Recepție marfă în restaurant: checklist și procedură

Ce este recepția mărfii și de ce e obligatorie

Recepția mărfii este verificarea fiecărei livrări la ușa de serviciu, înainte ca marfa să intre în depozit și înainte ca cineva să semneze avizul. Are două roluri. Primul sunt banii: plătești doar ce ai comandat și ce a sosit cu adevărat. Al doilea este siguranța alimentară: marfa prea caldă, alterată sau etichetată greșit nu intră deloc în bucătărie.

Juridic, recepția face parte din autocontrolul tău. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare cere fiecărui operator proceduri bazate pe principiile HACCP (articolul 5) și, în anexa II, capitolul IX, interzice acceptarea materiilor prime despre care se știe sau se poate presupune că sunt contaminate sau alterate în așa măsură încât rămân improprii chiar și după prelucrare. Ce temperaturi se aplică fiecărui produs și cum le înregistrezi stabilești în planul HACCP. Pentru întrebări te ajută DSVSA din județul tău.

Checklist: ce verifici la fiecare livrare

• Aviz contra comandă Fiecare produs în cantitatea, mărimea și varianta comandată. Aici apar înlocuirile și pozițiile în plus.
• Cantitate și greutate Numără baxuri și bucăți, cântărește carnea, peștele și brânza. Scade ambalajul și lasă gheața peștelui să se scurgă.
• Temperatură Măsoară refrigeratele și congelatele cu termometrul cu sondă sau între două ambalaje și compară cu eticheta și planul HACCP. Un congelat cu cristale de gheață sau zone moi s-a decongelat.
• Date Verifică data limită de consum și data durabilității minimale. Marfa care ține mai puțin decât ai nevoie e motiv de reclamație, chiar dacă încă nu a expirat.
• Ambalaje Deteriorate, rupte, ude, vid pierdut? Conservele lovite la falț sau bombate nu se acceptă.
• Analiză senzorială Miros, culoare, consistență. La pește ochi limpezi și branhii roșii, la legume nimic putred în stratul de jos al lăzii.
• Etichetare Etichetă, lot și, la carne și ouă, mențiunile obligatorii. Lotul îți trebuie când un produs este retras.
• Vehicul și șofer Refrigeratele vin cu mașină frigorifică, separat de detergenți. Dacă observi ceva, trece în registru.

Procedura de recepție în șapte pași

1. Ține comanda la îndemână Înainte să sune șoferul știi ce s-a comandat: lista de comandă, istoricul comenzilor sau confirmarea furnizorului. Fără ea poți doar să bifezi avizul, nu să-l verifici.
2. Compară avizul cu comanda Apare fiecare produs comandat, în cantitatea și varianta corectă? Sunt înlocuiri pe care nu le-a cerut nimeni?
3. Verifică întâi refrigeratele și congelatele Măsoară temperatura, compar-o cu eticheta și cu planul HACCP și du marfa imediat în camera frigorifică sau în congelator. Marfa uscată poate aștepta.
4. Numără și cântărește Numără baxurile, cântărește carnea și peștele, verifică bucățile. La marfa uscată ajung verificările prin sondaj. Ce e scump se cântărește tot.
5. Uită-te la date, ambalaje și etichete Data limită de consum și data durabilității minimale, ambalaje deteriorate sau decongelate, etichete și loturi lipsă, miros și aspect.
6. Notează neconformitățile pe aviz Lipsă, greșeală sau temperatură prea mare: scrie pe aviz, cere semnătura șoferului, fă o poză. Ce nu ai voie să accepți pleacă imediat înapoi.
7. Depozitează și înregistrează Așază marfa după FIFO, trece verificarea în registrul de recepție și dă avizul mai departe pentru verificarea facturii.

Cum așezi apoi marfa ca să se folosească întâi ce e mai vechi explică ghidul despre gestiunea depozitului în restaurant.

