Nabavka u ugostiteljstvu: kompletan vodič za profesionalne kuhinje

Ovaj vodič vas jednom provodi kroz celu nabavku u ugostiteljstvu, od prve prijave potrebe do kontrole troškova na kraju meseca. Za svaku od šest faza ovde dobijate pregled i ono najvažnije. Za detalje svaki put vodimo na odgovarajući vodič koji ide dublje. Tako brzo nalazite mesto na kome vama trenutno zapinje.

1. Faza 1: beleženje potreba. Ko primećuje šta nedostaje i kako to stiže na jedno mesto.
2. Faza 2: objedinjavanje i odobravanje porudžbine. Stalni dani poručivanja, proverene količine, jedno odobrenje.
3. Faza 3: izbor dobavljača i poručivanje. Prava kombinacija i pripremljena poseta predstavnika.
4. Faza 4: kontrola prijema robe. Otpremnica naspram porudžbine, količina, kvalitet, temperatura.
5. Faza 5: skladištenje i zalihe pod kontrolom. Red u magacinu, FIFO, popis.
6. Faza 6: kontrola troškova. Trošak namirnica, istorija narudžbina, pregled cena.

Faza 1: beleženje potreba

Sve počinje tako što neko primeti: puter neće trajati do petka. Upravo ovde se odlučuje da li će nabavka teći uredno ili skliznuti u haos. Potreba, naime, nastaje razbacano tokom dana i kroz ceo tim. Sous chef vidi meso, poslastičar slatku pavlaku, pomoćni radnik pozadi povrće. Ako sve to završi na različitim papirićima, u privatnim WhatsApp porukama ili samo u dovikivanju, polovina se pouzdano izgubi.

Rešenje je zajednička lista na koju svako piše čim nešto primeti i koja je sortirana po kategorijama. Konkretan primer: umesto tri papirića na troja vrata frižidera, tim ima jedno mesto na kome se potrebe slivaju i niko pri poručivanju ne mora da nagađa. Kako je dobra lista napravljena, pokazuje vodič o listi za nabavku u restoranu. Gotov šablon liste za poručivanje za preuzimanje dostupan je besplatno u Excel i PDF formatu. A ako je vaš tim višejezičan, pomaže vodič o višejezičnim kuhinjskim timovima, kako nijedna potreba ne bi zapela na jezičkoj barijeri.

Faza 2: objedinjavanje i odobravanje porudžbine

Od prikupljenih potreba još ne nastaje dobra porudžbina. Između stoji korak koji se najčešće preskače: objedinjavanje i odobravanje. Objedinjavanje znači imati stalne dane poručivanja za svakog dobavljača, umesto da se tri puta nedeljno šalju male dopunske porudžbine. To smanjuje troškove dostave, pomaže da se dostigne minimalna vrednost porudžbine i čini tok predvidivim.

Odobravanje znači da jedna osoba, po pravilu šef kuhinje, pre slanja pregleda listu. Da li su količine realne? Da li je nešto prijavljeno dvaput? Da li porudžbina odgovara očekivanoj popunjenosti za vikend? Ovaj trenutak dodatne provere traje dva minuta i sprečava skupe greške: slučajno desetostruku količinu, zaboravljenu stavku, porudžbinu za dan kada je kuhinja zatvorena. Kompletan operativni tok od liste do poslate porudžbine opisuje vodič o poručivanju robe u restoranu.

Faza 3: izbor dobavljača i slanje porudžbine

Sada porudžbina odlazi, a pitanje je: kome. Većina objekata najbolje prolazi sa kombinacijom. Veletrgovac sa dostavom i širokim asortimanom pokriva osnovu, specijalizovani dobavljači kao što su mesara, ribarnica ili proizvođač povrća donose kvalitet po kome je vaša kuhinja prepoznatljiva, a obližnja keš i keri prodavnica, poput Metroa, pokriva hitne slučajeve. Prava kombinacija zavisi od menija, veličine i ambicije, a ne od fiksnog broja.

Pre posete predstavnika priprema odlučuje o ceni. Ko na sastanak dođe sa gotovom listom sortiranom po kategorijama i jasnim količinama, ne kupuje na brzinu, već pregovara iz bolje pozicije. Kako da nađete dobre dobavljače, uporedite ih i u svakodnevnom radu upravljate sa više njih, piše u vodiču o dobavljačima za restorane. Kako sama poseta predstavnika protiče bez haosa, pokazuje vodič o poručivanju od dobavljača.

