PelicanCe qu'est la réception des marchandises et pourquoi elle est obligatoire
La réception des marchandises est le contrôle de chaque livraison à la porte de service, avant que les produits n'entrent en réserve et avant que quelqu'un signe le bon de livraison. Elle a deux rôles. Le premier, c'est l'argent : vous ne payez que ce que vous avez commandé et ce qui est vraiment arrivé. Le second, c'est la sécurité alimentaire : un produit trop chaud, altéré ou mal étiqueté n'entre pas dans votre cuisine.
Juridiquement, la réception fait partie de votre plan de maîtrise sanitaire. Le règlement (CE) n° 852/2004 relatif à l'hygiène des denrées alimentaires impose à tout exploitant des procédures fondées sur les principes HACCP (article 5) et, à l'annexe II, chapitre IX, interdit d'accepter des matières premières dont on sait ou dont on peut raisonnablement penser qu'elles sont contaminées ou altérées au point de rester impropres même après transformation. Les températures applicables à chaque produit et la manière de les enregistrer figurent dans votre plan HACCP. En cas de doute, la DDPP de votre département vous renseigne.
Check-list : ce que vous contrôlez à chaque livraison
- Bon de livraison contre commande Chaque article dans la quantité, le calibre et le conditionnement commandés. C'est ici qu'apparaissent les remplacements et les lignes en trop.
- Quantités et poids Compter colis et pièces, peser viande, poisson et fromage. Déduire l'emballage et laisser égoutter la glace du poisson.
- Température Contrôler le frais et le surgelé avec un thermomètre à sonde ou entre deux emballages et comparer à l'étiquette et au plan HACCP. Un surgelé avec des cristaux de glace ou des parties molles a décongelé.
- Dates Regarder la DLC et la DDM. Un produit qui tient moins longtemps que nécessaire justifie une réclamation, même s'il n'est pas encore périmé.
- Emballages Abîmés, déchirés, mouillés, sous vide perdu ? Les boîtes cabossées au sertissage ou bombées sont refusées.
- Contrôle sensoriel Odeur, couleur, texture. Pour le poisson, œil clair et ouïes rouges. Pour les légumes, rien de pourri dans le fond de la caisse.
- Étiquetage Étiquette, numéro de lot et, pour la viande et les œufs, les mentions obligatoires. Le lot vous sert en cas de rappel de produit.
- Véhicule et livreur Le frais arrive en véhicule frigorifique, séparé des produits d'entretien. Si quelque chose vous frappe, notez-le sur la fiche.
La réception des marchandises en sept étapes
- Avoir la commande sous la main Avant que le livreur sonne, vous savez ce qui a été commandé : liste de commande, historique ou confirmation du fournisseur. Sans cela, vous cochez le bon au lieu de le contrôler.
- Comparer le bon de livraison à la commande Chaque article commandé y figure-t-il, dans la quantité et le conditionnement prévus ? Y a-t-il des remplacements que personne n'a demandés ?
- Contrôler d'abord le frais et le surgelé Prendre la température, la comparer à l'étiquette et à votre plan HACCP, puis ranger tout de suite en chambre froide ou au congélateur. L'épicerie peut attendre.
- Compter et peser Compter les colis, peser viande et poisson, vérifier les pièces. Pour l'épicerie, des contrôles par sondage suffisent. Ce qui est cher se pèse en entier.
- Regarder dates, emballages et étiquettes DLC et DDM, emballages abîmés ou décongelés, étiquettes et numéros de lot manquants, odeur et aspect.
- Noter les écarts sur le bon Manquant, erreur ou température trop haute : l'écrire sur le bon, le faire contresigner par le livreur, prendre une photo. Ce que vous ne devez pas accepter repart avec le camion.
- Ranger et enregistrer Ranger en FIFO, noter le contrôle sur la fiche de réception et transmettre le bon pour le contrôle de la facture.
Comment ranger ensuite pour que l'ancien parte en premier, le guide de la gestion des stocks au restaurant l'explique.
Exemple chiffré : ce que coûte un écart non vu
Un restaurant commande 10 kg de pavé de saumon au prix convenu de 24,00 € le kg. Il en arrive 9,4 kg, mais le bon et la facture indiquent 10 kg à 25,50 € le kg. Le cuisinier à la porte est pressé et ne compte que la caisse, personne ne remarque rien.
L'écart vient de deux erreurs. Il manque 0,6 kg, soit 15,30 € au prix facturé. S'y ajoutent 14,10 € dus au prix au kg plus élevé sur la quantité livrée. Au total, 29,40 € pour une seule livraison.
La fiche de contrôle à réception
Ce que vous contrôlez, vous l'écrivez. La fiche montre au contrôle sanitaire que votre plan fonctionne et vous montre quel fournisseur livre souvent trop chaud, en moins ou trop près de la date. Une feuille sur un porte-bloc près de la porte de service suffit, à condition d'être remplie chaque jour. Voici à quoi elle peut ressembler :
| Date | Fournisseur | Bon | Produit | Température | DLC / DDM | Résultat | Visa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| mar. 8 h 10 | Marée Nord | BL 4471 | Pavé de saumon | 2 °C | jeu. | 0,6 kg manquants, noté | MK |
| mar. 9 h 40 | Crèmerie du Mont | BL 1182 | Crème, beurre | 5 °C | dans 9 jours | conforme | MK |
| mar. 10 h 15 | Surgelés Service | BL 90310 | Frites surgelées | −19 °C | 2027 | 1 carton abîmé, refusé | AS |
La forme compte moins que l'habitude : chaque livraison a sa ligne, y compris celles où tout va bien. Conservez fiches et bons de livraison aussi longtemps que l'exigent votre plan HACCP et les obligations comptables de conservation.
