Inwentaryzacja w gastronomii: jak przeprowadzić ją bez chaosu

Kto w gastronomii musi robić inwentaryzację?

Krótka odpowiedź: prawie każdy lokal, który rozlicza się na podstawie ewidencji kosztów. Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), sporządzasz spis z natury, czyli tak zwany remanent, na koniec roku podatkowego, a także przy rozpoczęciu i zakończeniu działalności. Jeśli twoja firma prowadzi pełne księgi rachunkowe, inwentaryzację przeprowadzasz na koniec roku obrotowego, a jej wynik trafia do sprawozdania finansowego. W obu przypadkach to fizyczne przeliczenie towaru, a nie przepisanie stanu z programu.

Czy i w jakim zakresie obowiązek dotyczy twojego lokalu, zależy od formy prawnej, formy opodatkowania i sposobu prowadzenia ewidencji. Na przykład przy ryczałcie zasady wyglądają inaczej niż przy KPiR, a w szczególnych sytuacjach, jak likwidacja działalności, dochodzą jeszcze inne obowiązki. To temat podatkowy i nie warto przejmować go z poradnika. Ustal z księgową albo biurem rachunkowym, co konkretnie cię obowiązuje i na jaki dzień.

Przygotowanie: połowa sukcesu

O inwentaryzacji nie rozstrzyga dzień liczenia, tylko dni przed nim. Kto wchodzi do chłodni nieprzygotowany, liczy dwa razy dłużej i robi dwa razy więcej błędów. To przygotowanie oszczędza najwięcej czasu:

• Posprzątaj i przejrzyj magazyn. Wszystko, co przeterminowane albo zepsute, wylatuje wcześniej. Liczysz tylko to, czego naprawdę byś użył. Uporządkowany regał liczy się w ułamku czasu.
• Połącz napoczęte opakowania. Dwa napoczęte opakowania tego samego produktu stają się jednym. To zmniejsza liczbę pozycji i ułatwia szacowanie.
• Unikaj dostaw w okolicy dnia spisu. Ustal dzień liczenia tak, żeby tuż przed nim i tuż po nim nie było większych dostaw. Inaczej liczysz towar, który księgowo jeszcze nie jest twój, albo brakuje czegoś, co już zużyto.
• Przygotuj arkusze spisowe według miejsc składowania. Jeden arkusz na każde miejsce, posortowany dokładnie w kolejności, w jakiej towar stoi na regale. Wtedy liczysz od góry do dołu, bez skakania.
• Liczcie we dwoje. Jedna osoba liczy i mówi na głos, druga zapisuje. To szybsze i dużo mniej podatne na błędy niż jedna osoba, która biega między towarem a listą.

Jeśli twój magazyn i tak jest zorganizowany według stałych miejsc, tę pracę masz prawie za darmo. Jak zbudować magazyn tak, żeby kolejność na regale odpowiadała kolejności na liście, przeczytasz w poradniku o gospodarce magazynowej w gastronomii.

Dzień spisu w 5 krokach

Gdy przygotowanie jest za tobą, dzień spisu przebiega według stałego schematu. Trzymaj się kolejności, a nic nie zginie:

1. Miejsce po miejscu, w stałej kolejności. Najpierw cały magazyn suchy, potem chłodnia, potem mroźnia, potem napoje i bar. Nigdy nie skacz między pomieszczeniami, bo na końcu policzysz coś podwójnie albo zapomnisz o regale.
2. Liczenie i ważenie, także napoczętego towaru. Pełne opakowania się liczy, towar luzem się waży. Napoczęte opakowania szacujesz według systemu, na przykład w dziesiątych częściach: opakowanie wypełnione w jednej trzeciej to 0,3. Trzymaj się jednej logiki, wtedy liczby są porównywalne z miesiąca na miesiąc.
3. Zapisuj od razu, niczego nie zapamiętuj. Każda liczba trafia od razu na listę, zanim przejdziecie do następnego regału. Kto chce zapamiętać trzy pozycje, przy czwartej się pomyli.
4. Przypisz ceny. Do każdego produktu należy cena zakupu netto. Pomnożona przez ilość daje wartość pozycji. Dokładne zasady wyceny, na przykład przy zmiennych cenach, to temat podatkowy, który warto uzgodnić z księgową.
5. Podsumuj i odłóż. Wartości wszystkich pozycji dają łączną wartość zapasów na dzień spisu. Podpisany arkusz przechowujesz. To twój dowód i zarazem stan początkowy na kolejny okres.

Arkusz inwentaryzacyjny do pobrania

Żebyś nie zaczynał od zera, przygotowaliśmy arkusz inwentaryzacyjny dopasowany do gastronomii. Excel do liczenia i obliczeń na komputerze, PDF do wydruku i zabrania do chłodni.

Tak zbudowany jest arkusz. Każdy wiersz to jedna pozycja, a kolumny prowadzą cię od miejsca składowania aż do wartości:

Dlaczego sortowanie według miejsca składowania, a nie alfabetycznie? Bo liczysz tak, jak idziesz przez lokal. Przerabiasz jedno pomieszczenie, potem następne. Kategoria i tak jest potrzebna, bo według niej na końcu analizujesz wyniki i porównujesz je z zamówieniami w tej samej kategorii.

Inwentaryzacja, food cost i zamówienia: jak to się łączy

Inwentaryzacja nie jest celem samym w sobie. Daje dwie liczby, którymi sterujesz kuchnią: stan początkowy i stan końcowy. Z nich wynika food cost, czyli koszt zużytego towaru, kluczowy wskaźnik kosztów w gastronomii:

Stan początkowy i końcowy pochodzą z dwóch inwentaryzacji. Zakupy to wszystko, co w danym okresie dokupiłeś. I właśnie tu w wielu lokalach robi się ciężko, bo sumę zakupów trzeba wyszukać w stosie dokumentów dostawy i faktur. Kto zamawia w uporządkowany sposób i zna swoją historię zamówień, ma tę liczbę pod ręką bez szukania.

Historia zamówień jako pamięć twoich zakupów

Z Pelican twój zespół zbiera potrzeby razem na jednej liście, głosem albo pisząc, każdy w swoim języku. Szef kuchni zatwierdza ją przed wizytą przedstawiciela. Potem zostaje historia zamówień: co, kiedy i u kogo zamówiono, na stałe i do sprawdzenia. Jeśli twój zespół przy zamawianiu wpisuje też ceny, sumę zakupów do obliczenia food costu masz od razu pod ręką, zamiast odtwarzać ją ze stosów papieru.

Jak dzięki historii zamówień konkretnie zapanować nad kosztami, przeczytasz w poradniku o kontroli food cost. A jeśli chcesz wiedzieć, jak ze stanu początkowego i końcowego obliczyć dokładny wskaźnik, pomoże ci kalkulator food cost.

Najczęstsze pytania o inwentaryzację w gastronomii

Część dużego przewodnika: Zakupy w gastronomii. Znajdziesz tam przegląd wszystkich sześciu etapów procesu zakupów.