PelicanEz az útmutató egyszer végigvezet a teljes vendéglátós beszerzésen, az első igényjelzéstől a hó végi költségkontrollig. Mind a hat állomásról kapsz áttekintést és a legfontosabb tudnivalókat. A részletekhez mindenhol a megfelelő, mélyebbre menő útmutatóra hivatkozunk. Így gyorsan megtalálod azt a pontot, ahol nálad éppen akad a folyamat.
- 1. állomás: az igény rögzítése. Ki veszi észre, mi hiányzik, és hogyan kerül ez egy helyre.
- 2. állomás: a rendelés összesítése és jóváhagyása. Állandó rendelési napok, ellenőrzött mennyiségek, egy jóváhagyás.
- 3. állomás: beszállítók kiválasztása és rendelés. A megfelelő mix és az előkészített képviselői látogatás.
- 4. állomás: az áruátvétel ellenőrzése. Szállítólevél a rendeléssel szemben, mennyiség, minőség, hőmérséklet.
- 5. állomás: raktározás és a készletek kézben tartása. Rend a raktárban, FIFO, leltár.
- 6. állomás: költségkontroll. Food cost, rendelési előzmények, árak áttekintése.
1. állomás: az igény rögzítése
Minden azzal kezdődik, hogy valaki észreveszi: a vaj nem lesz elég péntekig. Pontosan itt dől el, hogy a beszerzés rendben megy-e, vagy káoszba fordul. Az igény ugyanis szétszórva keletkezik a nap folyamán és az egész brigádban. A sous chef a húst látja, a cukrász a tejszínt, a kisegítő hátul a zöldséget. Ha mindez különböző cetlikre, privát WhatsApp-üzenetekbe vagy csak bekiabálásba kerül, a fele biztosan elvész.
A megoldás egy közös lista, amelyre mindenki azonnal felír mindent, ami feltűnik neki, és amely termékcsoportok szerint van rendezve. Egy konkrét példa: három cetli helyett három hűtőajtón a csapatnak egy helye van, ahol az igény összefut, és rendeléskor senkinek sem kell találgatnia. Hogy hogyan épül fel egy jó lista, azt az éttermi rendelési útmutatóról szóló cikk mutatja meg. Egy kész letölthető rendelési lista sablon ingyen elérhető Excelben és PDF-ben. Ha pedig többnyelvű a brigádod, a többnyelvű konyhai csapatokról szóló útmutató segít, hogy egyetlen igény se akadjon el a nyelvi korláton.
2. állomás: a rendelés összesítése és jóváhagyása
Az összegyűjtött igényből még nem lesz jó rendelés. A kettő között van az a lépés, amelyet a leggyakrabban kihagynak: az összesítés és a jóváhagyás. Az összesítés azt jelenti, hogy beszállítónként állandó rendelési napjaid vannak, ahelyett hogy hetente háromszor kis utánrendeléseket küldenél. Ez csökkenti a szállítási díjakat, segít elérni a minimális rendelési értéket, és tervezhetővé teszi a folyamatot.
A jóváhagyás azt jelenti, hogy elküldés előtt egy ember, általában a konyhafőnök, átnézi a listát. Reálisak a mennyiségek? Jelzett valaki valamit kétszer? Illik a rendelés a hétvégére várt forgalomhoz? Ez a négyszemes pillanat két percbe kerül, és megelőzi a drága hibákat: a véletlenül tízszeres mennyiséget, az elfelejtett tételt, a rendelést egy olyan napra, amikor zárva a konyha. A teljes operatív folyamatot a listától az elküldött rendelésig az éttermi árurendelésről szóló útmutató írja le.
3. állomás: beszállítók kiválasztása és a rendelés leadása
Most kimegy a rendelés, és a kérdés az: kinek. A legtöbb üzlet egy mixszel jár a legjobban. Egy teljes választékú, házhoz szállító nagykereskedő fedi le az alapokat, specialisták, például hentes, halas vagy zöldségtermelő, hozzák azt a minőséget, amely a konyhádat meghatározza, egy közeli cash and carry áruház, például a METRO, pedig elkapja a vészhelyzeteket. A megfelelő mix az étlaptól, a mérettől és az igényességtől függ, nem egy kötött számtól.
