italiano, tedesco o inglese. Pelican riconosce il prodotto, unisce i doppioni e ordina la lista per categoria. Lo chef la controlla e la approva prima della visita del rappresentante o prima che parta come PDF o su WhatsApp.

Lo storico ordini che si crea strada facendo è utile anche per il par: mostra cosa è stato ordinato, quando, da quale fornitore e da chi. Ordinato non vuol dire consumato, quindi confrontalo con un conteggio, ma in qualche settimana è una prima stima veloce del consumo per articolo.

Pelican si paga per attività, non per utente: Solo 19 euro al mese (fino a 3 utenti), Basic 29 euro al mese (fino a 5 utenti), Pro 59 euro al mese (utenti illimitati). Con pagamento annuale sono 15, 24 o 49 euro al mese. Ogni piano parte con 30 giorni gratis.

Domande frequenti sul par level