Wareneingangskontrolle in der Gastronomie: Checkliste und Ablauf

Was die Wareneingangskontrolle ist und warum sie Pflicht ist

Die Wareneingangskontrolle ist die Prüfung jeder Lieferung an der Hintertür, bevor die Ware ins Lager geht und bevor jemand den Lieferschein unterschreibt. Sie hat zwei Aufgaben. Die erste ist Geld: Du bezahlst nur, was du bestellt hast und was angekommen ist. Die zweite ist Lebensmittelsicherheit: Ware, die zu warm, verdorben oder falsch gekennzeichnet ist, kommt gar nicht erst in deine Küche.

Rechtlich ist der Wareneingang Teil deiner betrieblichen Eigenkontrolle. Die EU-Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene verlangt von jedem Lebensmittelunternehmen Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen (Artikel 5) und regelt in Anhang II, Kapitel IX, dass Rohstoffe nicht angenommen werden dürfen, wenn sie erkennbar verdorben oder so belastet sind, dass sie auch nach der Verarbeitung nicht sicher wären. Welche Temperaturen für welche Ware gelten und wie du das dokumentierst, legst du in deinem HACCP-Konzept fest. Bei Fragen hilft die zuständige Lebensmittelüberwachung.

Checkliste: Das prüfst du bei jeder Lieferung

• Lieferschein gegen Bestellung Jeder Artikel in Menge, Größe und Ausführung wie bestellt. Ersatzartikel und Zusatzposten fallen hier auf.
• Menge und Gewicht Kisten und Stück zählen, Fleisch, Fisch und Käse nachwiegen. Verpackung abziehen, Eis bei Fisch abtropfen lassen.
• Temperatur Kühlware und Tiefkühlware mit dem Einstichthermometer oder zwischen zwei Packungen messen und mit dem Etikett und deinem HACCP-Plan vergleichen. Tiefkühlware mit Eiskristallen oder weichen Stellen ist angetaut.
• Haltbarkeit Mindesthaltbarkeits- und Verbrauchsdatum ansehen. Ware, die kürzer hält, als du sie brauchst, ist ein Fall für die Reklamation, auch wenn sie noch nicht abgelaufen ist.
• Verpackung Beschädigt, aufgerissen, nass, Vakuum gezogen? Dosen mit Beulen oder Wölbung nimmst du nicht an.
• Sensorik Geruch, Farbe, Festigkeit. Bei Fisch klare Augen und rote Kiemen, bei Gemüse keine faulen Stellen in der unteren Lage der Kiste.
• Kennzeichnung Etikett, Charge oder Losnummer, bei Fleisch und Eiern die vorgeschriebenen Angaben. Die Charge brauchst du, wenn ein Produkt zurückgerufen wird.
• Fahrzeug und Fahrer Kühlware kommt im gekühlten Fahrzeug, getrennt von Reinigungsmitteln. Fällt dir etwas auf, gehört es ins Protokoll.

Ablauf der Wareneingangskontrolle in sieben Schritten

1. Bestellung bereithalten Bevor der Fahrer klingelt, liegt fest, was bestellt wurde: Bestellliste, Bestellverlauf oder Auftragsbestätigung. Ohne diese Grundlage kannst du den Lieferschein nur abhaken, nicht prüfen.
2. Lieferschein gegen Bestellung abgleichen Steht jeder bestellte Artikel drauf, in der bestellten Menge und Ausführung? Gibt es Ersatzartikel, die niemand bestellt hat?
3. Kühlware und Tiefkühlware zuerst prüfen Temperatur messen, mit der Angabe auf dem Etikett und deinem HACCP-Plan vergleichen und sofort in Kühlhaus oder Tiefkühler bringen. Trockenware kann warten.
4. Menge und Gewicht nachzählen Kisten zählen, Fleisch und Fisch nachwiegen, Stückzahlen prüfen. Stichproben reichen bei Trockenware, bei teurer Ware wiegst du alles.
5. Haltbarkeit, Verpackung und Kennzeichnung ansehen Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum, beschädigte oder aufgetaute Packungen, fehlende Etiketten und Chargen, Geruch und Aussehen.
6. Abweichungen auf dem Lieferschein vermerken Fehlmenge, falsche Ware, zu warme Ware: auf dem Lieferschein notieren, vom Fahrer gegenzeichnen lassen, Foto machen. Ware, die du nicht annehmen darfst, geht gleich wieder mit.
7. Einräumen und dokumentieren Ware nach dem FIFO-Prinzip einräumen, Prüfung im Wareneingangsprotokoll festhalten und den Lieferschein zur Rechnungsprüfung ablegen.

Wie du die Ware danach sinnvoll einräumst, damit Altes zuerst verbraucht wird, zeigt der Ratgeber zur Lagerverwaltung in der Gastronomie.