A képviselő látogatása előtt az előkészítés dönt az árról. Aki kész, termékcsoportok szerint rendezett listával és egyértelmű mennyiségekkel megy a találkozóra, az nem bekiabálásra vásárol, hanem jobb pozícióból tárgyal. Hogy hogyan találsz, hasonlítasz össze és kezelsz a hétköznapokban több jó beszállítót, azt a vendéglátós beszállítókról szóló útmutató írja le. Hogy maga a képviselői látogatás hogyan zajlik káosz nélkül, azt a beszállítói rendelés szervezéséről szóló cikk mutatja meg.
4. állomás: az áruátvétel ellenőrzése
Megérkezik a szállítmány, gyakran a délelőtti hajtás közepén, és éppen ilyenkor szokták kihagyni az ellenőrzést. Ez drága. Áruátvételkor a szállítólevelet a rendeléssel kell összevetni: stimmel a mennyiség, nem hiányzik semmi, nem számláztak-e olyat, amit nem is szállítottak? Ehhez jön a minőség és hűtött árunál a hőmérséklet. Ami nem stimmel, azt azonnal reklamálni kell, közvetlenül a sofőrnél vagy rögtön utána, nem napokkal később.
Ez az ellenőrzés csak akkor működik, ha világos, mit rendeltek egyáltalán. Rögzített rendelés nélkül két nap múlva senki sem tudja, hogy a hiányzó három ládát valaha megrendelték-e, vagy a beszállító számlázott túl sokat. A rendezett rendelési előzmény így minden áruátvételi ellenőrzés alapja. Egy telefonos szóváltásból a tények egy pillantással való megnézése lesz.
5. állomás: raktározás és a készletek kézben tartása
Ha az árut ellenőrizték, helyesen kell elpakolni, mégpedig úgy, hogy megtalálják, és elhasználják, mielőtt megromlik. Állandó tárolóhelyek, a FIFO-elv, vagyis a legrégebbi előre, és minimumjelölések a folytonos számolgatás helyett: így kevés ráfordítással kézben tartható a raktár. A jól szervezett raktár egyben a következő igényfelmérő kör alapja is: aki végigmegy a polcok mentén, azonnal látja, mit kell utánrendelni.
A részleteket a vendéglátós raktárkezelésről szóló útmutató írja le. Hogy hogyan készíts évente egyszer rendes leltárt, és melyik sablon gyorsítja a számolást, azt a vendéglátós leltárról szóló útmutató mutatja meg. A két állomás összekapcsolódik: a rend a raktárban gyorsabbá teszi a leltárt, a leltár pedig feltárja, hol csúszik el valami a raktárban.
6. állomás: költségkontroll
A körforgás végén az a kérdés áll, hogy megéri-e mindez. Ennek központi mutatója a food cost, vagyis az áruköltség aránya a forgalomhoz képest. Megmutatja, hogy bejön-e a kalkulációd, vagy elszaladnak a költségek. Hogy hogyan számold ki, képlettel és közvetlen online kalkulátorral, azt a food cost kalkulátorról szóló útmutató írja le.
A food cost azonban csak azt mondja meg, hogy valami nem stimmel, azt nem, hogy hol. Ehhez a rendelési előzmények kellenek: mit, mikor, kitől és milyen áron rendeltetek? Ezzel felismered az áremeléseket, amelyek különben észrevétlenül becsúsznak, és az éves kondíciós tárgyaláshoz feketén-fehéren megvannak a számok. Éppen a tulajdonosnak ez az áráttekintés a legegyszerűbb módja, hogy kézben tartsa a költségeket, anélkül hogy maga adna le minden rendelést. Hogy ez hogyan megy készletgazdálkodási rendszer nélkül, azt a food cost ellenőrzéséről szóló útmutató mutatja meg.
A leggyakoribb hibák a vendéglátós beszerzésben
Aki ismeri a hat állomást, könnyebben felismeri a tipikus hibákat is. Ezeket szinte minden olyan konyhában látni, amely nem tartja kézben a beszerzését:
- Nincs állandó folyamat. Akkor rendelnek, amikor valakinek eszébe jut, hol így, hol úgy. Állandó folyamat nélkül hiányok és dupla rendelések születnek.
- Minden egy emberen múlik. Ha kiesik a konyhafőnök, senki sem tudja, mit, mikor és hol kell rendelni. Az egy ember fejében lévő tudás kockázat.
- Nincsenek előzmények. Rendelési előzmények nélkül minden rendelés újrakezdés emlékezetből. Az ár-összehasonlítás és a reklamáció találgatássá válik.
