Inventarierea în restaurant: cum o faci fără haos

Cine e obligat să facă inventarierea în restaurant?

Răspunsul scurt: în România, Legea contabilității (nr. 82/1991) obligă firmele care țin contabilitate să inventarieze elementele de activ și de pasiv cel puțin o dată pe an, precum și în alte situații prevăzute de lege. Asta privește cele mai multe restaurante, hoteluri și localuri organizate ca SRL. Inventarierea e numărarea fizică a stocurilor, rezultatele ei se trec în listele de inventariere și stau la baza situațiilor financiare anuale. Cum se organizează concret (comisia de inventariere, documentele, evaluarea) e detaliat în normele de inventariere ale Ministerului Finanțelor (OMFP nr. 2861/2009).

Cum și în ce măsură se aplică obligația localului tău depinde de forma juridică, de mărime și de felul în care ții contabilitatea. Pentru un PFA sau o întreprindere individuală cu contabilitate în partidă simplă pot fi alte reguli decât pentru un SRL. E un subiect contabil și fiscal și nu merită preluat dintr-un ghid. Clarifică cu contabilul tău ce ți se cere concret și la ce dată.

Pregătirea: jumătate din reușită

Inventarul nu se decide în ziua numărătorii, ci în zilele dinainte. Cine intră nepregătit în camera frigorifică numără de două ori mai mult și greșește de două ori mai des. Pregătirea aceasta economisește cel mai mult timp:

• Faci ordine și arunci ce nu mai e bun. Tot ce a expirat sau s-a stricat iese înainte. Numeri doar ce ai și folosi. Un raft ordonat se numără într-o fracțiune din timp.
• Unești ambalajele începute. Două ambalaje pe jumătate din același produs devin unul. Așa scade numărul de poziții și estimarea devine mai simplă.
• Eviți livrările în jurul datei inventarului. Alege ziua numărătorii astfel încât cu puțin înainte și după să nu vină livrări mari. Altfel numeri marfă care contabil încă nu e a ta sau lipsește ceva ce s-a consumat deja.
• Pregătești listele pe spații de depozitare. O listă pentru fiecare spațiu, în exact ordinea în care stă marfa pe raft. Atunci numeri de sus până jos, fără să sari.
• Numărați în doi. Unul numără și dictează, altul scrie. E mai rapid și mult mai puțin predispus la greșeli decât atunci când o singură persoană trece de la marfă la listă și înapoi.

Dacă magazia ta e oricum organizată pe locuri fixe, ai munca aceasta aproape gata. Cum îți organizezi magazia astfel încât ordinea de pe raft să se potrivească cu ordinea de pe listă afli în ghidul despre gestiunea stocurilor în restaurant.

Ziua numărătorii în 5 pași

Odată pregătirea făcută, ziua numărătorii urmează un tipar fix. Ține-te de ordine și nu se pierde nimic:

1. Spațiu cu spațiu, într-o ordine fixă. Mai întâi magazia de produse uscate complet, apoi camera frigorifică, apoi congelatorul, apoi băuturile și barul. Niciodată nu sări între încăperi, altfel la final numeri de două ori sau uiți un raft.
2. Numeri și cântărești, inclusiv ce e început. Ambalajele întregi se numără, marfa vrac se cântărește. Ambalajele începute le estimezi cu sistem, de exemplu în zecimi: un ambalaj plin o treime înseamnă 0,3. Rămâi la o singură logică, așa cifrele sunt comparabile de la o lună la alta.
3. Notezi imediat, nu ții minte. Fiecare cifră ajunge direct pe listă înainte să treceți la raftul următor. Cine vrea să rețină trei poziții greșește la a patra.
4. Atribui prețurile. Fiecărui articol îi corespunde prețul net de achiziție, fără TVA. Înmulțit cu cantitatea dă valoarea poziției. Regulile exacte de evaluare, de exemplu la prețuri care variază, sunt un subiect contabil și trebuie stabilite cu contabilul tău.
5. Aduni și arhivezi. Toate valorile pozițiilor dau valoarea totală a stocului la data inventarului. Lista semnată se păstrează. E dovada ta și, totodată, stocul inițial pentru perioada următoare.

Listă de inventar ca model de descărcat

Ca să nu pornești de la zero, am construit o listă de inventar ca model, croită pentru restaurante. Excel pentru numărat și calculat digital, PDF pentru tipărit și luat în camera frigorifică.

Așa e construit modelul. Fiecare rând e o poziție, iar coloanele te duc de la spațiul de depozitare până la valoare:

De ce sortat pe spații de depozitare și nu alfabetic? Pentru că așa numeri cum treci prin local. Termini o încăpere, apoi pe următoarea. Categoria de produse îți trebuie totuși, pentru că după ea analizezi la final și compari cu volumul comenzilor din aceeași categorie.

Inventar, food cost și comandă: legătura

Inventarul nu e un scop în sine. Îți dă cele două cifre cu care îți conduci bucătăria: stocul inițial și stocul final. Din ele rezultă food cost-ul, indicatorul central de cost din HoReCa:

Stocul inițial și cel final vin din două inventare. Achizițiile sunt tot ce ai cumpărat în plus în perioada respectivă. Și exact aici devine greu pentru multe localuri, pentru că suma achizițiilor trebuie adunată dintr-un teanc de avize și facturi. Cine comandă ordonat și își cunoaște istoricul comenzilor are în schimb această cifră la îndemână, fără căutat.

Istoricul comenzilor, memoria aprovizionării tale

Cu Pelican, echipa ta adună necesarul împreună pe o listă, vocal sau scris, fiecare în limba lui. Bucătarul șef aprobă înainte de vizita reprezentantului. Ce rămâne după aceea e istoricul comenzilor: ce s-a comandat, când și de la cine, mereu verificabil. Dacă echipa introduce la comandă și prețurile, ai suma achizițiilor pentru calculul food cost-ului direct la îndemână, în loc s-o reconstitui din munți de hârtii.

Cum îți ții concret costurile sub control pornind de la istoricul comenzilor afli în ghidul controlul food cost-ului. Iar dacă vrei să știi cum calculezi procentul exact din stocul inițial și cel final, te ajută calculatorul food cost.

Întrebări frecvente despre inventarierea în restaurant

Face parte din ghidul mare: Aprovizionarea în restaurant. Acolo găsești pe scurt toate cele șase etape ale procesului de comandă.