Faza 4: kontrola prijema robe

Isporuka stiže, često usred prepodnevne gužve, i upravo tada se kontrola rado preskače. To je skupo. Pri prijemu robe otpremnica se proverava u odnosu na porudžbinu: da li je količina tačna, da li nešto nedostaje, da li je naplaćeno nešto što uopšte nije isporučeno? Uz to idu kvalitet i, kod rashlađene robe, temperatura. Ono što ne odgovara reklamira se odmah, direktno kod vozača ili neposredno posle, a ne tek danima kasnije.

Ova kontrola funkcioniše samo ako je jasno šta je uopšte poručeno. Bez zabeležene porudžbine posle dva dana niko više ne zna da li su tri gajbe koje nedostaju ikada poručene ili je dobavljač naplatio previše. Uredna istorija narudžbina je zato osnova svake kontrole prijema robe. Ona pretvara raspravu preko telefona u pogled na činjenice.

Faza 5: skladištenje i zalihe pod kontrolom

Kada je roba proverena, treba je pravilno složiti, i to tako da se pronađe i potroši pre nego što se pokvari. Stalna mesta u magacinu, FIFO princip, dakle najstarije napred, i minimalne oznake umesto stalnog prebrojavanja drže magacin pod kontrolom bez mnogo truda. Dobro organizovan magacin je ujedno osnova za sledeći obilazak radi potreba: ko prođe pored polica, odmah vidi šta treba ponovo poručiti.

Detalji su u vodiču o upravljanju magacinom u restoranu. Kako da jednom godišnje uredno sprovedete popis i koji šablon ubrzava brojanje, pokazuje vodič o popisu robe u restoranu. Ove dve faze se prepliću: red u magacinu ubrzava popis, a popis otkriva gde u magacinu nešto ne štima.

Faza 6: kontrola troškova

Na kraju ciklusa stoji pitanje da li se sve to isplati. Ključni pokazatelj za to je trošak namirnica, dakle udeo troškova robe u prometu. On pokazuje da li vaša kalkulacija drži ili troškovi beže. Kako se računa, sa formulom i onlajn kalkulatorom, piše u vodiču kalkulator troška namirnica.

Trošak namirnica vam, međutim, kaže samo da nešto nije u redu, a ne i gde. Za to vam treba istorija narudžbina: šta je kada, od koga i po kojoj ceni poručeno? Tako primećujete poskupljenja koja bi se inače neprimetno uvukla i imate crno na belo brojke za godišnji razgovor o uslovima. Upravo za vlasnika je ovaj pregled cena najjednostavniji način da drži troškove pod kontrolom, a da sam ne pravi svaku porudžbinu. Kako to ide bez sistema za upravljanje zalihama, pokazuje vodič o kontroli troška namirnica.

Najčešće greške u nabavci za ugostiteljstvo

Ko poznaje šest faza, lakše prepoznaje i tipične greške. Ove se viđaju u gotovo svakoj kuhinji koja nema nabavku pod kontrolom:

• Nema stalnog postupka. Poručuje se kada se neko seti, nekad ovako, nekad onako. Bez stalnog toka nastaju rupe i duple porudžbine.
• Sve zavisi od jedne osobe. Kada šef kuhinje izostane, niko ne zna šta se, kada i gde poručuje. Znanje u glavi jedne osobe je rizik.
• Nema istorije. Bez istorije narudžbina svaka porudžbina je novi početak iz sećanja. Poređenje cena i reklamacije postaju igra pogađanja.
• Poručuje se ono što se oduvek poručivalo. Količine iz navike umesto iz stvarne potrebe vode do punih hladnjača i kvarenja.
• Nema kontrole prijema robe. Ono što se ne proveri, plaća se, čak i kada nedostaje ili je pogrešno naplaćeno.
• Cene se nikada ne porede. Ko godinama ne proverava uslove, polako plaća sve više, a da to ne primeti.

Digitalizacija nabavke: počnite malo

Ceo ciklus zavisi od urednog početka: potreba koja pouzdano stiže na jedno mesto. Upravo to je najbrža pobeda ako želite da digitalizujete nabavku. Proces poručivanja ne traži nov hardver ni održavanje i odmah pokazuje efekat. Zašto bi baš ovde trebalo da počne digitalizacija ugostiteljstva, piše u posebnom vodiču.

Za to je napravljen Pelican. Vaš tim zajednički beleži svakodnevne potrebe, glasom ili kucanjem, svako na svom jeziku. Aplikacija automatski sortira po kategorijama, šef kuhinje odobrava, a istorija narudžbina beleži svaku nabavku. Tako je pokriveno odmah nekoliko faza ovog vodiča: beleženje, odobravanje i osnova za kontrolu prijema robe i pregled troškova. Koje vrste alata za poručivanje postoje i na šta treba obratiti pažnju pri izboru, pokazuje vodič o aplikaciji za poručivanje od dobavljača.

Česta pitanja o nabavci u ugostiteljstvu