Exemplu de calcul: cât costă o diferență nevăzută

Un restaurant comandă 10 kg de file de somon la prețul convenit de 120,00 lei pe kg. Sosesc 9,4 kg, dar pe aviz și pe factură scrie 10 kg la 127,50 lei pe kg. Bucătarul de la ușă se grăbește și numără doar lada, așa că nu observă nimeni.

Diferența vine din două greșeli. Lipsesc 0,6 kg, adică 76,50 lei la prețul facturat. Pe lângă asta, prețul pe kg mai mare la cantitatea livrată adaugă 70,50 lei. În total 147,00 lei la o singură livrare.

Registrul de recepție a mărfii

Ce verifici, scrii. Registrul arată la control că autocontrolul tău funcționează și îți arată ce furnizor livrează des prea cald, prea puțin sau prea aproape de expirare. Ajunge o foaie pe un clipboard lângă ușa de serviciu, cu condiția să fie completată zilnic. Poate arăta așa:

Contează mai puțin forma și mai mult obiceiul: fiecare livrare primește un rând, și cele la care totul e în regulă. Păstrează registrele și avizele cât timp cer planul HACCP și obligațiile contabile de arhivare.

Când ceva nu e în regulă: cum reclami corect

Marfa prea caldă, alterată sau deteriorată nu se acceptă. La lipsuri ajunge mențiunea pe aviz, iar factura trebuie apoi să corespundă cu ce s-a livrat. Stabilește dinainte cu fiecare furnizor cum funcționează returul și stornarea și cine e persoana de contact. Cum alegi furnizorii și cum păstrezi condițiile în scris afli din ghidul despre furnizorii pentru restaurante.

Cine verifică, și când

Cele mai multe greșeli la recepție nu vin din neglijență. Livrarea pică în mijlocul pregătirilor și ușa o deschide cineva care nu știe ce s-a comandat. Trei reguli ajută:

• O persoană responsabilă În fiecare tură există o persoană pentru recepție care vede comanda. Cine o înlocuiește știe unde sunt termometrul, cântarul și registrul.
• Intervale de livrare Cere furnizorilor să livreze în afara serviciului. Verificarea la 10:00 merge, la 12:15 rar.
• Comanda vizibilă Cine recepționează trebuie să vadă comanda, nu doar cine a dat-o. Altfel avizul devine singura sursă, iar el vine de la furnizor.

Unde ajută Pelican, și unde nu

Recepția funcționează doar dacă comanda e înregistrată. Pelican este aplicația de comenzi pentru bucătăriile profesionale: echipa trece ce lipsește, vocal sau tastând, fiecare în limba lui. Bucătarul șef aprobă lista, iar istoricul arată ce s-a comandat, când, la ce furnizor și de către cine. Cine e la ușă deschide comanda pe telefon și compară avizul cu ea. Dacă echipa trece prețurile când comandă, vezi și prețul convenit. Cum ții așa sub control food costul explică ghidul despre controlul costului cu materia primă.

Un scanner pentru avize și facturi este în lucru: faci o poză și Pelican verifică dacă cantitatea și prețul se potrivesc cu comanda. Până atunci compari tu. Ce nu este Pelican: nu este un software HACCP, nu măsoară și nu înregistrează temperaturi și nu înlocuiește registrul tău de recepție. Pelican nu ține gestiunea stocului, nu este casă de marcat sau sistem de comenzi pentru clienți și nu îți înlocuiește furnizorii. Nici nu trimite comanda la furnizor, asta o face în continuare echipa ta. Pelican se plătește pe local, nu pe utilizator: Solo 19 euro pe lună (până la 3 utilizatori), Basic 29 euro pe lună (până la 5 utilizatori), Pro 59 euro pe lună (utilizatori nelimitați). La plata anuală sunt 15, 24 sau 49 de euro pe lună. Fiecare plan începe cu 30 de zile gratuite.

Întrebări frecvente despre recepția mărfii