Restoranlarda satın alma: profesyonel mutfaklar için kapsamlı rehber

Bu rehber, ilk ihtiyaç bildiriminden ay sonundaki maliyet kontrolüne kadar restoranlarda satın almanın tamamında size bir kez yol gösterir. Altı aşamanın her biri için burada genel bakışı ve en önemli noktaları bulursunuz. Ayrıntılar için her seferinde daha derine inen ilgili rehbere bağlantı veriyoruz. Böylece sizde şu anda nerede tıkandığını hızla bulursunuz.

1. 1. aşama: İhtiyacı kaydetmek. Neyin eksik olduğunu kim fark eder ve bu bilgi tek bir yere nasıl ulaşır.
2. 2. aşama: Siparişi toplamak ve onaylamak. Sabit sipariş günleri, kontrol edilmiş miktarlar, tek bir onay.
3. 3. aşama: Tedarikçi seçmek ve sipariş vermek. Doğru karışım ve hazırlıklı bir temsilci ziyareti.
4. 4. aşama: Mal kabulünü kontrol etmek. İrsaliye ile sipariş, miktar, kalite, sıcaklık.
5. 5. aşama: Depolamak ve stokları kontrol altında tutmak. Depoda düzen, FIFO, stok sayımı.
6. 6. aşama: Maliyetleri kontrol etmek. Food cost, sipariş geçmişi, fiyatlara genel bakış.

1. aşama: İhtiyacı kaydetmek

Her şey birinin şunu fark etmesiyle başlar: Tereyağı cumaya kadar yetmeyecek. Satın almanın düzgün mü işleyeceğine yoksa kaosa mı döneceğine tam burada karar verilir. Çünkü ihtiyaç gün boyunca ve tüm ekibe dağılmış hâlde doğar. Sous chef eti görür, pastacı kremayı, arkadaki yardımcı sebzeyi. Bunların hepsi farklı kâğıtlara, özel WhatsApp mesajlarına ya da yalnızca sözlü iletilere dağılırsa, yarısı kesinlikle kaybolur.

Çözüm, herkesin bir şey fark ettiği anda yazdığı ve ürün gruplarına göre sıralanmış ortak bir listedir. Somut bir örnek: Üç buzdolabı kapısında üç kâğıt yerine ekibin, ihtiyacın toplandığı ve sipariş verirken kimsenin tahmin yürütmek zorunda kalmadığı tek bir yeri vardır. İyi bir listenin nasıl kurulduğunu restoran sipariş rehberi yazımız gösterir. Hazır bir sipariş listesi şablonunu Excel ve PDF olarak ücretsiz indirebilirsiniz. Ekibiniz çok dilliyse, hiçbir ihtiyacın dil engeline takılmaması için çok dilli mutfak ekibi rehberi yardımcı olur.

2. aşama: Siparişi toplamak ve onaylamak

Toplanan ihtiyaç henüz iyi bir sipariş değildir. Arada en sık atlanan adım vardır: toplamak ve onaylamak. Toplamak, haftada üç kez küçük ek siparişler göndermek yerine tedarikçi başına sabit sipariş günlerine sahip olmak demektir. Bu, teslimat ücretlerini düşürür, minimum sipariş tutarlarına ulaşmayı kolaylaştırır ve akışı planlanabilir kılar.

Onaylamak, göndermeden önce bir kişinin, genellikle mutfak şefinin, listeye göz atması demektir. Miktarlar gerçekçi mi? Bir şey iki kez mi bildirilmiş? Sipariş, hafta sonu beklenen doluluğa uyuyor mu? Bu dört göz anı iki dakika sürer ve pahalı hataları önler: yanlışlıkla on katı miktar, unutulan kalem, mutfağın kapalı olduğu bir gün için verilen sipariş. Listeden gönderilen siparişe kadar tüm operasyonel akışı restoranlarda mal siparişi rehberi anlatır.

3. aşama: Tedarikçi seçmek ve sipariş vermek

Şimdi sipariş çıkıyor ve soru şu: kime? Çoğu işletme için en iyisi bir karışımdır. Geniş ürün yelpazesine sahip, teslimat yapan bir toptancı temeli karşılar; kasap, balıkçı ya da sebze üreticisi gibi uzmanlar mutfağınızı farklı kılan kaliteyi getirir; yakınlardaki Metro gibi bir toptan market de acil durumları yakalar. Doğru karışım sabit bir sayıya değil; menüye, büyüklüğe ve beklentiye bağlıdır.

Temsilci ziyaretinden önce fiyata hazırlık karar verir. Ürün gruplarına göre sıralanmış hazır bir liste ve net miktarlarla görüşmeye giren, anlık kararlarla satın almaz; daha iyi bir konumdan pazarlık eder. İyi tedarikçileri nasıl bulacağınızı, karşılaştıracağınızı ve birkaçını günlük işleyişte nasıl yöneteceğinizi restoran tedarikçileri rehberinde bulabilirsiniz. Temsilci ziyaretinin kendisinin kaos olmadan nasıl geçtiğini tedarikçi siparişlerini düzenlemek rehberi gösterir.

4. aşama: Mal kabulünü kontrol etmek

Teslimat gelir, çoğu zaman sabah telaşının tam ortasında ve kontrol tam da o anda seve seve atlanır. Bu pahalıya patlar. Mal kabulünde irsaliye siparişle karşılaştırılmalıdır: Miktar doğru mu, eksik var mı, teslim edilmemiş bir şey faturaya yazılmış mı? Buna kalite ve soğuk zincir ürünlerinde sıcaklık da eklenir. Uymayan her şeye hemen itiraz edilir; doğrudan şoföre ya da hemen ardından, günler sonra değil.

