PelicanQuesta guida ti accompagna attraverso tutto il processo d'acquisto di un ristorante, dalla prima segnalazione di fabbisogno al controllo dei costi a fine mese. Per ciascuna delle sei fasi trovi qui la panoramica e l'essenziale. Per i dettagli rimandiamo ogni volta alla guida specifica, che va più a fondo. Così trovi subito il punto in cui da te qualcosa si inceppa.
- Fase 1: raccogliere il fabbisogno. Chi si accorge di cosa manca, e come arriva tutto in un unico posto.
- Fase 2: riunire e approvare l'ordine. Giorni d'ordine fissi, quantità controllate, un'unica approvazione.
- Fase 3: scegliere i fornitori e ordinare. Il giusto mix e la visita del rappresentante preparata.
- Fase 4: controllare il ricevimento merce. Documento di trasporto contro ordine, quantità, qualità, temperatura.
- Fase 5: stoccare e tenere sotto controllo le scorte. Ordine in magazzino, FIFO, inventario.
- Fase 6: controllare i costi. Food cost, storico ordini, panoramica dei prezzi.
Fase 1: raccogliere il fabbisogno
Tutto comincia quando qualcuno si accorge che il burro non basta fino a venerdì. È qui che si decide se gli acquisti filano lisci o finiscono nel caos. Perché il fabbisogno nasce sparso durante la giornata e in tutta la brigata. Il sous chef vede la carne, il pasticciere la panna, il commis in fondo la verdura. Se tutto questo finisce su foglietti diversi, in messaggi WhatsApp privati o solo a voce, metà si perde di sicuro.
La soluzione è un'unica lista condivisa, su cui ognuno scrive appena nota qualcosa, ordinata per categorie. Un esempio concreto: invece di tre foglietti su tre porte di frigorifero, la squadra ha un posto in cui il fabbisogno confluisce e al momento dell'ordine nessuno deve tirare a indovinare. Come si costruisce una buona lista lo mostra la guida Lista ordini per il ristorante. Un modello di lista ordini pronto da scaricare c'è gratis in Excel e PDF. E se la tua brigata è multilingue, la guida sulle brigate multilingue ti aiuta a non perdere nessun fabbisogno per colpa della lingua.
Fase 2: riunire e approvare l'ordine
Il fabbisogno raccolto non è ancora un buon ordine. In mezzo c'è il passaggio che più spesso viene saltato: riunire e approvare. Riunire significa avere giorni d'ordine fissi per ogni fornitore, invece di mandare tre piccoli riordini a settimana. Questo riduce le spese di consegna, aiuta a raggiungere i minimi d'ordine e rende il processo prevedibile.
Approvare significa che una persona, di regola lo chef di cucina, dà un'occhiata alla lista prima dell'invio. Le quantità sono realistiche? Qualcosa è stato segnalato due volte? L'ordine è in linea con il lavoro previsto nel fine settimana? Questo controllo a quattro occhi costa due minuti ed evita gli errori cari: la quantità decuplicata per sbaglio, la voce dimenticata, l'ordine per un giorno di chiusura. Tutto il processo operativo, dalla lista all'ordine inviato, lo descrive la guida sugli ordini ai fornitori nel ristorante.
Fase 3: scegliere i fornitori e inviare l'ordine
Ora l'ordine parte, e la domanda è: a chi. La maggior parte dei locali si trova meglio con un mix. Un grossista Horeca con consegna e assortimento completo copre la base, specialisti come macelleria, pescheria od ortofrutta portano la qualità che caratterizza la tua cucina, e un cash and carry vicino copre le emergenze. Il mix giusto dipende da carta, dimensioni e ambizioni, non da un numero fisso.
Prima della visita del rappresentante è la preparazione a decidere il prezzo. Chi arriva all'appuntamento con una lista pronta, ordinata per categorie e con quantità chiare, non compra sull'onda del momento ma tratta da una posizione migliore. Come trovare buoni fornitori, confrontarli e gestirne diversi nella pratica quotidiana lo spiega la guida sui fornitori per la ristorazione. Come si svolge la visita del rappresentante senza caos lo mostra la guida Visita del rappresentante.
Fase 4: controllare il ricevimento merce
La consegna arriva, spesso in piena mattinata, ed è proprio allora che il controllo viene saltato volentieri. Ed è un errore che costa. Al ricevimento merce il documento di trasporto va confrontato con l'ordine: la quantità è giusta, manca qualcosa, è stato addebitato qualcosa che non è mai arrivato? A questo si aggiungono la qualità e, per la merce refrigerata, la temperatura, che il tuo piano di autocontrollo HACCP prevede comunque. Quello che non va si contesta subito, direttamente all'autista o immediatamente dopo, non giorni più tardi.
Questo controllo funziona solo se è chiaro cosa è stato ordinato. Senza un ordine registrato, dopo due giorni nessuno sa più se le tre casse mancanti erano mai state ordinate o se il fornitore ha fatturato troppo. Uno storico ordini pulito è quindi la base di ogni controllo al ricevimento. Trasforma una discussione al telefono in uno sguardo ai fatti.
Fase 5: stoccare e tenere sotto controllo le scorte
Una volta controllata, la merce va riposta nel modo giusto, cioè in modo che venga ritrovata e consumata prima che si deteriori. Posti fissi, il principio FIFO, cioè il più vecchio davanti, e soglie minime invece di contare di continuo tengono il magazzino sotto controllo senza grande fatica. Un magazzino ben organizzato è anche la base del prossimo giro di controllo: chi passa lungo lo scaffale vede subito cosa va riordinato.
