Model de listă de comandă: Excel și PDF pentru restaurante

Ce conține modelul

Cele mai multe modele de liste de comandă de pe internet sunt formulare generale de comandă, cu cod de articol și coloană de preț. Într-o bucătărie te ajută puțin. De aceea, acest model e construit așa cum se comandă de fapt în bucătărie:

• Sortat pe categorii de produse. Legume și fructe, carne, pește, lactate și ouă, produse uscate, congelate, băuturi, non-food. În PDF fiecare categorie are blocul ei fix, în Excel o alegi pe fiecare rând și sortezi după ea.
• Unitatea într-o coloană separată. Kilogram, ladă, legătură, bidon. Fără unitate, „3 frișcă” devine repede cantitatea greșită.
• Cine a scris, pe fiecare rând. Lângă articol stă numele celui care l-a notat. Când o cantitate e neclară, știi pe cine să întrebi.
• Starea comenzii. Deschis, comandat sau livrat. La recepția mărfii vezi imediat ce mai lipsește. În PDF e o căsuță de bifat.
• Loc pentru reprezentant. PDF-ul are jos, pe fiecare pagină, un câmp de notițe pentru cereri speciale și întrebări.

De ce pe categorii și nu în ordine alfabetică? Pentru că așa gândește furnizorul tău. Cel de la legume vrea să vadă rândurile cu legume, măcelarul pe ale lui. Un clic pe săgeata de la „Categorie” sortează lista, iar la vizita reprezentantului citești pur și simplu un bloc, în loc să sari între ceapă, lămâi și zahăr.

Cum folosești lista de comandă în bucătărie

Un model se descarcă repede. Dacă va fi folosit cu adevărat în local depinde de patru lucruri mărunte:

• Un singur loc fix, nu trei. Lista stă într-un loc pe lângă care trece toată lumea zilnic, de obicei la camera frigorifică sau la pass. Trei foi pe trei uși înseamnă din nou haos de hârtii.
• Leagă un pix de ea. Sună banal, dar e motivul cel mai frecvent pentru care nu se notează nimic. Cine trebuie întâi să caute un pix își propune „mai târziu” și uită.
• Notezi imediat, nu la sfârșitul turei. Momentul în care iei ultima ladă de roșii de pe raft e singurul în care sigur îți amintești.
• Zile fixe de comandă. Scrie sus când vine fiecare furnizor. Așa echipa știe până când trebuie să fie necesarul pe listă.

Înainte de comandă, bucătarul șef parcurge lista, verifică cantitățile și completează ce a scăpat echipei. Cum organizezi acest flux ordonat afli în detaliu în ghidul despre comanda de marfă în restaurant.

Unde ajung hârtia și Excel la limită

Ca să știi la ce te înhami: modelul acesta rezolvă foarte bine problema de format. Problema de echipă n-o rezolvă. Când în bucătăria ta nu una, ci cinci persoane semnalează necesarul, în practică se întâmplă asta:

• Lista tipărită stă într-un singur loc. Necesarul apare peste tot: în camera frigorifică, la pass, în magazia de produse uscate.
• Excelul e pe calculatorul din birou. Între două servicii, cu mâinile ude, nimeni nu deschide un tabel.
• Scrisul de mână e ilizibil, rândurile apar de două ori, iar la final bucătarul șef rescrie totul.
• În brigăzile cu mai multe limbi, unul scrie „roșii”, altul „pomodori”. Pe hârtie devin două comenzi.
• După comandă, lista e goală. Ce s-a comandat, când, de la cine și la ce preț nu mai știe nimeni.

Alternativa: o listă de comandă comună, ca aplicație

Exact aici intervine Pelican. În loc de un fișier există o listă comună în care scrie toată echipa de bucătărie, fiecare de pe telefonul lui, în clipa în care observă lipsa. Cel mai repede vocal: „două lăzi de roșii ciorchine, zece kilograme de făină”. Pelican recunoaște articolul, cantitatea și unitatea, îl pune automat în categoria potrivită și scrie lângă el numele celui care l-a adăugat.

Fiecare vorbește în limba lui. Roșii, pomodori și tomatoes ajung pe listă ca o singură intrare, nu ca trei. Bucătarul șef verifică, completează și aprobă. La vizita reprezentantului bifezi în loc să rescrii, iar istoricul comenzilor rămâne pentru totdeauna. Exact coloanele acestui model, doar că se completează singure.

Întrebări frecvente despre lista de comandă

Face parte din ghidul mare: Aprovizionarea în restaurant. Acolo găsești pe scurt toate cele șase etape ale procesului de comandă.