Bu kontrol yalnızca neyin sipariş edildiği açıksa işler. Kayıtlı bir sipariş olmadan iki gün sonra kimse eksik üç kasanın gerçekten sipariş edilip edilmediğini ya da tedarikçinin fazla fatura kesip kesmediğini bilemez. Düzgün bir sipariş geçmişi bu nedenle her mal kabul kontrolünün temelidir. Telefondaki bir atışmayı, gerçeklere bir bakışa dönüştürür.

5. aşama: Depolamak ve stokları kontrol altında tutmak

Mal kontrol edildikten sonra doğru yerleştirilmelidir; hem de bozulmadan önce yeniden bulunacak ve tüketilecek şekilde. Sabit raf yerleri, FIFO ilkesi (yani en eski öne) ve sürekli saymak yerine minimum seviyeler, depoyu fazla uğraş gerektirmeden kontrol altında tutar. İyi düzenlenmiş bir depo, bir sonraki ihtiyaç turunun da temelidir: Rafın önünden geçen, neyin yeniden sipariş edilmesi gerektiğini hemen görür.

Ayrıntıları restoran stok yönetimi rehberinde bulabilirsiniz. Stok sayımını düzenli ve temiz şekilde nasıl yapacağınızı ve saymayı hangi şablonun hızlandırdığını restoranlarda stok sayımı rehberi gösterir. İki aşama birbirine geçer: Depodaki düzen sayımı hızlandırır, sayım da depoda nerede bir şeylerin ters gittiğini ortaya çıkarır.

6. aşama: Maliyetleri kontrol etmek

Döngünün sonunda, tüm bunların kâra dönüşüp dönüşmediği sorusu durur. Bunun için temel gösterge food cost'tur, yani malzeme maliyetinin cirodaki payı. Maliyetlendirmenizin tutup tutmadığını ya da maliyetlerin kaçıp kaçmadığını gösterir. Formülü ve doğrudan çevrimiçi hesaplayıcısıyla nasıl hesaplandığını food cost hesaplama rehberinde bulabilirsiniz.

Ancak food cost size yalnızca bir şeylerin yolunda gitmediğini söyler, nerede olduğunu değil. Bunun için sipariş geçmişine ihtiyacınız vardır: Ne, ne zaman, kimden, hangi fiyata sipariş edildi? Böylece aksi hâlde fark edilmeden sızan fiyat artışlarını görürsünüz ve yıllık koşul görüşmesi için rakamlar elinizde siyah beyaz durur. Özellikle işletme sahibi için bu fiyat görünümü, her siparişi kendisi vermeden maliyetleri kontrol altında tutmanın en basit yoludur. Bunun bir stok yönetim sistemi olmadan nasıl yapıldığını food cost kontrolü rehberi gösterir.

Restoran satın almasında en sık yapılan hatalar

Altı aşamayı bilen, tipik hataları da daha kolay tanır. Satın almasını kontrol altında tutamayan neredeyse her mutfakta şunlar görülür:

• Sabit bir süreç yok. Biri aklına getirdiğinde, bazen öyle bazen böyle sipariş verilir. Sabit bir akış olmadan boşluklar ve mükerrer siparişler oluşur.
• Her şey tek bir kişiye bağlı. Mutfak şefi olmadığında kimse neyin, ne zaman, nereden sipariş edildiğini bilmez. Tek bir kişinin kafasındaki bilgi bir risktir.
• Geçmiş kaydı yok. Sipariş geçmişi olmadan her sipariş hafızadan yeni bir başlangıçtır. Fiyat karşılaştırmaları ve itirazlar tahmin oyununa döner.
• Hep sipariş edilen sipariş edilir. Gerçek ihtiyaç yerine alışkanlıkla belirlenen miktarlar dolu soğuk odalara ve bozulmaya yol açar.
• Mal kabul kontrolü yok. Kontrol edilmeyen, eksik ya da yanlış faturalanmış olsa bile ödenir.
• Fiyatlar hiç karşılaştırılmaz. Koşulları yıllarca kontrol etmeyen, fark etmeden giderek daha fazla öder.

Satın almayı dijitalleştirmek: küçük başlayın

Tüm döngü düzgün bir başlangıca bağlıdır: güvenilir şekilde tek bir yerde toplanan ihtiyaç. Satın almanızı dijitalleştirmek istiyorsanız hızlı kazanç tam olarak budur. Sipariş süreci yeni donanım ve bakım yükü gerektirmez ve etkisi hemen görülür. Restoranlarda dijitalleşmeye neden tam buradan başlamanız gerektiğini ayrı bir rehberde anlatıyoruz.

Pelican bunun için geliştirildi. Ekibiniz günlük ihtiyacı birlikte, sesle ya da yazarak, herkes kendi dilinde kaydeder. Uygulama otomatik olarak ürün gruplarına göre sıralar, mutfak şefi onaylar ve sipariş geçmişi her alımı kayıt altında tutar. Böylece bu rehberin birkaç aşaması birden karşılanır: kayıt, onay ve mal kabul kontrolüyle maliyet görünümünün temeli. Hangi tür sipariş araçlarının olduğunu ve seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini restoran sipariş uygulaması rehberi gösterir.

Restoranlarda satın alma hakkında sık sorulan sorular