Quand quelque chose ne va pas : bien réclamer
Comment la réclamation se perd
- Bon signé sans contrôle
- Manquant remarqué l'après-midi, au rangement
- Appel au fournisseur sans preuve
- Facture payée, avoir jamais reçu
Comment récupérer votre argent
- Écart noté sur le bon, contresigné par le livreur
- Photo de l'étiquette, du thermomètre ou de la balance
- Ce qui est inacceptable repart tout de suite
- Facture payée seulement après rapprochement avec le bon et l'avoir
Un produit trop chaud, altéré ou abîmé est refusé. Pour un manquant, la mention sur le bon suffit, et la facture doit ensuite correspondre à ce qui a été livré. Convenez à l'avance avec chaque fournisseur du fonctionnement des retours et des avoirs et de votre interlocuteur. Comment choisir vos fournisseurs et garder les conditions par écrit, c'est dans le guide des fournisseurs pour la restauration.
Qui contrôle, et quand
La plupart des erreurs de réception ne viennent pas de la négligence. La livraison tombe en pleine mise en place et c'est quelqu'un qui ignore la commande qui ouvre la porte. Trois règles aident :
- Une personne responsable À chaque service, une personne s'occupe de la réception et peut voir la commande. Celle qui la remplace sait où sont thermomètre, balance et fiche.
- Des créneaux de livraison Demandez à vos fournisseurs de livrer en dehors du service. Un contrôle à 10 h fonctionne, un à 12 h 15 rarement.
- Une commande visible La personne qui réceptionne doit voir la commande, pas seulement celle qui l'a passée. Sinon le bon devient la seule source, et c'est le fournisseur qui l'écrit.
Où Pelican aide, et où non
La réception ne marche que si la commande est consignée. Pelican est l'application de commande des cuisines professionnelles : la brigade saisit ce qui manque, à la voix ou au clavier, chacun dans sa langue. Le chef valide la liste et l'historique montre ce qui a été commandé, quand, chez quel fournisseur et par qui. La personne à la porte ouvre la commande sur son téléphone et y compare le bon. Si l'équipe saisit les prix en commandant, vous voyez aussi le prix convenu. Comment suivre ainsi votre coût matière, le guide pour maîtriser le coût matière l'explique.
Un scanner de bons de livraison et de factures est en préparation : une photo, et Pelican vérifie si quantité et prix correspondent à la commande. D'ici là, c'est vous qui comparez. Ce que Pelican n'est pas : ce n'est pas un logiciel HACCP, il ne mesure ni n'enregistre de températures et ne remplace pas votre fiche de réception. Pelican ne tient pas les stocks, n'est ni une caisse ni un système de commande pour les clients et ne remplace pas vos fournisseurs. Il n'envoie pas non plus la commande au fournisseur, votre équipe s'en charge toujours. Pelican est facturé par établissement, pas par utilisateur : Solo 19 euros par mois (jusqu’à 3 utilisateurs), Basic 29 euros par mois (jusqu’à 5 utilisateurs), Pro 59 euros par mois (utilisateurs illimités). En paiement annuel, c’est 15, 24 ou 49 euros par mois. Chaque formule commence par 30 jours gratuits.
Questions fréquentes sur la réception des marchandises
La réception des marchandises est-elle obligatoire en restauration ?
Oui, dans le cadre du plan de maîtrise sanitaire. Le règlement (CE) n° 852/2004 impose des procédures fondées sur les principes HACCP et interdit d'accepter des matières premières visiblement altérées ou contaminées. La manière de contrôler et d'enregistrer la réception figure dans votre plan HACCP.
À quelle température le frais doit-il arriver ?
Cela dépend du produit. Comptent l'indication du fabricant sur l'étiquette, les règles par famille de produits et les limites de votre plan HACCP. Notez pour chaque famille à partir de quelle température vous refusez et affichez la liste près du thermomètre.
Que faire s'il manque quelque chose à la livraison ?
Notez le manquant sur le bon avant de signer et faites contresigner le livreur. Vérifiez ensuite que la facture correspond à ce qui a été livré ou qu'un avoir arrive. Une photo de la balance ou de la caisse ouverte aide en cas de question.
Faut-il peser chaque livraison en entier ?
Non. Pesez ce qui est cher et frais, comme la viande, le poisson et le fromage. Pour l'épicerie et les boissons, le comptage et des contrôles par sondage suffisent. Si un fournisseur livre souvent en moins, vous repesez tout chez lui.
Combien de temps conserver les fiches de réception ?
Le règlement européen ne fixe pas de durée unique pour tous. Fixez-la dans votre plan HACCP et, en cas de doute, demandez à la DDPP. Bons et factures suivent en plus les durées de conservation comptables.
Chaque commande sous la main quand le livreur arrive
Votre équipe commande sur une liste commune, le chef valide et la personne à la réception voit dans l'historique ce qui a été commandé. 30 jours gratuits.
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