Controlul food cost-ului: istoricul comenzilor în loc de instinct

Food cost-ul, pe scurt

Procentul de food cost, adică costul mărfii împărțit la încasări, se situează în restaurante, în funcție de concept, de regulă între 25 și 35 la sută. Dacă localul tău stă bine depinde de două lucruri: ce se cumpără (cantitate, preț, furnizor) și ce iese din asta (calculație, pierderi, risipă). Acest ghid tratează prima jumătate, pentru că acolo e pârghia care se poate mișca imediat, fără să schimbi vreun sistem.

Problema: comenzi fără memorie

În multe localuri, bucătăria comandă la strigare: vine reprezentantul, se comandă, avizul ajunge într-un biblioraft, factura la contabilitate. Ce lipsește e legătura: nimeni nu poate spune, fără să răsfoiască dosare, ce s-a comandat săptămâna trecută, de la cine și la ce preț. Consecințele:

• Scumpirile se observă abia pe factura lunară, dacă se observă.
• Comenzile duble și cele „de siguranță” umflă magazia, iar ce stă prea mult se aruncă.
• Patronul vede costul mărfii abia la contabil, luni mai târziu, fără șansa de a corecta ceva.
• Dacă pleacă bucătarul șef, pleacă și toate cunoștințele despre aprovizionare: cantitățile obișnuite, furnizorii buni, prețurile negociate.

Istoricul comenzilor, cel mai simplu instrument de control

Înainte ca un local să investească în program de gestiune, calculația rețetelor și inventar permanent, merită pasul mult mai mic: să înregistrezi fiecare comandă: când, ce, cât, de la cine, cine a comandat, la ce preț. Doar din asta rezultă trei controale:

1. Controlul prețurilor: ultimul preț stă alături la următoarea întâlnire. Scumpirile ies imediat în evidență și pot fi discutate cu reprezentantul.
2. Controlul cantităților: dacă dintr-odată se comandă de două ori mai mult ulei decât de obicei, se vede, și poți întreba de cauză înainte să devină obicei.
3. Controlul cheltuielilor: cheltuielile pe săptămână și pe furnizor arată tendințele cu mult înainte să le semnaleze contabilitatea.

Cum apare istoricul în Pelican, din mers

Motivul pentru care controlul costurilor eșuează în practică e efortul suplimentar. În Pelican, istoricul comenzilor apare ca produs secundar al comenzii obișnuite: echipa adună necesarul pe lista comună, bucătarul șef bifează la reprezentant și introduce opțional prețul. Atât, istoricul se scrie singur.

Patronul vede oricând ce se comandă în local, fără să stea el însuși în bucătărie și fără să fie obligat să folosească aplicația: plata se face printr-un link de plată, iar administrarea prin portalul de clienți. Iar un scaner pentru avize și facturi e în lucru: le fotografiezi, iar Pelican verifică automat dacă livrarea și factura se potrivesc cu comanda.

Face parte din ghidul mare: Aprovizionarea în restaurant. Acolo găsești pe scurt toate cele șase etape ale procesului de comandă.