Restoranlarda stok sayımı: kaos olmadan nasıl yapılır

Restoranda stok sayımını kim yapmak zorunda?

Kısa cevap: Türkiye'de Vergi Usul Kanunu, defter tutan işletmelerin hesap dönemi sonunda, yani çoğu işletme için yıl sonunda, envanter çıkarmasını öngörür. Bu, restoranların, otellerin ve yiyecek içecek işletmelerinin büyük çoğunluğunu kapsar. Stok sayımı, mevcut malların fiziksel olarak tespit edilmesidir; bilanço esasına göre defter tutan işletmelerde sonuç envanter defterine kaydedilir ve yıl sonu kapanışının temelini oluşturur.

Bu yükümlülüğün işletmeniz için hangi ölçüde ve hangi biçimde geçerli olduğu; şirket türünüze, büyüklüğünüze ve defter tutma usulünüze (bilanço esası ya da işletme hesabı esası) bağlıdır. Basit usulde ya da işletme hesabı esasında çalışan küçük işletmeler için kısmen farklı kurallar geçerlidir. Bu bir vergi konusudur ve bir rehberden aynen almaya değmez. Sizin için somut olarak neyin zorunlu olduğunu ve hangi tarihin esas alınacağını mali müşavirinizle netleştirin.

Hazırlık: başarının yarısı

Stok sayımının sonucu sayım gününde değil, ondan önceki günlerde belirlenir. Soğuk odaya hazırlıksız giren, iki kat uzun sayar ve iki kat fazla hata yapar. En çok zamanı şu hazırlıklar kazandırır:

• Depoyu toplayın ve ayıklayın. Tarihi geçmiş ya da bozulmuş her şey önceden çıkarılır. Yalnızca gerçekten kullanacağınız şeyleri sayarsınız. Düzenli bir raf, sürenin küçük bir kısmında sayılır.
• Açılmış ürünleri birleştirin. Aynı çeşitten iki yarım ambalaj bire indirilir. Bu kalem sayısını azaltır ve tahmini kolaylaştırır.
• Sayım günü civarında teslimattan kaçının. Sayım gününü, hemen öncesinde ve sonrasında büyük bir teslimat olmayacak şekilde belirleyin. Aksi hâlde muhasebe açısından henüz size ait olmayan malları sayarsınız ya da zaten tüketilmiş bir şey eksik görünür.
• Sayım listelerini depo yerlerine göre hazırlayın. Her depo yeri için bir liste; ürünlerin rafta durduğu sırayla tam olarak aynı sırada. Böylece atlamadan yukarıdan aşağıya sayarsınız.
• İki kişi sayın. Biri sayar ve söyler, diğeri yazar. Bu, tek bir kişinin mal ile liste arasında gidip gelmesinden daha hızlıdır ve çok daha az hataya açıktır.

Deponuz zaten sabit yerlere göre düzenliyse, bu ön çalışma neredeyse kendiliğinden hazırdır. Raftaki sıranın listedeki sırayla örtüşmesi için deponuzu nasıl kuracağınızı restoran stok yönetimi rehberinde bulabilirsiniz.

Sayım günü 5 adımda

Hazırlık tamamlandığında sayım günü sabit bir düzeni izler. Sıraya bağlı kalın, hiçbir şey gözden kaçmaz:

1. Sabit sırayla, depo yeri depo yeri. Önce kuru deponun tamamı, sonra soğuk oda, sonra derin dondurucu, sonra içecekler ve bar. Odalar arasında asla gidip gelmeyin; aksi hâlde sonunda iki kez sayarsınız ya da bir rafı unutursunuz.
2. Sayın ve tartın, açılmış ürünleri de. Tam ambalajlar sayılır, açık ürün tartılır. Açılmış paketleri bir sisteme göre tahmin edersiniz, örneğin onda birlerle: üçte biri dolu bir ambalaj 0,3'tür. Tek bir mantığa bağlı kalın; böylece rakamlar aylar boyunca karşılaştırılabilir olur.
3. Hemen not edin, ezberlemeyin. Bir sonraki rafa geçmeden önce her rakam doğrudan listeye geçer. Üç kalemi aklında tutmaya çalışan, dördüncüde yanlış sayar.
4. Fiyatları atayın. Her ürüne KDV hariç net alış fiyatı karşılık gelir. Miktarla çarpıldığında kalemin değerini verir. Örneğin dalgalanan fiyatlarda kesin değerleme ilkeleri bir vergi konusudur ve mali müşavirinizle netleştirilmelidir.
5. Toplayın ve saklayın. Tüm kalem değerleri, sayım günündeki stokun toplam değerini verir. İmzalı liste saklanır. Bu hem belgenizdir hem de bir sonraki dönemin başlangıç stokudur.

İndirilebilir envanter listesi şablonu

Sıfırdan başlamamanız için restoranlara göre uyarlanmış bir envanter listesi şablonu hazırladık. Dijital sayım ve hesaplama için Excel, yazdırıp soğuk odaya götürmek için PDF.

Şablon şöyle kurgulanmıştır. Her satır bir kalemdir; sütunlar sizi depo yerinden değere kadar götürür:

Neden alfabetik değil de depo yerine göre sıralı? Çünkü işletmede nasıl dolaşıyorsanız öyle sayarsınız. Bir odayı bitirir, sonrakine geçersiniz. Ürün grubuna yine de ihtiyacınız vardır, çünkü sonunda ona göre değerlendirir ve aynı grubun sipariş hacmiyle karşılaştırırsınız.

Stok sayımı, food cost ve sipariş: aradaki bağlantı

Stok sayımı kendi başına bir amaç değildir. Mutfağınızı yönettiğiniz iki rakamı sağlar: dönem başı stok ve dönem sonu stok. Bunlardan restoranların temel maliyet göstergesi olan food cost çıkar:

Dönem başı ve dönem sonu stok iki ayrı sayımdan gelir. Alımlar ise dönem içinde satın aldığınız her şeydir. Birçok işletme için tam burada iş zorlaşır, çünkü alım toplamının bir yığın irsaliye ve faturadan bir araya getirilmesi gerekir. Düzgün sipariş veren ve sipariş geçmişini bilen ise bu rakamı aramadan elinde bulundurur.

Satın almanızın hafızası olarak sipariş geçmişi

Pelican ile ekibiniz ihtiyaçları birlikte tek bir listede toplar; sesle ya da yazarak, herkes kendi dilinde. Mutfak şefi temsilci ziyaretinden önce onaylar. Sonrasında geriye sipariş geçmişi kalır: neyin ne zaman, kimden sipariş edildiği, kalıcı olarak izlenebilir. Ekibiniz sipariş verirken fiyatları da kaydederse, food cost hesabı için gereken alım toplamı, kâğıt yığınlarından yeniden oluşturulmak yerine doğrudan elinizin altındadır.

Sipariş geçmişinden yola çıkarak maliyetlerinizi somut olarak nasıl kontrol altına alacağınızı food cost kontrolü rehberinde bulabilirsiniz. Dönem başı ve dönem sonu stoktan kesin oranı nasıl hesaplayacağınızı öğrenmek isterseniz food cost hesaplayıcısı size yardımcı olur.

Restoranlarda stok sayımı hakkında sık sorulan sorular

Kapsamlı rehberin bir parçası: Restoranlarda satın alma. Orada sipariş sürecinin altı aşamasının tamamını bir arada bulabilirsiniz.