- Azt rendelik, amit mindig is rendeltek. A szokásból, nem a valós igényből fakadó mennyiségek tele hűtőkamrához és romláshoz vezetnek.
- Nincs áruátvételi ellenőrzés. Amit nem ellenőriznek, azt kifizetik, akkor is, ha hiányzik vagy rosszul számlázták.
- Az árakat sosem hasonlítják össze. Aki évekig nem nézi át a kondíciókat, az észrevétlenül egyre többet fizet.
A beszerzés digitalizálása: kezdd kicsiben
Az egész körforgás egy rendezett kezdeten múlik: az igényen, amely megbízhatóan egy helyen fut össze. Pontosan ez a gyors siker, ha digitalizálni szeretnéd a beszerzésedet. A rendelési folyamathoz nem kell új hardver, nincs karbantartási teher, és azonnal hat. Hogy miért éppen itt érdemes kezdeni a vendéglátás digitalizációját, arról külön útmutató szól.
Erre készült a Pelican. A csapatod közösen rögzíti a napi igényt, hanggal vagy gépelve, mindenki a saját nyelvén. Az app automatikusan termékcsoportok szerint rendez, a konyhafőnök jóváhagy, a rendelési előzmények pedig minden beszerzést megőriznek. Így az útmutató több állomása is le van fedve: a rögzítés, a jóváhagyás, valamint az áruátvételi ellenőrzés és a költségáttekintés alapja. Hogy milyen rendelő eszközök léteznek, és mire figyelj a kiválasztásnál, azt a beszállítói rendelési appokról szóló útmutató mutatja meg.
A beszerzés az igénynél kezdődik. Gyűjtsd egy helyre.
A Pelican automatikusan rendezve gyűjti a konyhád igényeit, a séffel jóváhagyatja, és minden beszerzést megőriz. Azokon a telefonokon fut, amelyek már megvannak. Próbáld ki 30 napig ingyen.
Hozd létre az üzleted, és próbáld ki 30 napig ingyenGyakori kérdések a vendéglátós beszerzésről
Hogyan szervezzük meg a beszerzést a vendéglátásban?
A beszerzés állandó körforgást követ: az igény rögzítése a csapatban, a rendelés összesítése és egy ember általi jóváhagyása, rendelés a beszállítónál, az áruátvétel ellenőrzése a rendeléssel szemben, helyes raktározás, végül a költségek figyelése a food cost és a rendelési előzmények alapján. Aki ezt a hat állomást állandó folyamatként vezeti be, ahelyett hogy minden nap rögtönözne, nyugodtabban és olcsóbban vásárol.
Ki felel a konyhában a beszerzésért?
A felelősség a konyhafőnöké: ő tervezi az igényt, ellenőrzi a mennyiségeket és hagyja jóvá a rendelést. Az igényt viszont az egész csapatnak kell jeleznie, mert csak az látja, mi fogy, aki az adott részlegen áll. A tulajdonos a háttérből figyeli a költségeket, anélkül hogy maga adna le minden rendelést.
Hány beszállítója legyen egy étteremnek?
Nincs kötött szám. Bevált egy házhoz szállító nagykereskedő az alapokra, néhány specialista azokra a területekre, amelyek a konyhádat meghatározzák, kiegészítve egy cash and carry áruházzal a vészhelyzetekre. A számnál fontosabb, hogy ne függj egyetlen beszállítótól, és kézben tartsd a rendelési napok és az egyeztetés terheit.
Mi számít jó food cost aránynak a vendéglátásban?
A food costot a forgalom arányában mérik, és koncepciótól függően általában nagyjából a forgalom negyede és harmada között mozog. A helyes érték erősen függ a konyha stílusától, az árszinttől és a kalkulációtól, ezért a saját előző havi számoddal való összevetés többet mond, mint egy iparági átlag. Hogy hogyan számold ki, azt a food cost kalkulátor mutatja meg.
Hogyan csökkenthetők a beszerzési költségek a vendéglátásban?
A legnagyobb tényező, hogy az igényt pontosan rögzítsd, ahelyett hogy találomra rendelnél. Ehhez jön: a mennyiségeket a rendelési előzményekből vezesd le, rendszeresen hasonlítsd össze és tárgyald újra az árakat, ellenőrizd az áruátvételt, és helyes raktározással kerüld el a romlást. Nem egyetlen trükk csökkenti a költségeket, hanem egy rendezett folyamat minden állomáson.