Rechenbeispiel: Was eine übersehene Abweichung kostet

Ein Restaurant bestellt 10 kg Lachsfilet zum vereinbarten Preis von 24,00 € pro kg. Geliefert werden 9,4 kg, auf Lieferschein und Rechnung stehen aber 10 kg zu 25,50 € pro kg. Weil der Koch an der Tür unter Zeitdruck nur die Kiste zählt, fällt beides nicht auf.

Die Differenz setzt sich aus zwei Fehlern zusammen: 0,6 kg fehlen, das sind 15,30 € zum berechneten Preis. Dazu kommen 14,10 € durch den höheren Kilopreis auf die gelieferte Menge. Zusammen 29,40 € für eine einzige Lieferung.

Das Wareneingangsprotokoll

Was du prüfst, schreibst du auf. Das Protokoll zeigt der Lebensmittelüberwachung, dass deine Eigenkontrolle funktioniert, und dir selbst, welcher Lieferant immer wieder zu warm, zu wenig oder zu knapp vor Ablauf liefert. Ein Blatt am Klemmbrett neben der Hintertür reicht, solange es jeden Tag ausgefüllt wird. So kann ein Protokoll aussehen:

Wichtig ist nicht die Form, sondern dass jede Lieferung eine Zeile bekommt, auch die, bei der alles stimmt. Bewahre Protokolle und Lieferscheine so lange auf, wie es dein HACCP-Konzept und die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen verlangen.

Wenn etwas nicht stimmt: richtig reklamieren

Ware, die zu warm, verdorben oder beschädigt ist, nimmst du nicht an. Bei Fehlmengen reicht der Vermerk auf dem Lieferschein, die Rechnung muss dann zur gelieferten Menge passen. Kläre mit jedem Lieferanten vorab, wie Reklamationen laufen und wer dein Ansprechpartner ist. Wie du Lieferanten auswählst und Konditionen festhältst, steht im Ratgeber zu Lieferanten in der Gastronomie.

Wer kontrolliert, und wann

Die meisten Fehler beim Wareneingang entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Lieferung mitten in den Mise-en-place-Stress fällt und gerade jemand an der Tür steht, der nicht weiß, was bestellt wurde. Drei Regeln helfen:

• Eine Person ist zuständig Pro Schicht gibt es eine Person für den Wareneingang, die Zugriff auf die Bestellung hat. Springt jemand ein, weiß er, wo Thermometer, Waage und Protokoll liegen.
• Lieferfenster vereinbaren Bitte deine Lieferanten um Lieferzeiten außerhalb des Service. Eine Kontrolle um 10 Uhr klappt, eine um 12:15 Uhr selten.
• Bestellung sichtbar machen Wer prüft, muss die Bestellung sehen können, nicht nur der, der bestellt hat. Sonst wird der Lieferschein zur einzigen Quelle, und der stammt vom Lieferanten.

Wo Pelican hilft, und wo nicht

Die Wareneingangskontrolle steht und fällt mit einer festgehaltenen Bestellung. Pelican ist die Bestell-App für Profiküchen: Das Team trägt ein, was fehlt, per Sprache oder Tippen, jeder in seiner Sprache. Der Küchenchef gibt die Liste frei, und der Bestellverlauf zeigt, was wann bei welchem Lieferanten von wem bestellt wurde. Wer an der Tür steht, öffnet die Bestellung auf dem Handy und gleicht den Lieferschein damit ab. Trägt das Team beim Bestellen Preise ein, siehst du auch, welcher Preis vereinbart war. Wie du den Wareneinsatz damit im Blick behältst, erklärt der Ratgeber Wareneinsatz kontrollieren.

Ein Scanner für Lieferscheine und Rechnungen ist in Arbeit: abfotografieren, und Pelican gleicht automatisch ab, ob Menge und Preis zur Bestellung passen. Bis dahin vergleichst du selbst. Was Pelican nicht ist: keine HACCP-Software, es misst und protokolliert keine Temperaturen und ersetzt dein Wareneingangsprotokoll nicht. Pelican bucht keinen Bestand, ist kein Kassensystem und kein Gäste-Bestellsystem und ersetzt deine Lieferanten nicht. Pelican bestellt auch nicht selbst beim Lieferanten, das macht weiter dein Team. Pelican wird pro Betrieb abgerechnet, nicht pro Nutzer: Solo 19 Euro im Monat (bis 3 Nutzer), Basic 29 Euro im Monat (bis 5 Nutzer), Pro 59 Euro im Monat (unbegrenzt viele Nutzer). Bei jährlicher Zahlung sind es 15, 24 oder 49 Euro pro Monat. Jeder Tarif startet mit 30 Tagen gratis.

Häufige Fragen zur Wareneingangskontrolle