I dettagli li trovi nella guida sulla gestione del magazzino nel ristorante. Come fare un inventario pulito e quale modello rende più veloce il conteggio lo mostra la guida sull'inventario nel ristorante. Le due fasi si incastrano: l'ordine in magazzino rende più veloce l'inventario, e l'inventario rivela dove in magazzino qualcosa non va.
Fase 6: controllare i costi
Alla fine del ciclo c'è la domanda se i conti tornano. L'indicatore centrale è il food cost, cioè l'incidenza del costo della merce sui ricavi. Ti dice se il tuo calcolo dei prezzi regge o se i costi ti sfuggono. Come calcolarlo, con formula e calcolatore online, lo trovi nella guida Food cost: formula, calcolo e calcolatore.
Il food cost però ti dice solo che qualcosa non va, non dove. Per questo serve lo storico ordini: cosa è stato ordinato, quando, da chi e a che prezzo? Così riconosci gli aumenti di prezzo che altrimenti passano inosservati, e hai i numeri nero su bianco per la trattativa annuale sulle condizioni. Proprio per il titolare questa panoramica dei prezzi è il modo più semplice per tenere i costi sotto controllo, senza fare personalmente ogni ordine. Come farlo senza un gestionale di magazzino lo mostra la guida Controllare il food cost con lo storico ordini.
Gli errori più frequenti negli acquisti
Chi conosce le sei fasi riconosce più facilmente anche gli errori tipici. Si vedono in quasi ogni cucina che non ha gli acquisti sotto controllo:
- Nessun processo fisso. Si ordina quando qualcuno se ne ricorda, una volta così, una volta cosà. Senza un flusso fisso nascono buchi e ordini doppi.
- Tutto dipende da una persona. Se lo chef si ammala, nessuno sa cosa si ordina, quando e dove. Il sapere nella testa di una sola persona è un rischio.
- Nessuno storico. Senza storico ordini ogni ordine ricomincia da zero, a memoria. Confronti di prezzo e contestazioni diventano un indovinello.
- Si ordina quello che si è sempre ordinato. Quantità per abitudine invece che per fabbisogno reale portano a celle piene e merce buttata.
- Nessun controllo al ricevimento. Quello che non si controlla si paga, anche se manca o è fatturato male.
- I prezzi non si confrontano mai. Chi non verifica le condizioni per anni paga sempre di più, senza accorgersene.
Digitalizzare gli acquisti: partire in piccolo
Tutto il ciclo dipende da un inizio pulito: il fabbisogno che confluisce in modo affidabile in un unico posto. È proprio questo il quick win se vuoi digitalizzare gli acquisti. Gli ordini non richiedono nuovo hardware né manutenzione dei dati, e l'effetto è immediato. Perché nella digitalizzazione della ristorazione conviene partire proprio da qui lo spiega una guida dedicata.
È per questo che è nato Pelican. La tua squadra registra insieme il fabbisogno quotidiano, a voce o scrivendo, ognuno nella propria lingua. L'app ordina tutto in automatico per categorie, lo chef approva e lo storico ordini conserva ogni acquisto. Così diverse fasi di questa guida sono coperte in una volta: la raccolta, l'approvazione e la base per il controllo del ricevimento merce e la panoramica dei costi. Quali tipi di strumenti per gli ordini esistono e a cosa fare attenzione nella scelta lo mostra la guida sulle app per ordini nella ristorazione.
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Crea attività e prova 30 giorni gratisDomande frequenti sugli acquisti nella ristorazione
Come si organizzano gli acquisti in un ristorante?
Gli acquisti seguono un ciclo fisso: raccogliere il fabbisogno nella squadra, riunire l'ordine e farlo approvare da una persona, ordinare al fornitore, controllare il ricevimento merce rispetto all'ordine, stoccare correttamente e tenere d'occhio i costi con il food cost e lo storico ordini. Chi stabilisce queste sei fasi come processo fisso, invece di improvvisare ogni giorno, compra con più calma e a prezzi migliori.
Chi è responsabile degli acquisti in cucina?
La responsabilità è dello chef di cucina: pianifica il fabbisogno, controlla le quantità e approva l'ordine. A segnalare il fabbisogno però dovrebbe essere tutta la squadra, perché solo chi sta alla partita vede cosa sta finendo. Il titolare tiene d'occhio i costi in secondo piano, senza fare personalmente ogni ordine.
Quanti fornitori dovrebbe avere un ristorante?
Non esiste un numero fisso. Funziona bene un mix fatto da un grossista con consegna per la base e alcuni specialisti per le aree che caratterizzano la tua cucina, più un cash and carry per le emergenze. Più del numero conta non dipendere da un solo fornitore e tenere sotto controllo il lavoro che giorni d'ordine e coordinamento richiedono.
Qual è un buon food cost per un ristorante?
Il food cost si misura come incidenza sui ricavi e, a seconda del concept, sta di solito tra circa un quarto e un terzo. Il valore giusto dipende molto da stile di cucina, livello di prezzo e calcolo dei piatti, per questo il confronto con il proprio mese precedente dice più di una media di settore. Come calcolarlo lo mostra il calcolatore del food cost.
Come si riducono i costi d'acquisto nella ristorazione?
La leva più grande è registrare bene il fabbisogno invece di ordinare a occhio. A questo si aggiunge: ricavare le quantità dallo storico ordini, confrontare e rinegoziare i prezzi regolarmente, controllare il ricevimento merce ed evitare gli sprechi con uno stoccaggio corretto. Non c'è un singolo trucco che abbassa i costi, ma un processo pulito in tutte le fasi.